5 Ursachen für häufige Fehlzeiten und wie Sie sie in den Griff kriegen können.

Wirtschaftlicher Erfolg hängt – unabhängig von Branche, Größe und Art des Unternehmens – immer von den Menschen ab.

Sie brauchen starke und zuverlässige Arbeitskräfte, wenn Sie Ihren Kunden etwas bieten, Ihren Mitbewerbern einen Schritt voraus sein und mit den neuesten Trends, Herausforderungen und Chancen in Ihrem Sektor Schritt halten wollen.

Aus diesem Grund sollte die Überwachung und das Management von Fehlzeiten eine Priorität für Arbeitgeber sein. Die ungeplante Abwesenheit von Arbeitnehmer:innen (d.h. ohne Jahresurlaub und Feiertage) ist ein unvermeidbarer Aspekt der Unternehmensführung. Übermäßige und ungeplante Fehlzeiten haben jedoch eine Reihe unerwünschter Auswirkungen, wie z. B. mangelnde Produktivität und sinkende Arbeitsmoral.

Um das Ausmaß Ihres Absentismusproblems zu verstehen, müssen Sie zunächst die Anwesenheitsstatistiken überprüfen. Anschließend müssen Sie die Gründe für die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter:innen ermitteln. Erst dann können Sie einen strategischen Aktionsplan entwickeln, um die Fehlzeiten zu reduzieren und Ihre Ergebnisse zu verbessern.

Messung der Fehlzeitenquote

Die Formel für Fehlzeiten vergleicht die verfügbaren Arbeitstage mit den Abwesenheiten in einem bestimmten Zeitraum. Sie können die Anwesenheitsdaten der Mitarbeiter:innen auf individueller, abteilungsbezogener oder geografischer Ebene erfassen. Hier eine einfache Fallstudie für einen Mitarbeiter:innen, der im vergangenen Jahr 260 Tage arbeiten sollte. (Bei der Zählung der verfügbaren Arbeitstage werden Feiertage oder geplante Urlaube nicht berücksichtigt).

Im Laufe des Jahres hat der Arbeitnehmer:innen 15 Tage in Anspruch genommen.

15 / 260 x 100 = 5,7 % Fehlzeitenquote

Die Fehlzeitenquoten variieren je nach Branche, Region und Zeitraum. Im Jahr 2021 lag die durchschnittliche Fehlzeitenquote in den Vereinigten Staaten beispielsweise bei 3,2 % für alle Berufe. Dienstleistungsberufe wiesen jedoch viel höhere Quoten auf, einige bis zu 5,0 %, während der Finanzsektor mit 1,9 % zu den Sektoren mit den niedrigsten Quoten gehörte.

Sie können unerwünschte Trends in Ihrem Unternehmen schnell erkennen, indem Sie die durchschnittliche Fehlzeitenquote Ihrer Mitarbeiter:innen überwachen. Außerdem können Sie Ihre Belegschaft mit anderen Unternehmen ähnlicher Größe und Branche vergleichen.

Unabhängig davon, ob Sie ein Problem mit der Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter:innen haben oder proaktiv an der Senkung der Fehlzeitenquote arbeiten wollen, müssen Sie die Hauptursachen für Fehlzeiten kennen, bevor Sie daran arbeiten können, sie zu verringern.

Verletzung und Krankheit

Körperliche Beschwerden jeglicher Art – meist in Form von Verletzungen oder Krankheiten – machen einen Großteil der Fehlzeiten am Arbeitsplatz aus. Die COVID-19-Pandemie war ein extremes Beispiel dafür, dass körperliche Erkrankungen verheerende Auswirkungen auf die Belegschaft haben können. 

Doch trotz Impfstoffen und Strategien für die Arbeit von zu Hause aus nehmen die Fehlzeiten am Arbeitsplatz weiter zu. Laut einem Bericht des US-Büros für Arbeitsstatistiken vom Januar 2022 fehlten etwa 7,8 Millionen Arbeitnehmer:innen aufgrund eines medizinischen Problems, sei es eine Krankheit, eine Verletzung oder ein Termin. Diese Zahl ist doppelt so hoch wie die 3,7 Millionen Arbeitnehmer:innen, die im Januar 2021 der Arbeit fernblieben.

