remote-onboarding ist keine eintagsfliege – so machen sie es richtig.

Unternehmen aus aller Welt müssen sich darauf einstellen, dass sie auch über das Jahr 2021 hinaus noch über längere Zeit mit den Auswirkungen von COVID-19 befasst sein werden. Eine der deutlichsten Auswirkungen der Pandemie ist für viele Unternehmen bzw. Personalabteilungen die sprunghaft gestiegene Anzahl von Remote-Mitarbeitern.

Aufgrund der Bestimmungen zum Abstandhalten, die im Zuge der Pandemie eingeführt wurden, um die Ausbreitung des Virus zu verlangsamen, können sich nur wenige Menschen in geschlossenen Räumen gemeinsam aufhalten. Daher wurde und wird allen, die auch von zu Hause aus arbeiten konnten, ans Herz gelegt, dies auch zu tun. Dadurch wurde der Tren zum Homeoffice beschleunigt, welcher jedoch bereits vor COVID-19 zu beobachten war.

In Zukunft wird es wahrscheinlich üblich und zunehmend normal sein, dass Mitarbeiter an verschiedenen Standorten arbeiten. Große Unternehmen wie Twitter und Slack haben beispielsweise bekannt gegeben, dass sie allen Mitarbeitern die Möglichkeit einräumen werden, dauerhaft von zu Hause aus zu arbeiten. Das Unternehmen Salesforce hat wiederum ein hybrides Modell eingeführt, bei dem die meisten Mitarbeiter die Arbeit im Homeoffice und im Büro kombinieren. Der CRM-Software-Gigant meint: „Der Arbeitstag von 9 bis 17 Uhr ist tot“.

Der ausgewogene Ansatz von Salesforce eine Prognose lässt die zukünftige Entwicklung in der Arbeitswelt erahnen, die von vielen Mitarbeitern begrüßt werden dürfte. Der Randstad Workmonitor-Bericht von Dezember 2020 konnte zwei Arbeitsmodelle identifizieren, die während der Pandemie von Arbeitnehmern besonders geschätzt wurden: ein hybrides Modell, bei dem einige Tage im Büro und einige Tage zu Hause gearbeitet wird, sowie flexible Arbeitszeiten, die es ermöglichen, Arbeit und Privatleben besser in Einklang zu bringen. Mehr als ein Drittel der weltweit Befragten (35 %) gab an, ein solches hybrides Modell zu bevorzugen und 24 % sprachen sich für flexible Arbeitszeiten aus.

Dies könnte sich für Unternehmen zweifach positiv niederschlagen: Da weniger Personen am Arbeitsplatz anwesend sein müssen, können Kosten eingespart werden. Zudem gibt es Hinweise darauf, dass die Arbeit im Homeoffice die Produktivität sogar erhöht.

All dies deutet darauf hin, dass Telearbeit in Zukunft eine immer wichtigere Rolle für Unternehmen spielen wird. Aus diesem Grund sollten Sie wissen, was das für Ihr Unternehmen bedeuten könnte.

Ein besonders wichtiger Faktor dabei: Gut vorbereitet zu sein auf das Remote-Onboarding.

Remote-Onboarding: Was ist das und warum ist es wichtig?

Einfach ausgedrückt, ist Remote-Onboarding das Einstellen von neuen Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten werden. Dabei ist es wichtig, dass Personen, die zumindest bis auf weiteres im Homeoffice arbeiten werden, trotzdem alle Schritte der üblichen Einarbeitung von neuen Mitarbeitern im Unternehmen durchläuft – selbst wenn die Person nicht vor Ort sein und nur wenig Zeit im Firmensitz verbringen wird.

