Umgang mit Fehlzeiten durch proaktive Planung und langfristige Lösungen

Fehlzeiten sind eine bekannte und unvermeidliche Problematik, mit der alle Unternehmen konfrontiert sind. Arbeitnehmer:innen müssen immer wieder Fehlzeiten in Kauf nehmen, in erster Linie wegen kleinerer Krankheiten, Verletzungen und Arztterminen, aber auch aufgrund von Faktoren wie Stress, familiären Verpflichtungen und Unzufriedenheit am Arbeitsplatz.

Da die Folgen von Fehlzeiten direkte und indirekte Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben können, benötigen Sie ein gut geplantes und effektives Personalmanagement, um Gewinneinbußen und Kundenverluste zu vermeiden.

Glücklicherweise können Sie Schritte und Strategien zur Verwaltung von Fehlzeiten einsetzen, indem Sie zunächst herausfinden, warum Mitarbeiter:innen ungeplante Fehlzeiten in Anspruch nehmen. Sobald Sie die Problembereiche identifiziert haben, ist es an der Zeit, Maßnahmen zu ergreifen.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Lücken in Ihrer Belegschaft proaktiv verhindern können, anstatt nur auf auftretende Engpässe zu reagieren.

Kosten durch Abwesenheit vom Arbeitsplatz

Die Schwierigkeiten, mit denen Unternehmen konfrontiert werden können, wenn der Krankenstand deutlich ansteigt, wurden während der Pandemie deutlich, als Produktionsausfälle und krankheitsbedingte Fehlzeiten erhebliche Auswirkungen auf das Produktions-, Versorgungs- und Dienstleistungsgewerbe hatten.

Während einige der Auswirkungen längerer Fehlzeiten Unternehmen im Allgemeinen betreffen, sind andere spezifisch für bestimmte Branchen oder Unternehmen. Niemand kennt Ihr Unternehmen besser als Sie selbst, und deshalb ist es wichtig, dass Sie herausfinden, wo sich Fehlzeiten am stärksten auswirken.

Eine kürzlich von Gallup durchgeführte Umfrage ergab, dass ein abwesender Mitarbeiter:innen das Unternehmen im Durchschnitt 340 Dollar pro Tag an direkten und indirekten Kosten kostet.

Direkte Kosten von Fehlzeiten

Wenn Mitarbeiter:innen abwesend sind, muss jemand für sie einspringen. Das bedeutet, dass Sie möglicherweise einem regulären Mitarbeiter:innen Überstunden bezahlen müssen oder auf die Hilfe einer Personalagentur angewiesen sind, die im Notfall einspringt. So oder so haben Sie zusätzliche Löhne – und je nach Ihrer Mitarbeiter:innenplanung auch eine Entschädigung für den Mitarbeiter:innen.

Außerdem müssen Sie einen Vorgesetzten bezahlen, der sich um den Personalmangel kümmert, und Personalverantwortliche, die alles dokumentieren.

Indirekte Kosten von Fehlzeiten

Die oben genannten direkten Kosten sind jedoch nur ein Teil dessen, was Sie durch eine ungeplante Abwesenheit verloren haben. Der Ersatzmitarbeiter:innen braucht Zeit, um sich einzuarbeiten, zu prüfen, was zu tun ist, und festzustellen, wo der vorherige Mitarbeiter:innen aufgehört hat.  Wenn Sie auf Überstunden oder Ersatzmitarbeiter:innen aus einer anderen Abteilung angewiesen sind, besteht die Möglichkeit, dass mehr Fehler auftreten, die Produktionszeit langsamer als gewöhnlich verläuft und Sicherheitsprobleme auftreten.

Und schließlich fühlen sich die anderen Mitarbeiter:innen, die die Arbeit übernehmen, frustriert und überlastet, so dass die Arbeitsmoral der Belegschaft sinkt.

Die Kombination aus überdurchschnittlich hohen Ausgaben und geringerer Produktivität führt unweigerlich zu Einkommensverlusten.

Kosten der Fehlzeiten für den Mitarbeiter:innen

Wenn einzelne Arbeitnehmer:innen wiederholt kündigen, werden auch sie in Mitleidenschaft gezogen.

Erstens erhalten sie, sobald sie die ihnen zustehende bezahlte Freizeit aufgebraucht haben, weniger Lohn. Zweitens, und das ist noch wichtiger, sind ständige Fehlzeiten oft ein Symptom für ein größeres Problem. Der betreffende Arbeitnehmer:innen könnte zum Beispiel mit einer chronischen Krankheit, einer besorgniserregenden Familiensituation oder Problemen am Arbeitsplatz zu kämpfen haben.

