Wie Randstad Ihnen beim Management von Fehlzeiten helfen kann.

Fehlzeiten am Arbeitsplatz sind ein Problem, mit dem alle Unternehmen konfrontiert sind, und es ist besonders schwierig, wenn Sie eine große Anzahl von Mitarbeiter:innen beschäftigen. Häufige Abwesenheiten von Mitarbeiter:innen können die Kosten in die Höhe treiben und die Produktivität beeinträchtigen.

Das Ausmaß von Fehlzeiten wird manchmal durch außergewöhnliche oder unvorhergesehene Ereignisse, wie z.B. eine weltweite Pandemie, beeinflusst. In den meisten Fällen sind Fehlzeiten jedoch auf körperliche Erkrankungen, Verletzungen, Pflegebedürftigkeit oder Unzufriedenheit am Arbeitsplatz zurückzuführen.

Unabhängig von den äußeren Umständen oder Einflussfaktoren müssen Sie Fehlzeiten proaktiv managen, um Schaden von Ihrem Unternehmen abzuwenden. 

In diesem Blog werden einige Möglichkeiten aufgezeigt, wie Randstad Ihnen helfen kann, dieses Problem in den Griff zu bekommen – von der sofortigen Unterstützung bei der Personalbeschaffung bis hin zu langfristigen Workforce-Management-Lösungen und einer besseren Betreuung Ihrer Mitarbeiter:innen.

Personal, wenn Sie es brauchen

In erster Linie brauchen Sie die richtigen Kapazitäten in Ihrer Belegschaft, um Ihr Kerngeschäft am Laufen zu halten, und Fehlzeiten führen zu einer unmittelbaren Störung Ihrer grundlegenden Prozesse.

So verloren beispielsweise die Arbeitgeber:innen des verarbeitenden Gewerbes in den Vereinigten Staaten im Jahr 2021 etwa fünf Arbeitstage pro Arbeitnehmer:innen (bei durchschnittlich 250 Arbeitstagen pro Jahr). In Kanada waren die Ergebnisse sogar noch schlimmer: Ähnliche Branchen mussten im gleichen Zeitraum 12 Tage Arbeitsausfall hinnehmen.

Wenn Ihr Unternehmen unterbesetzt ist, müssen Sie daher schnell reagieren, um ein produktives, effizientes Arbeitsumfeld zu erhalten.

Wir können Ihnen helfen, indem wir Ihnen sofortigen Zugang zu einem geprüften, zuverlässigen Talentnetzwerk verschaffen. Wenn Sie bereits mit Kapazitätsengpässen zu kämpfen haben, fehlt Ihnen die Zeit, Mitarbeiter:innen zu finden und zu bewerten, die kurzfristig einspringen können, um Lücken in Ihrem Personalbestand zu schließen.

Wir entwickeln einen Pool von Talenten, auf den Sie bei Bedarf zurückgreifen können. Mit einer Quelle vorqualifizierter Arbeitskräfte, die bereit und in der Lage sind, einzusteigen, und die mit Ihrer Branche vertraut sind, können Sie Ihre Produktionslinie schnell auf Vordermann bringen.

Wenn Sie diesen Prozess einem vertrauenswürdigen, erfahrenen Personalunternehmen überlassen, sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass Sie Mitarbeiter:innen bekommen, die gründlich geprüft und bewertet wurden, bevor sie empfohlen werden. Sie müssen sich nicht mehr durch Bewerbungen wühlen, nur um festzustellen, dass die von Ihnen ausgewählte Person nicht einmal am ersten Tag erscheint.

Wenn Sie außerdem eine gute Beziehung zu einem Personalvermittlungspartner haben, können Sie die Vorteile des Einsatzes von flexiblen und befristeten Mitarbeiter:innen voll ausschöpfen. Das bedeutet, dass Sie für die Arbeitskräfte zahlen, die Sie brauchen, wenn Sie sie brauchen - ein entscheidender Grundsatz, wenn es um höher bezahlte Personen mit speziellen Fähigkeiten geht.