Üblicherweise geht es um Schritte wie:

• Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags und Ausfüllen anderer notwendiger Unterlagen
• Lesen von wichtigen Informationen, z. B. Unternehmensrichtlinien mit allgemeinen Regeln und Leitfäden für die Fernarbeit
• Kennenlernen der anderen Mitarbeiter – von Kollegen, mit denen sie jeden Tag zusammenarbeiten werden, bis hin zu Mitgliedern anderer Teams und Abteilungen
• Einrichten des Computers und anderer Geräte, einschließlich des Zugriffs auf erforderliche Online-Apps, Daten und Ressourcen
• Ausführlichere Gespräche über die Rolle, die Aufgaben und die Erwartungen an den neuen Mitarbeiter

Die verschiedenen Prozesse, die mit dem Onboarding verbunden sind, sind für Mitarbeiter im Homeoffice sogar nochmals wichtiger, da diese nicht von den Vorteilen profitieren, die die Arbeit vor Ort im Unternehmen mit sich bringen kann. Für externe Mitarbeiter ist es zum Beispiel schwieriger, sich mit dem Unternehmen, den Kollegen, dem Firmenethos und der Atmosphäre im Unternehmen vertraut zu machen, da sie nicht vor Ort sind und ihre Kollegen nicht persönlich treffen können.

Das Onboarding ist generell ein wichtiger Teil der Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung. Ein durchdachter Ablauf trägt dazu bei, neuen Mitarbeitern den Start zu erleichtern, damit beide Parteien von einer positiven, produktiven und dauerhaften Zusammenarbeit profitieren.

Aus rein geschäftlicher Sicht senkt ein guter Start des Mitarbeiters in den neuen Job das Risiko, dass dieser kurz nach dem Eintritt ins Unternehmen schon wieder kündigt. Dadurch werden finanzielle und betriebliche Probleme vermieden, die aus häufigem Personalwechsel resultieren.

Außerdem erzählen Mitarbeiter nach einem positiven Onboarding-Erlebnis davon in ihrem Bekanntenpreis, was dazu beiträgt, den Ruf Ihres Unternehmens zu stärken.

Untersuchungen haben gezeigt:

•  20 % der neu eingestellten Mitarbeiter verlassen das Unternehmen innerhalb von 45 Tagen nach Arbeitsbeginn bereits wieder, um eine andere Stelle anzunehmen.
•  Unternehmen mit einem guten Onboarding-Prozess erhöhen das Verbundenheitsgefühl neuer Mitarbeiter um 82 % und ihre Produktivität um mehr als 70 %.
• 69 % der Mitarbeiter bleiben mit höherer Wahrscheinlichkeit zumindest drei Jahre lang bei einem Unternehmen, wenn der Onboarding-Prozess ein positives Erlebnis war.
• Die erfolgreichsten Unternehmen beginnen mit 53 % höherer Wahrscheinlichkeit schon vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters mit dem Onboarding – dem so genannten Preboarding.
• 72 % der Mitarbeiter geben an, dass ein persönliches Gespräch mit ihrem direkten Vorgesetzten der wichtigste Teil des Pre- und Onboardings ist.
• 88 % der Mitarbeiter sind der Meinung, dass das Onboarding von ihrem Arbeitgeber falsch gehandhabt wurde.

Wichtige Aspekte für erfolgreiches Remote-Onboarding

Remote-Onboarding kann gleichsam für Mitarbeiter und Manager eine Herausforderung sein. Für einen neuen Mitarbeiter ist es schwierig, positiv und selbstbewusst in einen neuen Job zu starten, wenn er ständig auf sich allein gestellt ist. Das kommt insbesondere dann vor, wenn Vorgesetzte nicht mit dem virtuellen Onboarding von Mitarbeitern vertraut sind.

Da es sehr wichtig ist, diesen Aspekt des Personalmanagements optimal zu gestalten, sollten einige Schritte unternommen werden, damit ein effektives Onboarding der wachsenden Beliebtheit der Arbeit im Homeoffice gerecht wird.

Bemühen Sie sich ganz besonders, Mitarbeiter willkommen zu heißen

Ein neuer Mitarbeiter, der von zu Hause aus arbeitet, verpasst am ersten Tag so manches, was in der Firma selbstverständlich wäre: z. B. das persönliche Kennenlernen der Kollegen, der allgemeinen Atmosphäre und der „Vibes“ des Unternehmens.

Manager können dem entgegenwirken, indem sie sich besonders anstrengen, Remote-Mitarbeiter willkommen zu heißen, und ihnen das Gefühl geben, nun Teil des Teams zu sein. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie z. B. ein Willkommenspaket mit kleinen Geschenken und Artikeln mit Firmenlogo, wie Kleidung, einer Tasse oder einer Wasserflasche, das der neue Mitarbeiter nach Hause geliefert bekommt.