So berichtet eine Studie der Harvard Business School, dass fast zwei Drittel aller Arbeitnehmer:innen ein Kind, einen Elternteil oder ein anderes Familienmitglied oder einen Freund betreuen.

Als Arbeitgeber:innen können Sie zwar Unterstützung in persönlichen Situationen anbieten, für arbeitsplatzbezogene Fragen sind Sie jedoch zu 100 % selbst verantwortlich.

Wenn Sie einige häufige Gründe für erhöhte Fehlzeiten kennen, können Sie einen Plan zur Verbesserung der Anwesenheit von Mitarbeiter:innen aufstellen, der Lösungen und Unterstützung für Ihre Mitarbeiter:innen bietet.

Nach den Ursachen für Fehlzeiten suchen

Bevor Sie mit der vorausschauenden Planung Ihrer Abwesenheitspolitik beginnen, müssen Sie verstehen, warum Menschen Fehlzeiten nehmen.

Private Gründe für erhöhte Fehlzeiten

Nach Angaben des United States Bureau of Labor Statistics waren 71 % der jährlichen Fehlzeiten von Arbeitnehmer:innen im Jahr 2021 auf Krankheiten oder Verletzungen zurückzuführen, was einer Quote von 2,3 % entspricht.

In ähnlicher Weise erreichte die Krankenquote im Vereinigten Königreich im Jahr 2021 2,2 %, ein Anstieg nach mehreren Jahren des Rückgangs.

Akute Erkrankungen wie Erkältungen und Grippe können die Fehlzeitenquote erhöhen, insbesondere in den Wintermonaten. Diese Art von Abwesenheit ist jedoch in der Regel selbstbegrenzend. Wiederholte gesundheitsbedingte Abwesenheiten derselben Person können auf einen langfristigen Gesundheitszustand oder eine chronische Krankheit zurückzuführen sein.

Bluthochdruck und Diabetes sowie Risikoverhaltensweisen wie Rauchen, Bewegungsmangel und übermäßiges Essen tragen in erheblichem Maße zu wiederholten Fehlzeiten bei, wodurch den Arbeitgeber:innen in den USA nach Angaben der CDC jährlich über 36 Milliarden Dollar verloren gehen. 

Andere chronische Erkrankungen, die zu häufigen oder langfristigen Abwesenheiten führen, sind Herzkrankheiten, Krebs, Arthritis und Migräneerkrankungen.

In jüngster Zeit wurde der psychischen Gesundheit der Arbeitnehmer:innen mehr Aufmerksamkeit geschenkt, einschließlich ihrer Auswirkungen auf die Anwesenheitsquote. So befragte das Gallup-Panel US-amerikanische Arbeitnehmer:innen zu ihrem psychischen Befinden. Auf der Grundlage der Umfrageergebnisse geht Gallup davon aus, dass Arbeitnehmer:innen, die ihre psychische Gesundheit selbst als schlecht oder mittelmäßig einschätzen, jährlich etwa fünfmal häufiger der Arbeit fernbleiben als diejenigen, die sich selbst besser einschätzen.

Das McKinsey Health Institute untersuchte Arbeitnehmer:innen in 15 Ländern und fand heraus, dass mehr als die Hälfte von ihnen schon einmal mit psychischen Problemen zu kämpfen hatte. Der zweite Teil der Gleichung ist aus Sicht der Arbeitgeber:innen sogar noch wichtiger. Arbeitnehmer:innen, die über psychische Probleme berichteten, wiesen mit größerer Wahrscheinlichkeit schlechte Mitarbeiter:innenkennzahlen auf, einschließlich geringer Arbeitszufriedenheit und geringem Engagement – das perfekte Rezept für häufige Fehlzeiten.

Arbeitsbedingte Gründe für Fehlzeiten

Einige der oben genannten Gründe für eine geringe Teilnahme können gleichzeitig mit arbeitsplatzbezogenen Problemen bestehen. Als Arbeitgeber:innen haben Sie jedoch viel mehr Kontrolle über Probleme am Arbeitsplatz, was Sie dazu veranlasst, sich auf die Personalplanung in diesen Bereichen zu konzentrieren.  

