Datenschutzerklärung für Mitarbeiter.

Die Randstad Austria GmbH, Neubaugasse 43/1/1-2, 1070 Wien, im folgenden „Randstad“ oder „wir“ genannt, verpflichtet sich, personenbezogene Daten, die ihr anvertraut werden, zu schützen. Personenbezogene Daten werden daher gemäß dem geltenden Datenschutzgesetz mit größtmöglicher Sorgfalt behandelt. Selbstverständlich beachten wir die gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgesetze, wie die des Datenschutzanpassungsgesetzes 2018 (DSG), des Telekommuniksationsgesetzes (TKG) und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen.

Diese Datenschutzerklärung erklärt, wer Randstad ist, für welche Zwecke und auf welche Weise wir personenbezogene Daten unserer Mirarbeiter verarbeiten, wer Zugang zu diesen Daten hat und an wen/wohin diese Daten weitergegeben werden bzw. von wo Zugriff auf diese Daten möglich ist. Außerdem informieren wir über die Rechte als Bewerber bezogen auf personenbezogene Daten.

Randstad ist Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Bestimmungen (DSGVO – Verordnung (EU) 2016/679).

Aus Gründen der Vereinfachung und besseren Verständlichkeit erfolgen Personenbezeichnungen nachfolgend nur in der männlichen Form.

Randstad erhebt und verarbeitet nur solche personenbezogenen Daten, die für die Durchführung und Abwicklung unserer Leistungen erforderlich sind oder die Sie uns freiwillig zur Verfügung gestellt haben.

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens, der Abwicklung von Dienstverhältnisses und der Anbietung unserer Dienstleistungen werden personenbezogene Daten ausschließlich zweckgebunden entsprechend einer rechtlichen Grundlage (insbesondere eine ausdrückliche Einwilligungserklärung) nach Treu und Glauben und im Einklang mit der DSGVO bzw geltenden anwendbaren Datenschutzvorschriften nach verarbeitet.

Sowohl (interne) Mitarbeiter als auch Kunden von Randstad sind zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Gesetze sowie zur Verschwiegenheit vertraglich verpflichtet worden.

Randstad verarbeitet nur Daten von Personen, die gemäß § 4 Abs 4 DSG 2018 das 14. Lebensjahr vollendet haben. Sollten wir bemerken, dass diese Grenze unterschritten worden ist, werden wir Ihre Daten umgehend löschen.

Von Mitarbeitern benötigt Randstad zum Zwecke des Abschlusses des Dienstverhältnisses sowie zur Abwicklung aller im Rahmen eines Dienstverhältnisses anfallenden Aufgaben (wie An-, Um-, oder Abmeldung bei der Gebietskrankenkasse; Lohn- oder Gehaltsabrechnung; Erfüllung der Fürsorgepflicht) bzw. Erbringung unserer Personaldienstleistungen personenbezogene Daten, die der Mitarbeiter spätestens bei Beginn des Dienstverhältnisses an Randstad übermittelt. Dabei handelt es sich um die notwendigerweise anzugebenden Daten.

Personenbezogenen Daten sind alle Daten, die Einzelangaben über Ihre persönlichen oder sachlichen Verhältnisse enthalten. Von Mitarbeitern umfasst dies vor allem

• Bewerbungsdaten (schulischer und beruflicher Werdegang, berufliche Qualifikation, Zusatzqualifikationen, Referenzen) und Arbeitspräferenzen (Berufsfeld, Beschäftigungsform, Einsatzgebiet etc.),
• Personenstammdaten (Name, Meldedaten, Geburtsdatum, Geschlecht); Personalausweis, weitere Kontaktdaten, Foto, Familienstand,
• Staatsangehörigkeit, Angaben zur behördlichen Bewilligung zur Arbeitsaufnahme in Österreich
• Erweiterte Mitarbeiterdaten für Personalverwaltungsaufgaben, HR und Personalmanagement (Arbeitszeiten, Urlaubsvereinbarungen, Meldungen an die GKK, Unfallmeldungen, Entgeltdaten, Bankdaten, SV-Nummer etc.)

