So führen Sie einen Referenzcheck durch

So führen Sie einen Referenzcheck durch

Obwohl Studien zeigen, dass 87 % der Arbeitgeber:innen während der Einstellungsphase irgendeine Art von Background Check oder Referenzcheck verwenden, unterschätzen viele immer noch den vollen Wert dieses leistungsstarken Einstellungsinstruments. Beim Referenzcheck werden aktuelle und frühere Mitarbeiter:innen und Manager:innen eines Bewerbers bzw. einer Bewerberin befragt, um mehr über die Fähigkeiten, Eignungen und Erfahrungen der Person zu erfahren.

Tatsache ist, dass Referenzchecks, wenn sie richtig durchgeführt werden, Ihr Unternehmen in die Lage versetzen, die Fähigkeiten der Bewerber:innen am Arbeitsplatz besser einzuschätzen und die potenzielle Eignung für die Unternehmenskultur zu ermitteln. Sie können Ihrem Unternehmen auch dabei helfen, festzustellen, ob die Bewerber:innen für die Stelle und das Unternehmen geeignet sind.

Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass die Art und Weise, wie Sie einen Referenzcheck durchführen, seinen Wert beeinflussen kann. Ein Referenzcheck, der schnell und ohne einen klaren Plan durchgeführt wird, wird wahrscheinlich nur begrenzt hilfreiche Ergebnisse liefern. Andererseits kann ein strategischer Referenzcheck die nötigen Erkenntnisse liefern, um fundierte Einstellungsentscheidungen zu treffen.

Aus diesen Gründen ist es von entscheidender Bedeutung, einen umfassenden Referenzcheck-Prozess zu entwickeln, der darauf ausgerichtet ist, die von Ihnen benötigten Informationen zu erhalten. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie ein Verfahren entwickeln, das für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Schritte zur Durchführung von Referenzchecks

Bei der Erstellung eines umfassenden Referenzchecks sind einige bewährte Verfahren zu beachten, wie z. B:

Vorbereitet sein

Sie sollten einen Referenzcheck niemals unvorbereitet durchführen. Das kann zu verwirrenden oder irrelevanten Rückmeldungen sowie zu möglichen Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften führen. Nehmen Sie sich stattdessen etwas Zeit, um sich vorzubereiten, bevor Sie eine Referenzperson anrufen oder ein E-Mail schicken. 

Bitten Sie zunächst die Personen in Ihrem Unternehmen, die an den Vorstellungsgesprächen mit dem/der Bewerber:in beteiligt waren, um ihre Meinung. Bitten Sie sie, auf Aspekte hinsichtlich des Bewerbers bzw. der Bewerberin hinzuweisen, über die sie mehr Informationen wünschen, oder auf Bedenken, die sie bezüglich der Person oder ihrer Fähigkeiten haben.

Nehmen Sie sich dann etwas Zeit, um den Lebenslauf, die Bewerbung, das Anschreiben, die Gesprächsnotizen und andere einschlägige Informationen des Bewerbers bzw. der Bewerberin durchzulesen, um Ihr Gedächtnis aufzufrischen. Sie sollten auch den Zweck des Referenzchecks festlegen. Ist Ihr Hauptziel, die Fähigkeiten der Person zu überprüfen, die Eignung für die Stelle festzustellen oder sicherzustellen, dass es keine grundlegenden Probleme mit dem/der Bewerber:in gibt? Wenn Sie Ihr Hauptziel kennen, können Sie sich darauf konzentrieren, die Fragen zu stellen, die die gewünschten Ergebnisse liefern.

Kandidat:in benachrichtigen

Informieren Sie den/die Bewerber:in darüber, dass Sie Referenzchecks durchführen werden. Sie sollten auch mit Ihren Rechts- und Datenschutzteams abklären, ob die ausdrückliche Zustimmung aller Bewerber:innen erforderlich ist, bevor Sie sich an eine Referenz wenden. Vergewissern Sie sich auch, dass Sie wissen, welche Daten der Bewerber:innen Sie erfassen dürfen und welche nicht und wie Sie diese Daten anschließend verwalten.

Offene Fragen stellen

Offene Fragen eignen sich am besten für Referenzchecks, da sie der Referenzperson Spielraum bei der Beantwortung der Fragen lassen. Umgekehrt werden geschlossene Fragen, die nur ein Wort oder einen Satz als Antwort verlangen, ziemlich sicher nicht die wertvollen Erkenntnisse liefern, die Sie benötigen. Einige Fragen mit geschlossenen Antworten sind zwar in Ordnung, vor allem zu Beginn und am Ende des Gesprächs, aber bei den meisten Fragen sollten Sie der Referenzperson die Möglichkeit geben, so viele Informationen zu geben, wie sie für richtig hält.

Zum Beispiel:

• Was waren die Hauptaufgaben des Bewerbers bzw. der Bewerberin in seiner/ihrer Position?
• Wie ist der/die Kandidat:in mit Konflikten am Arbeitsplatz umgegangen?
• Was sind Ihrer Meinung nach die größten Stärken und Schwächen des Bewerbers bzw. der Bewerberin?