Darüber hinaus gingen im Januar 2022 rund 4,2 Millionen Arbeitnehmer:innen aus gesundheitlichen Gründen in Teilzeit, mehr als doppelt so viele wie 2021 (1,8 Millionen).

Nach Angaben der Centers for Disease Control and Prevention (CDC) entstehen den Arbeitgebern in den USA jährlich Kosten in Höhe von 36,4 Milliarden Dollar (27,2 Milliarden Euro) durch verlorene Arbeitstage aufgrund von fünf chronischen Krankheiten oder Risikofaktoren:

• Bluthochdruck
• Diabetes
• Rauchen
• körperliche Untätigkeit
• Fettleibigkeit

Mit der weltweit zunehmenden Fettleibigkeit, von der 2019 fast 39 % der Erwachsenen betroffen waren, nehmen auch die damit verbundenen Gesundheitsrisiken zu, was zu einem Anstieg der Fehlzeiten und Präsentismus führt. Statistiken aus dem Jahr 2022 haben beispielsweise ergeben, dass brasilianische Arbeitnehmer:innen Unternehmen im Durchschnitt 2,21 Milliarden US-Dollar an Fehlzeiten aufgrund von Fettleibigkeit kosten. Spanien und Mexiko lagen mit 1,84 bzw. 1,68 Milliarden nur knapp dahinter.

Darüber hinaus ergab eine Untersuchung unter erwerbstätigen Erwachsenen in Portugal, dass Fettleibigkeit und die damit verbundenen Gesundheitsrisiken eine Ursache für die geringere Anwesenheit der Arbeitnehmer:innen sind, die 66 % mehr Arbeitstage versäumen als ihre nicht adipösen Kollegen.

Wie Sie Ihren Mitarbeiter:innen helfen können, gesund zu bleiben

Aktive Maßnahmen, die Ihren Mitarbeiter:innen helfen, körperlich fit zu bleiben, können für Ihr Unternehmen ebenso vorteilhaft sein wie für den einzelnen Arbeitnehmer:innen. Ziehen Sie Strategien in Betracht, wie:

• Einführung von Anreizen oder Gewinnspielen, die Mitarbeiter:innen dazu ermutigen, zu Fuß oder mit dem Fahrrad zur Arbeit zu kommen
• Sicherstellen, dass Menschen mit sitzender Tätigkeit regelmäßig Bewegungspausen einlegen
• Förderung von Gesundheitstagen und Veranstaltungen wie dem Weltnichtrauchertag
• Gesunde Snacks kostenlos oder kostengünstig anbieten
• Einrichtung einer Klinik am Arbeitsplatz für Gesundheitsberatungen vor Ort
• Einbeziehung von Wellness-Programmen in Leistungspakete für Mitarbeiter:innen

Ein Beispiel für ein Unternehmen, das sich für die Verbesserung der Gesundheit seiner Mitarbeiter:innen einsetzt, ist Nomura International. Das in Tokio ansässige Bankunternehmen wurde 2022 mit dem Titel „Britain’s Healthiest Workplace” ausgezeichnet, eine Auszeichnung, die es bereits mehrmals erhalten hat.

Zu den fortschrittlichen Programmen des Unternehmens gehören ein eigenes Fitnessstudio und eine Klinik mit verschiedenen Gesundheitsexperten, Unterstützung bei der Raucherentwöhnung, gesundes Essen zu günstigen Preisen, Fahrradstellplätze für Pendler und Achtsamkeitsseminare. 

Nomura profitiert nicht nur von gesünderen Mitarbeiter:innen und folglich geringeren Fehlzeiten, sondern nutzt diese Wellness-Programme auch, um Spitzenkräfte anzuwerben und zu halten.

Probleme mit der geistigen Gesundheit

Vorbei sind die Zeiten, in denen körperliche Erkrankungen als einziger legitimer Grund für eine ungeplante Freistellung von der Arbeit angesehen wurden. In den letzten Jahren hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, dass ein gutes psychisches Wohlbefinden ebenso wichtig ist wie die körperliche Gesundheit, damit die Menschen ihre Arbeit gut machen können. 