Im Einzelfall können insbesondere abhängig von Nationalität oder konkreter Branche weitere personenbezogene Daten notwendig sein. Sofern sog. besondere Kategorien von personenbezogenen Daten erhoben werden, also Informationen zu ihrer Rasse und ethnischer Herkunft, ihrer politischen Meinung, ihrer Religion (für Zwecke der Feststellung gesetzlicher Feiertage) oder ähnlichen Glaubenssystemen, ihrer Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, ihrer körperlichen oder geistigen Gesundheit oder Verfassung, ihrem Sexualleben, oder genetische oder biometrische Daten oder strafrechtlich relevante Daten, schließt die Übermittlung dieser besonderen Kategorien von personenbezogenen Daten auf ein ausdrückliches Einverständnis zur Verarbeitung. Wir weisen Sie darauf im Einzelfall hin (z.B. im Zusammenhang mit der Übermittlung eines Strafregisterauszuges).

Wir verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten, für folgende Zwecke:

• Begründung und Abwicklung eines Dienstverhältnisses zur Überlassung an Dritte oder eines internen Dienstverhältnisses bei Randstad (HR bzw. Personalmanagement)
• Überlassung an einzelne Kunden von Randstad (Ihre Beschäftiger) im Rahmen des Dienstverhältnisses
• Evidenzhaltung auch nach Beendigung des Dienstverhältnisses, um Ihnen Informationen über mögliche Jobchancen bzw. interessante offene Stellen anzubieten bzw. Beratung Ihrer Karriereplanung, sofern sie dem zugestimmt haben;
• Übermittlung von Information über weitere Dienstleistungen von Randstad (z.B. Vermittlung zur Begründung eines Dienstverhältnisses bei einem Kunden von Randstad)
• Erfüllung gesetzlicher oder vertraglicher Verpflichtungen

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zum Zwecke der Erfüllung eines Vertrages, nämlich der Abwicklung Ihres Dienstverhältnisses (intern oder zur Überlassung an Dritte) bzw. der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung des Dienstvertrages notwendig, da andernfalls weder Rekrutierung (Suche und Auswahl von Arbeitskräften), noch die Überlassung an einen Beschäftiger oder generell die Abwicklung des Dienstverhältnis (Gehalts- oder Lohnabrechnung, HR und Personalmanagement) möglich ist.

Wir verwenden Ihre Daten nicht für andere als die oben genannten Zwecke. Sollte dies im Einzelfall dennoch notwendig sein, werden wir Sie , soweit dem nicht gesetzliche geheimhaltungspflichten entgegenstehen, vorab informieren und soweit erforderlich Ihre Zustimmung einholen.

Wenn Sie sich als Nutzer unserer Website für die Info-Dienste von Randstad angemeldet haben, wird Ihre E-Mail-Adresse für eigene Werbezwecke (Zusendung von aktuellen Informationen, Newsletter, Stellenangebote usw.) genutzt, bis Sie sich von den Info-Diensten abmelden. Eine Abmeldung ist jederzeit möglich.

Wenn Sie sich für den Newsletter von Randstad angemeldet haben, wird Ihre E-Mail-Adresse, Anrede, Name sowie Postleitzahl für eigene Werbezwecke (Zusendung von aktuellen Informationen wie aktuelle Stellenangebote, Arbeitsmarkttrends usw.) genutzt, bis Sie sich von diesem abmelden. Eine Abmeldung ist jederzeit direkt im Newsletter möglich.

Randstad erhebt und speichert die Daten selbst. Ihre Daten werden weder verkauft noch anderen nicht berechtigten Dritten zur Verfügung gestellt. Randstad versichert, die Daten nur innerhalb Randstad und an Unternehmen (potentielle neue Beschäftiger), die uns beauftragt haben, Mitarbeiter für sie zu suchen (Kunden von Randstad) weiterzuleiten, jeweils eingeschränkt auf den im Prozess erforderlichen Umfang. 