Die Firma Miro, ein Anbieter für Software für virtuelle Whiteboards,nutzt diesen Ansatz beispielsweise. AJ Josephson, der Leiter der Personalabteilung des Unternehmens, findet es wichtig, auf solche kleinen Gesten zu achten, um den Remote-Mitarbeitern damit zu zeigen, dass sich das Unternehmen um sie kümmert und ihnen das Gefühl geben möchte, willkommen zu sein.

Sie sollten auch überlegen, wie Sie neue Mitarbeiter und bestehende Kollegen im Laufe der Zeit am besten miteinander bekannt machen. Alle Mitarbeiter bei einem einzigen Videocall zu versammeln, könnte für neue Mitarbeiter ein bisschen viel auf einmal sein. Daher ziehen Sie es vielleicht vor, virtuelle Treffen mit wichtigen Kollegen und mit kleinen Teams einzuplanen, die dann im Laufe von ein oder zwei Wochen stattfinden. Das hilft Remote-Mitarbeitern dabei, den Rest der Belegschaft in einer entspannten Art und Weise und nacheinander kennenzulernen, statt hektisch und überstürzt.

Setzen Sie Technologie ein

Moderne Technologie gehört zu den wertvollsten Assets jedes Unternehmens beim Übergang von persönlichem zu Remote-Onboarding.

Es gibt viele Tools, die dabei helfen, den Prozess einfacher und effizienter zu gestalten. Mit der Software DocuSign können Sie beispielsweise Verträge und andere wichtige Dokumente elektronisch verwalten und unterzeichnen lassen. Instant-Messaging- und Projektmanagement-Plattformen wie Slack erleichtern die Zusammenarbeit über die Distanz und helfen den Teams, in Kontakt zu bleiben und Daten in Echtzeit auszutauschen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt im Hinblick auf die Technologie, ist es, sicherzustellen, dass die Arbeitskräfte im Homeoffice Zugang zu allen Geräten und Tools haben, die sie benötigen, um ihre Arbeit bestmöglich erledigen zu können. Das kann die rechtzeitige Bereitstellung eines Laptops sein, damit der Nutzer ihn einrichten und sich damit vertraut machen kann, bevor er damit zu arbeiten beginntder, oder bspw. sicherzustellen, dass der Mitarbeiter Zugriff auf proprietäre Software oder Cloud-Plattformen hat. Remote-Mitarbeiter brauchen außerdem die richtigen Schulungen und IT-Support. So stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter ihre Tools auch tatsächlich einsetzen können. Das ist besonders wichtig, wenn sie Anwendungen und Software verwenden, mit denen sie noch gar nicht vertraut sind.

Legen Sie wert auf zwischenmenschliche Kommunikation

Auch wenn diverse digitale Tools im geschäftlichen Bereich und im Personalwesen eine immer wichtigere Rolle spielen – insbesondere wenn es um Remote-Onboarding geht – , darf dabei auf keinen Fall vergessen werden, dass Technologie zwischenmenschliche Interaktion nicht ersetzen kann.

Da Remote-Mitarbeiter nicht so häufig Kontakt mit anderen Mitarbeitern haben und somit weit weniger oft miteinander ins Gespräch kommen können, wie das normalerweise am Arbeitsplatz der Fall ist, sollten Sie sich überlegen, wie sie in einem virtuellen Umfeld Ersatz schaffen könnten.

Miro ermuntert seine Mitarbeiter dazu, sich in kleineren Gruppen besser kennenzulernen. Das Unternehmen lud Mitarbeiter sogar nach Amsterdam in sein Büro ein, um miteinander ein virtuelles Brettspiel zu spielen.

Kaelyn Phillips, Direktorin für globale Talententwicklung bei Monster, betont, dass ein neuer Remote-Mitarbeiter nicht immer nur arbeitsbezogen in den Rest des Teams eingeführt werden muss, wie auch Miros Ansatz zeigt.

Phillips ist es wichtig, dass es beim Onboarding-Prozess – egal ob er aus der Ferne, also remote, oder persönlich stattfindet – vor allem um die Menschen gehen sollte.

Sie meint: „Es geht darum, Beziehungen zu knüpfen und sicherzustellen, dass die Person das Gefühl hat, dass sie an einen Arbeitsplatz gekommen ist, an dem man sie wertschätzt und willkommen heißt."