Jüngste Statistiken der Weltgesundheitsorganisation gehen davon aus, dass 12 Milliarden Arbeitstage aufgrund von psychischen Problemen wie Depressionen und Angstzuständen verloren gehen. Dies entspricht einem Produktivitätsverlust in Höhe von 1 Billion US-Dollar.

Ein Bericht der australischen Produktivitätskommission beziffert die jährlichen Kosten für Fehlzeiten und Produktivitätsverluste auf 17 Mrd. AUD (13,6 Mrd. USD).

Die Gallup-Studie „State of the Global Workplace 2022” hat ergeben, dass der Stress der Arbeitnehmer:innen einen historischen Höchststand erreicht hat. Auch wenn nicht jeder Stress durch die Arbeit verursacht wird, so ist er doch mit Sicherheit bei der Arbeit vorhanden. Alltägliche Emotionen wie Angst, Sorgen, Wut und Traurigkeit belasten die Arbeitnehmer:innen und damit auch ihre Kollegen und die allgemeine Produktivität.

Das McKinsey Health Institute berichtet, dass 25 % der Arbeitnehmer:innen weltweit unter Burnout leiden, einer der Hauptgründe für Kündigungen oder Fehlzeiten. Darüber hinaus gaben 59 % der befragten Arbeitnehmer:innen zu, dass sie mindestens einmal unter psychischen Problemen litten.

Was können Sie als Arbeitgeber also tun, um die Bedeutung dieses Themas zu erkennen und Ihre Mitarbeiter:innen dabei zu unterstützen, psychisch gesund zu bleiben? 

Wie können Sie psychisch bedingte Fehlzeiten reduzieren?

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um eine gute psychische Gesundheit am Arbeitsplatz zu fördern. Ihre Investitionen in Ressourcen für die psychische Gesundheit Ihrer Mitarbeiter:innen werden sich wahrscheinlich durch eine verbesserte Anwesenheit der Mitarbeiter:innen auszahlen. Darüber hinaus wird Präsentismus – wenn die Produktivität der Mitarbeiter:innen sinkt, weil sie trotz Unwohlseins zur Arbeit kommen – seltener werden.

1.  Offene und ehrliche Gespräche über das Thema können die Stigmatisierung verringern und die Arbeitnehmer:innen ermutigen, sich an ihre Kollegen oder Vorgesetzten zu wenden, wenn sie Hilfe benötigen
2. Stellen Sie sicher, dass Ihr Arbeitsplatz nicht zu psychischen Problemen und übermäßigen Stressfaktoren beiträgt. Das bedeutet, dass toxische Verhaltensweisen sofort und entschlossen angegangen werden müssen
3. Ihr Personal mit Ressourcen wie Workshops, Seminaren und Online-Materialien zum Thema psychische Gesundheit unterstützen
4. psychische Behandlungen und Beratungen in die Leistungspakete aufzunehmen
5. gesunde Verhaltensweisen wie regelmäßige Bewegung und gesunde Ernährung fördern

Mobbing und Belästigung

Wenn Mobbing und Belästigung an Ihrem Arbeitsplatz vorkommen, werden Sie auch überdurchschnittlich hohe Fehlzeitenquoten feststellen, weil die Betroffenen aufgrund des daraus resultierenden Stresses und der Angst eine Auszeit nehmen.

Leider ist dies ein weit verbreitetes Problem in der Arbeitswelt. Monster.com, die globale Website für die Personalbeschaffung, hat herausgefunden, dass 90 % der Befragten schon einmal ein Mobbingproblem am Arbeitsplatz hatten. Und leider gaben mehr als die Hälfte (51 %) der Befragten an, dass sie von einem Chef oder einer Führungskraft gemobbt wurden, also von der Person, die sie eigentlich führen und ermutigen sollte. 