• Mobbing am Arbeitsplatz oder schlechtes Management
• allgemeines Desengagement und Unzufriedenheit mit der Arbeit
• mangelnde Flexibilität bei Arbeitszeiten und Arbeitsort
• negative Unternehmenskultur
• Burnout
• Mangel an Ausbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

Vorausschauende Planung der Arbeitskräfte für Ihr Unternehmen

Die Arbeitgeber:innen, die bei der Verwaltung der Fehlzeiten und der Abmilderung ihrer Auswirkungen am erfolgreichsten sind, nutzen eine vorausschauende Planung, anstatt einfach nur auf Personalengpässe zu reagieren und die Lücken in der Belegschaft zu schließen.

Analysieren Sie Ihre Arbeitskräfte

Beginnen Sie damit, Daten zu sammeln, um sich ein klares Bild davon zu machen, wie es um die Einhaltung Ihrer Mitarbeiter:innenplanung bestellt ist. 

Ermitteln Sie Trends, indem Sie Ihre durchschnittliche Abwesenheitsquote über bestimmte Zeiträume hinweg betrachten. Ziehen Sie zunächst eine unternehmensweite Berechnung in Betracht, um einen umfassenden Überblick zu erhalten. Konzentrieren Sie sich dann auf Abteilungen und schließlich auf einzelne Arbeitnehmer:innen. Anhand dieser Zahlen können Sie feststellen, ob Sie ein Problem innerhalb einer Abteilung oder nur zu bestimmten Zeiten des Jahres haben oder ob Sie Ihre Abwesenheitspolitik komplett überarbeiten müssen.

Führen Sie eine Personalkapazitätsprüfung durch, um herauszufinden, wo die größten Probleme bei Abwesenheit auftreten werden. Sie werden auch erkennen können, wo Sie zu wenig Personal haben und mehr Mitarbeiter:innen einstellen müssen oder wo Sie die Dienstpläne oder Schichten umstellen können, um eine bessere Abdeckung zu gewährleisten.

Dies könnte auch der richtige Zeitpunkt sein, um flexiblere Arbeitsmöglichkeiten in Betracht zu ziehen. Die Vier-Tage-Woche zum Beispiel ist bei vielen Unternehmen auf dem Vormarsch, ebenso wie der Einsatz von Software-Apps für Schichtarbeit und ein hybrides Arbeitsmodell.

Anhand von Aktivitäten wie der Überprüfung der Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter:innen können Sie herausfinden, wie Ihre Mitarbeiter:innen in Bezug auf die für die Ausführung von Aufgaben erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten aufgestellt sind. Sie können sich dann auf etwaige Qualifikationslücken konzentrieren, die bei der Einführung neuer Technologien entstehen können, und feststellen, wo Sie Mitarbeiter:innen einstellen oder versetzen müssen.

Darüber hinaus hilft Ihnen die Ermittlung der Kompetenzen, die für die Ausführung kritischer Aufgaben erforderlich sind, und ein klares Bild von den Fähigkeiten Ihrer Arbeitskräfte bei der Erstellung geeigneter Schulungs- und Entwicklungspläne. Die Weiterbildung der Mitarbeiter:innen in diesen wichtigen Bereichen trägt schließlich dazu bei, dass Sie Ihr Kerngeschäft auch bei Unterbesetzung am Laufen halten können.

Wenn Unternehmen die Wahl haben, stellen sie fest, dass sich die Fort- und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter:innen sowohl aus Kostensicht als auch im Hinblick auf die Arbeitsmoral enorm auszahlt. Eine weltweite Umfrage von McKinsey über Unternehmen, die in letzter Zeit erfolgreich die digitale Transformation vollzogen haben, ergab, dass sie bei der Umschulung bestehender Mitarbeiter:innen um 35 % besser abschneiden als Unternehmen, die bei der Anpassung Schwierigkeiten hatten.

Geschäftsabläufe studieren

Es ist von entscheidender Bedeutung, sich auf Zeiten reduzierter Personalkapazitäten vorzubereiten, indem man die Aufgaben ermittelt, die für das Funktionieren des Unternehmens entscheidend sind. Auf diese Weise können Sie feststellen, welche Tätigkeiten Vorrang haben müssen und welche zurückgestellt werden können, wenn wichtige Mitarbeiter:innen abwesend sind. 

Praktiken zur Personalplanung und -einsatzplanung können dazu beitragen, dass Sie die verfügbaren Talente immer optimal nutzen und die Mitarbeiter:innen dort einsetzen, wo sie am effektivsten sind, unabhängig von ihrer aktuellen Position in Bezug auf Fehlzeiten.

Auf die Sorgen der Mitarbeiter:innen eingehen

Wenn Sie sich Ihre Fehlzeitenstatistiken angesehen und die Talente ermittelt haben, die Sie für Ihren Erfolg benötigen, ist es an der Zeit, sich auf das Abwesenheitsmanagement zu konzentrieren.