Wir verfügen über 60 Jahre Erfahrung bei der Deckung des Personal- und Talentbedarfs von Unternehmen in einer Reihe von Branchen. Wir nehmen uns die Zeit, Ihr Unternehmen, seine wichtigsten Herausforderungen, Ziele und Prioritäten zu verstehen, und stellen sicher, dass wir die richtigen Mitarbeiter:innen zum richtigen Zeitpunkt vermitteln.

Workforce-Management-Lösungen und Personaleinsatzplanung

Schnelle, reaktionsschnelle Personalbeschaffung erweist sich oft als entscheidend, wenn Sie kurzfristig die Arbeitskapazität erhöhen müssen. Genauso wichtig ist es jedoch, einen klaren Überblick über die bereits in Ihrem Unternehmen vorhandenen Ressourcen zu haben und einen Plan für deren bestmögliche Nutzung zu erstellen.

Oberste Priorität sollte es sein, sicherzustellen, dass Sie immer in der Lage sind, Ihre kritischen Stellen zu besetzen, d. h. diejenigen, die für den täglichen Betrieb des Unternehmens unerlässlich sind. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, immer Mitarbeiter:innen in Reserve zu haben, die Aufgaben mit geringerer Priorität übernehmen können, wenn Sie über genügend Ressourcen verfügen, aber auch einspringen und kritische Aufgaben übernehmen können, wenn die Fehlzeiten hoch sind.

Es ist auch wichtig, einen Plan für Positionen zu haben, die eine spezielle Ausbildung oder Nischenkenntnisse erfordern, die auf dem Arbeitsmarkt schwer zu finden sein könnten.

Die Logistik der spontanen Besetzung von Stellen aufgrund von Abwesenheiten erfordert jedoch fortschrittliche Technologie und Fachwissen. Hier kann der Relevate Workforce Schedule von Randstad helfen. Diese automatisierte App nimmt Ihnen den größten Teil der Arbeit ab. Zunächst werden offene Schichtpositionen automatisch an Ihren riesigen Pool an vorab geprüften Arbeitskräften gesendet. Dann können die Mitarbeiter:innen die Arbeit annehmen oder ablehnen, ohne dass Sie involviert werden müssen, was eine enorme Zeitersparnis für Arbeitgeber:innen mit hohem Arbeitsaufkommen und befristet Beschäftigten bedeutet.

Eine effiziente Personaleinsatzplanung trägt dazu bei, dass Ihnen Mitarbeiter:innen zur Verfügung stehen, die Fehlzeiten ausgleichen können. Außerdem kann sie den Mitarbeiter:innen die nötige Zeit und Flexibilität verschaffen, um sich weiterzubilden und neue Kompetenzen zu erwerben.

Angesichts des aktuellen Arbeitskräftemangels ist es wichtiger denn je, die vorhandenen Talente zu nutzen. Die Umschulung bestehender Mitarbeiter:innen für andere Aufgaben in Ihrem Unternehmen kann helfen, Qualifikationslücken zu schließen, ohne dass neue Mitarbeiter:innen eingestellt werden müssen.

Die Harvard Business Review berichtet, dass die "Bootcamp"-Mentalität vielen Unternehmen geholfen hat, ihre Mitarbeiter:innen auf neue Prozesse umzuschulen. Diese Methode ist besonders effektiv für Fertigungsunternehmen, die ihre Belegschaft schnell auf neue Technologien umstellen müssen, einschließlich der Automatisierung der Produktionslinie.

Darüber hinaus hat der Randstad Workmonitor 2023 ergeben, dass die Arbeitnehmer:innen daran interessiert sind, zu lernen und sich zu verbessern. Und fast ein Drittel von ihnen ist bereit, den Arbeitsplatz zu wechseln, um mehr Entwicklungsmöglichkeiten zu entdecken. Indem Sie also Ihre Mitarbeiter:innen weiterbilden, tragen Sie dazu bei, die Effizienz Ihres Unternehmens zu verbessern und gleichzeitig die Arbeitszufriedenheit zu erhöhen - ein Gewinn für alle Beteiligten.