Wie man Mobbing am Arbeitsplatz stoppen kann

Dieses Problem erfordert eine starke Reaktion der Personalabteilung. Ziehen Sie die folgenden Maßnahmen in Betracht, um Belästigungen am Arbeitsplatz zu unterbinden:

• Ausarbeitung spezieller Richtlinien, in denen festgelegt wird, welche Verhaltensweisen als Mobbing oder Belästigung gelten und wie das Unternehmen auf diese Verhaltensweisen reagieren wird
• Angabe von Kanälen und Methoden, die Menschen nutzen können, um Vorfälle oder Bedenken absolut vertraulich zu melden
• über ein unkompliziertes Untersuchungsverfahren verfügen, einschließlich Fristen, die bei jeder Meldung oder Beschwerde einzuhalten sind
• regelmäßige Überprüfung und Sammlung von Feedback zu Mobbing- und Belästigungsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass sie zweckmäßig sind

Suche nach einem anderen Arbeitsplatz

Ein weiterer häufiger Grund für eine außerplanmäßige Freistellung ist die Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch für eine andere Stelle. Arbeitnehmer:innen können sich auch krankmelden, um sich Zeit für die Suche nach anderen Stellen zu nehmen und ihren Lebenslauf zu aktualisieren.

Angenommen, Sie haben mit hohen Fehlzeitenquoten am Arbeitsplatz zu kämpfen und vermuten, dass die Stellensuche ein Grund dafür ist. In diesem Fall könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass Sie sich mit dem Engagement Ihrer Mitarbeiter:innen, den Wachstumsmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen und der Verfügbarkeit eines flexiblen Arbeitsumfelds befassen müssen.

Der Bericht „Workmonitor 2023” von Randstad hat zum Beispiel ergeben, dass immer mehr Arbeitnehmer:innen Flexibilität in ihrem Arbeitsleben wünschen und erwarten, sei es die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten anzupassen (83 %) oder den Arbeitsort zu wählen (71 %). Wenn Sie also in diesem Bereich nicht wettbewerbsfähig sind, könnten Sie Arbeitnehmer:innen an fortschrittlichere Arbeitgeber verlieren.

Was ist mit Arbeitnehmer:innen zu tun, die einen anderen Arbeitsplatz suchen?

Auch in diesem Fall sind klare Richtlinien erforderlich, damit die Arbeitnehmer:innen wissen, welche Gründe für die Abwesenheit vom Arbeitsplatz aus Sicht des Unternehmens akzeptabel sind.

Manche Arbeitgeber sind bereit, ihren Mitarbeiter:innen die Flexibilität einzuräumen, an Vorstellungsgesprächen während der regulären Arbeitszeit teilzunehmen. Dies mag zwar Bedenken hinsichtlich einer hohen Fluktuationsrate aufkommen lassen, aber wenn Sie Ihren Mitarbeiter:innen ein gewisses Maß an Freiheit zugestehen, könnte dies die Arbeitszufriedenheit erhöhen und die Wahrscheinlichkeit verringern, dass sie überhaupt gehen wollen.

Führen Sie Kündigungsgespräche, um herauszufinden, warum die Mitarbeiter:innen das Unternehmen verlassen. Wenn Sie einen Trend feststellen, sei es eine Beschwerde über einen Vorgesetzten oder Kollegen oder eine nicht wettbewerbsfähige Vergütung, können Sie entsprechend reagieren.

Pflege und Betreuung

Die Arbeitnehmer:innen von heute stehen in der Mitte der Gesellschaft und müssen sich um zwei unterschiedliche Gruppen kümmern: Kinder und ältere Menschen. Kinderbetreuung ist teuer, und laut Weltwirtschaftsforum müssen manche Familien ein Drittel ihres Einkommens für zwei Kinder aufwenden. Und wenn Kinder krank sind, erwarten die Kinderbetreuungseinrichtungen, dass sie zu Hause bleiben – bei Mama oder Papa.

Auch die Pflege älterer Eltern kann zu Fehlzeiten der Arbeitnehmer:innen führen. Neben vorübergehenden Krankheiten können ältere Erwachsene auch chronische Erkrankungen haben, die Therapiebesuche und regelmäßige medizinische Behandlungen erforderlich machen.

Das McKinsey Health Institute berichtet, dass die Lebenserwartung zwar erheblich gestiegen ist, der Anteil der Zeit, die Erwachsene in schlechtem/mittelmäßigem Gesundheitszustand verbringen, sich jedoch nicht verändert hat. Dies führt dazu, dass sich Arbeitnehmer:innen über einen längeren Zeitraum um Mutter oder Vater kümmern müssen.