Keine Vermutungen anstellen

Wenn Sie einen Referenzcheck durchführen, sollten Sie sich selbst immer an Fakten halten und auch die Referenzpersonen bitten, ihre Meinung mit Fakten zu untermauern. Wenn die Referenzperson beispielsweise angibt, dass der/die Bewerber:in ihrer Meinung nach gut für die Stelle geeignet ist, sollten Sie rückfragen, aufgrund welcher spezifischen Fähigkeiten der/die Bewerber:in gut geeignet wäre.

Interpretieren Sie außerdem nicht zu viel in die Haltung oder den Tonfall der Referenzperson hinein. Ohne die Referenzperson persönlich zu kennen, ist es unmöglich festzustellen, ob es sich nur um den natürlichen Tonfall der Person handelt, ob sie einfach einen schlechten oder stressigen Tag hat oder ob ihre Haltung etwas mit dem/der Bewerber:in zu tun hat.

Den Prozess nicht überstürzen 

Wenn Sie einen Referenzcheck telefonisch durchführen, sollten Sie genügend Zeit einplanen, um alle Fragen stellen zu können. Das Letzte, was Sie wollen, ist, den Referenzcheck zu überstürzen. Wenn sich Referenzpersonen gehetzt fühlen, könnten sie zurückhaltend mit ihren Antworten sein. Das wiederum könnte dazu führen, dass Ihre Überprüfung nicht die von Ihnen benötigten Erkenntnisse liefert. 

Wenn Sie Referenzpersonen ein Formular zum Ausfüllen per E-Mail senden, sollten Sie ihnen einige Tage Zeit zur Bearbeitung geben und ihnen gegebenenfalls eine freundliche Erinnerung schicken. Automatisierte Referenzprüfungen können den Prozess beschleunigen, denn hier haben Referenzpersonen die Möglichkeit, von jedem beliebigen Gerät aus Feedback zu geben. Zudem können automatisch Erinnerungen verschickt werden. Dennoch sollten Sie den Referenzpersonen ausreichend Zeit zum Ausfüllen des Formulars geben. 

Die Referenzperson nicht unterbrechen

Im Gespräch achten Sie darauf, Referenzpersonen nicht zu unterbrechen, während sie sprechen. Schließlich wollen Sie, dass die Referenzperson Ihnen wertvolle Informationen über den/die Bewerber:in liefert. Stellen Sie stattdessen Ihre Frage und geben Sie der Referenzperson dann Zeit, ihre Gedanken zu sammeln und zu antworten. Es ist jedoch in Ordnung, die Referenzperson wieder auf das Thema zu lenken, wenn sie zu weit von der ursprünglichen Frage abweicht oder private Informationen über den/die Bewerber:in preisgibt, die nichts mit der Stelle zu tun haben. Wenn Sie eine Software für den Online-Referenzcheck wie Relevate Reference verwenden, müssen Sie sich über dieses Problem keine Gedanken machen. Stattdessen können Referenzpersonen den Online-Fragebogen dann ausfüllen, wenn es für sie zeitlich am besten passt. 

Auf rote Flaggen achten

Bei der Durchführung von Referenzchecks sind einige Punkte zu beachten, wie z. B.:

• Der/Die Bewerber:in hat die Referenzperson nicht über den Anruf informiert.
• Die Referenzperson kann grundlegende Fragen über den/die Bewerber:in nicht beantworten.
• Grundlegende Informationen über die Arbeit, wie z. B. die Berufsbezeichnung und die Aufgaben, stimmen nicht mit dem Lebenslauf des Bewerbers bzw. der Bewerberin überein.
• Die Referenzperson weist darauf hin, dass sie nicht die richtige Person ist, um die Fragen zu beantworten.

Wenn Sie einen Online-Referenzcheck durchführen, können Sie auch potenziell betrügerische Referenzen erkennen. Unsere Relevate Reference-Technologie kann Sie zum Beispiel warnen, wenn Referenzen über IP-Tracking das gleiche Gerät verwenden. 

Jede dieser roten Flaggen kann ein Zeichen dafür sein, dass der/die Bewerber:in einige seiner/ihrer Fähigkeiten und Erfahrungen beschönigt hat oder dass das Arbeitszeugnis nicht sehr glaubwürdig ist.

Referenzchecks automatisieren

Wenn Sie Referenzchecks noch manuell durchführen, sollten Sie stattdessen eine Software für den Online Background Check in Betracht ziehen. Mit einer solchen Technologie können Sie Referenzpersonen ein kurzes Online-Formular senden, das sie jederzeit, überall und von jedem Gerät aus ausfüllen können. Ein solches Tool kann Sie auch auf mögliche Betrugsfälle hinweisen. Wenn zum Beispiel zwei Referenzen das gleiche Gerät zum Ausfüllen des Fragebogens verwenden, kann unsere Software dies erkennen. Denken Sie daran: Sie können jederzeit einen persönlichen Anruf tätigen, um weitere Informationen zu erhalten, falls erforderlich.  

Online-Lösungen für Referenzchecks nehmen Ihnen allerhand mühsame Aufgaben ab und automatisieren den gesamten Prozess. Mit Randstad Relevate Reference können Sie beispielsweise Ihren gesamten Referenzcheck-Prozess rationalisieren und in kürzerer Zeit und auf sichere Weise qualitativ hochwertiges Feedback einholen.