Unsere Inhouse-Servicelösung kann Ihnen helfen, Ihre Personalressourcen besser zu verstehen und Ihr Personalmanagement zu optimieren, um Unterbesetzungen zu vermeiden. Dabei liegt der Schwerpunkt auf der Planung und Schulung, um Sie beim Einsatz, der Entwicklung und der Bindung Ihrer Talente zu unterstützen.

Unser Betreuungsprogramm 

Grundlegende Bestimmungen wie Arbeitsentgelt und Sozialleistungen sind für Arbeitnehmer:innen natürlich sehr wichtig, aber Arbeitgeber:innen, die starke und dauerhafte Beziehungen zu ihren wertvollsten Mitarbeiter:innen aufbauen wollen, müssen über die Grundvergütung hinausgehen.

Die Gallup-Studie “State of the Global Workplace" befragte Arbeitnehmer:innen in über 160 Ländern. Dabei wurde festgestellt, dass Arbeits- und Lebenszufriedenheit untrennbar miteinander verbunden sind, d. h., dass Mitarbeiter:innen, die bei der Arbeit glücklich sind, auch im Leben glücklich sind - und umgekehrt. Glücklicherweise ist es möglich, ein positives, erfüllendes Arbeitsumfeld zu schaffen, wenn Sie wissen, was Ihre Mitarbeiter:innen wollen.

Der Randstad Workmonitor 2023 hat die Hoffnungen, Träume und Wünsche von Arbeitnehmer:innen aller Altersgruppen unter die Lupe genommen. Dabei wurde festgestellt, dass sich die Einstellung der Arbeitnehmer:innen insgesamt ändert, da die meisten (94 %) eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben wünschen. Darüber hinaus hat fast die Hälfte (48 %) der Arbeitnehmer:innen weltweit schon einmal einen Job gekündigt, der nicht mit ihrem Privatleben vereinbar war.

Die Arbeitnehmer:innen wollen auch mehr von ihrem Job als nur einen Gehaltsscheck. Sie möchten das Gefühl haben, dass sie etwas in der Welt bewirken. 36 % der Arbeitnehmer:innen in Nordwesteuropa bevorzugen es, in einem Unternehmen zu arbeiten, das ihre sozialen und ökologischen Ziele teilt.

Arbeitgeber:innen, die geringe Teilnahmen reduzieren und neue Talente anlocken wollen, müssen sich mit der Bedeutung befassen, die Arbeitnehmer:innen der Flexibilität beimessen, sowohl was den Arbeitsort als auch die Arbeitszeiten angeht. Fast drei Viertel der befragten Arbeitnehmer:innen wünschen sich Flexibilität beim Arbeitsort, aber zum Zeitpunkt der Umfrage hatte nur etwas mehr als die Hälfte die Möglichkeit der Fernarbeit. Darüber hinaus gaben 45 % der Arbeitnehmer:innen an, dass sie keine Stelle annehmen würden, bei der sie ihre Arbeitszeiten nicht bis zu einem gewissen Grad selbst bestimmen können.

Konzepte wie Work-Life-Balance, Flexibilität und der Aufbau eines positiven Arbeitsklimas stehen in direktem Zusammenhang mit Fehlzeiten, denn Menschen, die sich bei der Arbeit wohlfühlen und sich engagieren, nehmen seltener eine Auszeit aufgrund von Problemen wie Stress, Angst und Burnout.

Darüber hinaus erleichtert der Aufbau starker, kooperativer Beziehungen zu den Mitarbeiter:innen ehrliche Gespräche, die Ihnen helfen, Probleme mit Unterbesetzung zu vermeiden.

Ein wichtiger Teil unseres Angebots für unsere Kunden ist unser Betreuungsprogramm, das Teil unserer Inhouse-Services-Lösung ist. Es kann Sie dabei unterstützen, herauszufinden, was Ihren Mitarbeiter:innen wirklich wichtig ist, mit welchen Problemen sie konfrontiert sein könnten und warum Sie hohe Fehlzeiten haben.