Von uns beauftragte Dritte, die bestimmte Aufgaben für uns und nach unseren Weisungen ausführen, können als Auftragsdatenverarbeiter Zugang zu personenbezogenen Daten haben. Beispiele dafür sind IT-Dienstleister, die Aufgaben in den Bereichen Hosting, Datenbank-Management, Webseiten-Management, Maintenance-Dienste, Web-Analysen sowie die Behandlung von eingehenden Anfragen und Datenanalysen übernehmen. Wir verlangen von Dritten, die diese Dienste für uns erbringen, dass sie Sicherheitsmaßnahmen umsetzen und unterhalten, um die Vertraulichkeit und Sicherheit der uns von Ihnen anvertrauten Daten zu gewährleisten und dass Sie die personenbezogenen Daten nur gemäß unserer Weisungen und wie vertraglich vereinbart erheben, verarbeiten und nutzen.

Um unsere Personaldienstleistungen anbieten zu können, ist es unter Umständen erforderlich, Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weiterzugeben. Dies kann eine Weitergabe an folgende Dritte erfordern:

• an Ihren Beschäftiger (siehe Überlassungsmitteilung), bei welchem Sie konkret eingesetzt werden
• weitere Kunden von Randstad, um eine neue Überlassung (an einen neuen Beschäftiger) zu ermöglichen. Kommt es zur Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten in nicht-anonymisierter Form, informieren wir Sie vorab, an welchen Kunden Ihre Daten weitergegeben werden.
• weitere Kunden von Randstad, um Ihnen nach Beendigung des Dienstverhältnisses ein neues Dienstverhältnis zu ermöglichen. Kommt es zur Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten in nicht-anonymisierter Form, informieren wir Sie vorab, an welchen Kunden Ihre Daten weitergegeben werden.
• an das Arbeitsmarktservice und sonstige Förderstellen, um Eingliederungsbeihilfe oder sonstige Förderungen für Ihr Dienstverhältnis zu beantragen
• gegebenenfalls an den Sozial- und Weiterbildungsfond, um die Finanzierung einer Aus- oder Weiterbildung zu ermöglichen, wenn Sie dies wünschen
• Andere Randstad-Unternehmen außerhalb Österreichs (innerhalb der EU) zum Beispiel um im Namen von Randstad Österreich die Einhaltung nationaler und internationaler Sanktionsvorschriften (Wirtschaftssanktionen, Finanzsanktionen etc.) sicherzustellen.
• Unternehmen, die für Randstad Daten verarbeiten. Dies umfasst zum Beispiel unser Front Office System, den Dienstleiter der für die physische Vernichtung von Daten zuständig ist usw. Die von Randstad beauftragten Dienstleistungsunternehmen (Auftragsverarbeiter) sind von Randstad zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen vertraglich verpflichtet worden.

Manche Unternehmen, an die Randstad die Personenbezogenen Daten weiterleitet, haben ihren Sitz nicht in einem Mitgliedsstaat der EU und weisen daher nicht das innerhalb der EU standardisierte Schutzniveau auf. Randstad hat weltweit Vorsichtsmaßnahmen getroffen, dass jene Unternehmen, die ihren Sitz nicht in der EU haben und Ihre Personenbezogenen Daten verarbeiten, einen adäquaten Schutz für diese Verarbeitung von Daten garantieren.

Eine Weiterleitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage der DSGVO, insb zur Erfüllung Ihres Auftrags oder aufgrund Ihrer vorherigen Einwilligung.

Auch die Übermittlung an auskunftsberechtigte staatliche Institution und Behörden erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Auskunfts- oder Meldepflichten v.a. im Zusammenhang mit der Abwicklung des Dienstverhältnisses oder wenn Randstad durch eine gerichtliche Entscheidung zur Auskunft rechtskräftig verpflichtet wird.