Wie können Arbeitnehmer:innen mit Betreuungsaufgaben unterstützt werden?

Laut unserer Umfrage Randstad Workmonitor 2023 legen 94 % der Arbeitnehmer:innen großen Wert auf die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, und fast die Hälfte würde einen Job kündigen, der ihre Lebensfreude beeinträchtigt. Um Mitarbeiter:innen zu binden und zu halten, müssen Sie Wege finden, diese Dynamik zu verbessern, insbesondere bei Mitarbeiter:innen mit Betreuungspflichten. 

Die Kinderbetreuung vor Ort ist eine willkommene Vergünstigung für Arbeitnehmer:innen, löst aber nicht das Problem, was mit kranken Kindern zu tun ist, oder die Bedürfnisse von Arbeitgebern, die sich um ältere Eltern kümmern. Eine Lösung ist die flexible Arbeitszeitgestaltung.

Überprüfen Sie Ihre Urlaubsregelungen und suchen Sie nach Möglichkeiten, sie Arbeitnehmer:innen freundlicher zu gestalten, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen. Zum Beispiel kann es für die Mitarbeiter:innen einfacher sein, Arzttermine wahrzunehmen, ohne den ganzen Tag abwesend zu sein, wenn sie ihre Urlaubstage nicht in ganzen Tagen nehmen müssen.

Überlegen Sie, ob eine Vier-Tage-Woche für Ihr Unternehmen möglich ist, so dass die Mitarbeiter:innen einen Tag Zeit haben, um andere Aufgaben zu erledigen, ohne die Arbeit zu verpassen. LDLC, ein französisches Unternehmen, hat festgestellt, dass die Umstellung auf eine Vier-Tage-Woche die Fehlzeiten verringert und gleichzeitig die Produktivität erhöht hat. Außerdem wissen die Mitarbeiter:innen die Flexibilität zu schätzen und kommen mit weniger gestresst zur Arbeit.

Ein hybrides Arbeitsmodell ist eine weitere Strategie, die es den Mitarbeiter:innen ermöglicht, von zu Hause aus zu arbeiten, damit sie sich um kranke Kinder kümmern oder ältere Eltern betreuen können. Auch hier liegt der Schlüssel in der Anpassungsfähigkeit, damit es für Ihre Mitarbeiter:innen kein Problem ist, zu arbeiten und die Bedürfnisse der Familie zu erfüllen.

Auswirkungen von Fehlzeiten am Arbeitsplatz

Es mag zwar den Anschein haben, dass die Umsetzung der oben genannten Strategien die Arbeitskosten in die Höhe treiben könnte, doch in Wirklichkeit könnten die langfristigen Kosten der Mitarbeiter:innenabwesenheit viel höher sein. 

Geringere Produktivität

Es sei denn, Sie haben zu viel Personal (was an sich schon ein Problem ist), dann ist es unmöglich, den Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten, wenn Mitarbeiter:innen ohne Vorwarnung abspringen. Dann ist es nur ein kleiner Schritt zu unvollendeten Ergebnissen, verärgerten Kunden und reduziertem Cashflow.

Finanzieller Schaden: für Unternehmen und Arbeitnehmer:innen

Der Verlust eines Kunden oder Geschäftspartners wegen verpasster Fristen aufgrund von Fehlzeiten kann für ein Unternehmen, das mit knappen Gewinnspannen arbeitet, kritisch sein. Auch aus der Sicht eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiter:in, der seine Urlaubstage aufgebraucht hat, wird er bald einen finanziellen Engpass spüren.

Negative Unternehmenskultur

Mitarbeiter:innen mit guter Anwesenheitsbilanz müssen oft für diejenigen einspringen, die das nicht tun. Dies kann schließlich zu Burnout, Frustration und Ärger führen. Im schlimmsten Fall verlassen sie das Unternehmen, und Sie haben den Mitarbeiter:innen mit den Fehlzeiten am Hals. 

Dies ist eine aktualisierte Fassung eines Artikels, der ursprünglich am 13. Februar 2023 veröffentlicht wurde.