Ein weiterer Bestandteil unseres Inhouse-Service-Ansatzes ist, dass ein Berater, wenn möglich, in Ihrem Unternehmen vor Ort ist. So können wir uns aus erster Hand ein Bild von Ihrem Arbeitsplatz machen und erfahren, welche Veränderungen dazu beitragen könnten, Ihre Belegschaft zufriedener, gesünder und sicherer zu machen. Wir wissen, worauf es ankommt, um Mitarbeiter:innen zu motivieren, und können Ihnen bei der Entwicklung von Strategien helfen, die speziell auf Ihre Branche und Ihren Betrieb zugeschnitten sind.

Außerdem werden Sie von einem breiteren Team unterstützt, das einen umfassenderen Blick auf Ihre Einstellungs- und Personalfunktion als Ganzes werfen kann, ohne von Vorurteilen geleitet zu sein.

Ein ganzheitlicher Ansatz

Wenn Unterbesetzung aufgrund von Fehlzeiten zu einem ernsthaften Problem für Ihr Unternehmen wird, müssen Sie nach dynamischen Strategien suchen, die Ihren besonderen Bedürfnissen entsprechen. Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass wirksame Workforce-Management-Lösungen nicht auf eine einzige Methode oder einen einzigen Ansatz zurückzuführen sind, sondern auf eine Reihe von Taktiken, die zusammen positive und dauerhafte Ergebnisse liefern.

Beginnen Sie damit, Ihren Bedarf an Talenten zu ermitteln, und überlegen Sie dann, was Ihnen derzeit zur Verfügung steht. Wenn Sie zunächst die vorhandenen Fähigkeiten und Ressourcen nutzen, können Sie besser erkennen, welche Stellen Sie in Zukunft besetzen müssen. Durch intelligente Rekrutierung und die fachkundige Beratung durch einen HR-Partner werden Sie bald über einen Pool von Zeitarbeitskräften verfügen, die für Zeiten mit Fachkräftemangel in Ihrem Unternehmen bereitstehen.

Sobald Ihr Personal feststeht, sollten Sie überlegen, welche Aufgaben unerlässlich sind, und sicherstellen, dass Sie über Ersatzpersonal für Notfälle verfügen. Wenn eine Umstrukturierung ansteht, müssen Sie künftige Qualifikationslücken ermitteln und festlegen, wer sie füllen soll.

Sie müssen nicht nur reaktionsschnell auf personelle Herausforderungen reagieren, sondern auch proaktiv auf Ihre Mitarbeiter:innen eingehen. Indem Sie arbeitsbezogene Probleme schnell an der Wurzel packen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter:innen eine zufriedenstellende Arbeitserfahrung machen, die sich auf ihr Leben auswirkt.

Schließlich sollten Sie nicht vergessen, dass körperliche Probleme die Liste der Gründe für gemeldete Fehlzeiten anführen. Bieten Sie am Arbeitsplatz Anreize für eine gesündere Lebensweise, z. B. Fitnesskurse, nahrhafte Snacks und Menüoptionen sowie vom Unternehmen gesponserte körperliche Aktivitäten wie das Zählen von Schritten.

Kurz gesagt, Sie müssen einen ganzheitlichen Ansatz für das Personalmanagement verfolgen und Themen wie das Wohlbefinden, das Engagement und die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter:innen ebenso in den Mittelpunkt stellen wie die zentralen HR-Prozesse wie Personaleinsatzplanung und -einstellung.

Randstad kann Sie in verschiedenen Phasen Ihres Einsatzes unterstützen, um Unterbesetzung abzubauen und die Effizienz zu steigern:

• Rekrutierung und Einstellung flexibler Arbeitskräfte bei Bedarf, um die Kapazität Ihrer Belegschaft zu erhöhen
• Pflege und Planung eines Pools von Kontingentarbeitern
• Optimierung der Ausbildung, damit Ihre Mitarbeiter:innen ihr Potenzial voll ausschöpfen können
• Einblicke in die Bestrebungen und Erwartungen der Arbeitnehmer:innen

Dies ist eine aktualisierte Fassung eines Artikels, der ursprünglich am27. Februar 2023 veröffentlicht wurde.