Führen Sie ein Mentoring- oder Buddy-System ein

Wenn Sie mehrere neue Remote-Mitarbeiter haben, die alle gleichzeitig anfangen, könnte ein Buddy-System sinnvoll sein, das den neuen Mitarbeitern dabei hilft, gemeinsam zu lernen und das Unternehmen kennenzulernen. Dieser Ansatz unterstützt die Mitarbeiter nicht nur beim Lernen und in ihrer Entwicklung, sondern kann auch ein Gefühl der Zusammengehörigkeit schaffen – wertvoll gerade für Menschen, die viel Zeit allein verbringen.

Auch ein Mentorensystem kann sich als effektiv erweisen. Wenn ein neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen eintritt, kann ihm ein Mentor helfen, das Unternehmen kennenzulernen und sich gut einzuleben. Das wiederum erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass er sein Potenzial ausschöpfen kann und ein produktives Mitglied der Belegschaft wird.

Mentoring kann auch ein guter Weg sein, um „Soft Skills“ und Expertenwissen weiterzugeben, die sich erfahrenere Mitarbeiter über Jahre hinweg angeeignet haben.

Gerade für neue Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, ist das persönliche Engagement und Fachwissen eines Mentors sehr wertvoll.

Erstellen Sie ein Paket für das virtuelle Onboarding

Zu erwarten, dass das traditionelle Onboarding auch für Remote-Mitarbeiter gut funktioniert, kann sich das als teurer Fehler erweisen. Die Personalabteilung muss sich auf die speziellen Anforderungen und Bedürfnisse der Remote-Arbeit einstellen und ein maßgeschneidertes virtuelles Onboarding-Paket entwerfen, das neuen Mitarbeitern im Voraus zur Verfügung gestellt wird, damit sie genügend Zeit haben, sich damit auseinanderzusetzen.

Das Paket sollte die wichtigsten Informationen enthalten, die neue Mitarbeiter benötigen, um ihren Job richtig angehen zu können – dazu gehören ein Überblick über Ihre Unternehmensrichtlinien, ein Mitarbeiterhandbuch und Informationen zum Helpdesk.

Wichtig ist auch eine detaillierte Anleitung, wie Remote-Mitarbeiter auf wichtige Tools und Software zugreifen können und an wen sie sich bei technischen Problemen wenden können.

Follow-up

Der Remote-Onboarding-Prozess ist auch zwei oder drei Wochen nach dem Eintritt des neuen Mitarbeiters noch nicht abgeschlossen. Auch wenn sich neue Mitarbeiter in dieser Zeit möglicherweise bereits in ihre neue Rolle eingelebt haben, haben sie womöglich noch allerlei Bedenken, die sie nicht äußern, oder Fragen, die sie bisher nicht stellen konnten.

Es ist wichtig, die neuen Mitarbeiter in der ersten Zeit aktiv zu begleiten und sich während der ersten drei Monate regelmäßig mit ihnen auszutauschen. Dadurch erfahren Sie genau, wie sie ihren Job finden, ob sie zufrieden sind oder weitere Schulungen oder Unterstützung benötigen.

In manchen Unternehmen erstreckt sich das Onboarding-Verfahren über ein ganzes Jahr, je nach Art und Komplexität der Aufgabe.

Ein langfristiger Ansatz kann Ihnen nicht nur dabei helfen, neuen Mitarbeitern den bestmöglichen Start in ihr Arbeitsleben bei Ihnen zu ermöglichen, sondern er unterstützt Sie auch dabei, Einblicke in die Effektivität Ihres Remote-Onboardings zu gewinnen und herauszufinden, wie es verbessert werden kann.

Randstad hat einen neuen Leitfaden zu diesem Thema erstellt, in dem Ihnen eine Reihe von Maßnahmen empfohlen wird, die Sie umsetzen können, um Ihre virtuellen Onboarding-Methoden zu optimieren und die besten Ergebnisse für alle Parteien zu erzielen.

Der Leitfaden hebt bewährte Verfahren in Schlüsselbereichen hervor, wie z. B. die Ausarbeitung eines Schulungsplans für Ihre Remote-Mitarbeiter und wie Sie den persönlichen Austausch zwischen den Mitarbeitern gewährleisten können.