Überlegen Sie zunächst, was die häufigsten physischen Gründe für das Fehlen am Arbeitsplatz sind, und suchen Sie nach langfristigen unternehmensweiten Lösungen.

• chronische Gesundheitsprobleme: Unterstützen Sie gute Gewohnheiten Ihrer Mitarbeiter:innen, z. B. durch Anreize für Bewegung, gesunde Snacks, Fitnesseinrichtungen vor Ort oder andere Wellness-Angebote.
• saisonale Abrufe: Investition in bessere Belüftung, Handdesinfektionsmittel und berührungslose Mülleimer sowie Förderung von Impfungen
• Herausforderungen der psychischen Gesundheit: Führen Sie einen offenen Dialog, damit die Mitarbeiter:innen sich frei fühlen, Probleme anzusprechen, und stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter:innen über die verfügbaren Unterstützungsprogramme informiert sind.

Bei arbeitsbedingten Fehlzeiten ist es unter Umständen schwieriger, das Problem an der Wurzel zu packen. Sie brauchen eine enge Verbindung zu Ihrer Belegschaft, um diese Probleme zu ermitteln. Meinungsumfragen sind wichtig, um herauszufinden, wie die Menschen über ihre Arbeit denken, aber vernachlässigen Sie nicht, dynamische Lösungen zu finden.

• Mobbing oder ein schädliches Arbeitsumfeld: Mobbing hat in der Arbeitsumgebung nichts zu suchen und sollte sofort unterbunden werden. Erwägen Sie ein Soft-Skill-Training für Manager, um sicherzustellen, dass die Führungskräfte ihrem Team emotionale und soziale Unterstützung bieten.
• mangelndes Engagement: Geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen einen Sinn, indem Sie ihnen zeigen, wie sie zu den Zielen Ihres Unternehmens beitragen. Die Society for Human Resource Management empfiehlt, Team- und Einzelanerkennungen anzubieten, um die Eingliederung und die Leistung zu verbessern
• Unternehmenswerte: Die Randstad-Umfrage "Workmonitor 2023" ergab, dass Arbeitnehmer:innen mehr wollen als einen festen Arbeitsplatz. Sie suchen nach Erfüllung und der Möglichkeit, etwas in der Welt zu bewirken. Darüber hinaus sind 42 % bereit, ihre Werte zu verteidigen, indem sie sich weigern, für ein Unternehmen zu arbeiten, das nicht zu ihrem sozialen und ökologischen Glaubenssystem passt. Wenn Ihr Unternehmen Nachhaltigkeitsziele verfolgt oder sich für bestimmte Zwecke einsetzt, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter:innen wissen, wie sie sich an diesen Bestrebungen beteiligen können.
• Ausbildung: Die Umfrage von Workmonitor 2022 ergab, dass Arbeitnehmer:innen aller Altersgruppen den Wunsch haben, sich weiterzubilden und zu verbessern, wobei mehr als 50 % der Befragten Programme wünschen, die sie in ihrer derzeitigen Funktion unterstützen. Andere Bereiche von Interesse waren Soft Skills und Führungstraining sowie technische Kompetenz.
• Flexibilität: Die Pandemie hat die Bewegung für hybride Arbeitsformen zwar nicht ausgelöst, aber sie hat sie definitiv angeheizt. Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihren Mitarbeiter:innen mehr Kontrolle über ihre Zeitpläne zu geben, sei es durch Fernarbeit, eine verkürzte Arbeitswoche oder Schichtanpassungen.

Um den Erfolg Ihres Plans zur Verbesserung der Anwesenheit von Mitarbeiter:innen zu gewährleisten, ist es hilfreich, professionellen Rat von HR-Branchenexperten einzuholen.

Im Rahmen unserer Randstad Inhouse Services bieten wir ein Betreuungsprogramm an, das Sie bei Ihren Bemühungen unterstützt, die Stimmung in Ihrer Belegschaft zu ermitteln und festzustellen, welche Aspekte ihrer Arbeit die Mitarbeiter:innen schätzen oder als schwierig empfinden. Wir können Ihnen auch dabei helfen, Ihre Personalbeschaffung und -verwaltung zu optimieren, was sich als entscheidend erweisen kann, wenn Sie unterbesetzt sind und schnell zuverlässige Mitarbeiter:innen einstellen müssen.

Dies ist eine aktualisierte Fassung eines Artikels, der ursprünglich am 20. Februar 2023 veröffentlicht wurde.