Nach der Beendigung des Dienstverhältnisses mit Randstad werden Ihre Daten in Evidenz gehalten, sofern Sie dem im Rahmen Ihrer Bewerbung zugestimmt haben. Sie haben die Möglichkeit, diese Zustimmung (sowie auch generell die Datenverarbeitung) jederzeit zu wiederrufen.

Haben Sie der Evidenzhaltung Ihrer Daten nicht zugestimmt bzw. diese widerrufen, werden Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert. In diesem Fall haben der Datenschutzbeauftragte sowie der Information Security Officer  Zugang zu diesen Daten. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden Ihre Daten gelöscht. 

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen die Ihre Daten vor unerlaubtem, rechtswidrigem oder auch zufälligem Zugriff, Verarbeitung, Verlust, Verwendung und Manipulation sichern.

Ungeachtet der Bemühungen, dass stets ein angemessener hoher Stand an Maßnahmen erfüllt wird, kann nicht ausgeschlossen werden, dass Informationen, die Sie uns über das Internet bekannt geben, von anderen Personen eingesehen und genutzt werden.

Bitte beachten Sie, dass wir daher keine wie immer geartete Haftung für die Offenlegung von Informationen aufgrund nicht von uns verursachter Fehler bei der Datenübertragung und/oder unautorisiertem Zugriff durch Dritte übernehmen (zB Hackangriff auf Email-Account bzw. Telefon, Abfangen von Faxen).

Als Dateninhaber haben Sie das Recht, jederzeit Einsicht in Ihre bzw. Information über Ihre von Randstad gespeicherten Personenbezogenen Daten zu erhalten (Recht auf Auskunft), falsche oder unvollständig gespeicherte Personenbezogene Daten zu korrigieren bzw zu vervollständigen (Recht auf Richtigstellung), Ihre gespeicherten Personenbezogenen Daten zu löschen (Recht auf Löschung) bzw diese einzuschränken (§ 45 DSG 2018) oder auf einen Dritten - soweit zulässig – zu übertragen (Recht auf Datenübertragung).

Darüber hinaus können Sie jede abgegebene Zustimmungserklärung jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung nicht berührt und durch den nachträglichen Wegfall der Zustimmungserklärung nicht unrechtmäßig.

Der Schutz Ihrer Daten ist uns besonders wichtig. Wir sind für Sie für Anfragen aller Art zur Ausübung Ihrer Rechte bzw. zu dieser Datenschutzerklärung richten Sie bitte an die Datenschutzbeauftragte von Randstad, Frau Mag. Esra Candan, unter folgender Emailadresse: datenschutz@randstad.at.

Wir werden Sie innerhalb eines Monats bezüglich Ihrer Anfrage kontaktieren und Sie über die vorgenommenen Schritte informieren. Wir behalten uns vor diese Frist um weitere zwei Monate zu verlängern, wenn dies unter Berücksichtigung der Komplexität oder der Anzahl der Anträge notwendig ist. Wenn Zweifel an der Identität Ihrer Person besteht, werden wir Sie auffordern diese durch geeignete Mittel zu bestätigen, zB durch Vorlage eines amtlichen gültigen Lichtbildausweises.

Wenn Sie eine Beschwerde erheben möchten, erreichen Sie die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde unter folgender Adresse: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien; E‑Mail: dsb@dsb.gv.at

Ein Widerruf ist auch direkt über die Homepage möglich: https://www.randstad.at/widerruf/

Datenschutzbestimmungen und Handhabungen zum Datenschutz können sich laufend ändern. Es ist daher ratsam und erforderlich, sich über Veränderungen der gesetzlichen Bestimmungen und der Praxis von Randstad laufend zu informieren. Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzrichtlinie jederzeit entsprechend anzupassen. Wir bitten Sie daher, diese Datenschutzrichtlinie Mitarbeiter bzw. auch die Datenschutzinformation für Bewerber sowie die Nutzungsbestimmungen bei jedem Besuch der Webseite erneut aufzurufen und nachzusehen, ob sie sich zwischenzeitlich geändert hat. Sie erkennen dies leicht an dem am Ende angegebenen Datum.

Stand 5.4.2018