Was ist ein Referenzcheck und warum ist er wichtig?

Studien zeigen, dass etwa 95 % der Unternehmen bereits Referenzchecks im Rahmen des Recruitings durchführen. Allerdings erkennen sie oft nicht den vollen Wert dieser Methode. 

Auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt von heute ist es wichtiger denn je, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen gleich beim ersten Mal die passenden Bewerber:innen einstellt. Wenn Sie es richtig anstellen, kann Ihnen der Referenzcheck dabei helfen, genau das zu erreichen. Zum Beispiel sind Referenzchecks ein ideales Instrument, um festzustellen, ob Bewerber:in und Unternehmen zusammenpassen.

Um das Beste aus Ihrem Referenzchecks herauszuholen, ist es wichtig, genau zu verstehen, was dieses Rekrutierungsinstrument ist, welchen Wert es für den Einstellungsprozess hat und wie Sie die Erkenntnisse gewinnen, die Sie für die Auswahl der richtigen Bewerber:innen benötigen.

Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Bedeutung von Referenzchecks.

Was ist ein Referenzcheck?

Referenzchecks werden in der Regel gegen Ende des Recruitingprozesses durchgeführt. Sie dienen dazu, Erkenntnisse über bestimmte Bewerber:innen zu gewinnen, indem Feedback von aktuellen und ehemaligen Mitarbeiter:innen angefordert wird. Dieses Feedback wird in der Regel eingeholt, indem der Referenzperson eine Reihe von Fragen zu den Bewerber:innen gestellt werden, entweder per Telefon oder per E-Mail.

Der Referenzcheck ist ein recht einfaches Verfahren. Bewerber:innen stellen Ihnen eine Liste mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeiter:innen, Manager:innen und Professor:innen zur Verfügung, die aus erster Hand über ihre Fähigkeiten und Eigenschaften am Arbeitsplatz informiert sind. Anhand der von den Bewerber:innen zur Verfügung gestellten Kontaktdaten müssen Sie die einzelnen Referenzpersonen kontaktieren und ihnen eine Reihe von Fragen stellen, z. B. "Wie beurteilen Sie die Teamfähigkeit des Bewerbers bzw. der Bewerberin?"

Da dieser Prozess in der Regel erst in den späten Phasen des Recruitingprozesses stattfindet, sollten Sie nur einen Referenzcheck bei den Kandidat:innen durchführen, die Sie einstellen möchten.

Das Verfahren mag zwar einfach sein, aber der Trick, um ein nützliches Feedback zu erhalten, besteht darin, die richtigen Fragen zu stellen. Mit anderen Worten: Ein Referenzcheck ist nichts, was Sie ohne einen strategischen Plan durchführen sollten.

Warum sind Referenzchecks wichtig?

Es gibt mehrere Gründe für die Durchführung von Referenzchecks. Hier erfahren Sie die fünf wichtigsten Gründe.

Einholen von relevanten Informationen 

Referenzen sind oft eine der besten Quellen, um arbeitsbezogene Informationen über die Bewerber:innen zu sammeln. Sie können sogar die einzige Quelle außer den Bewerber:innen selbst sein, die aus erster Hand über die Leistung der Bewerber:innen am Arbeitsplatz und ihrer Fähigkeiten informiert ist.

Die richtigen Fragen beim Referenzcheck können Ihnen eine Fülle von Informationen liefern, z. B. über die Stärken und Schwächen der Bewerber:innen, ihre Fähigkeit, Fristen einzuhalten, und ihre Bereitschaft, im Job zu lernen. Dies wiederum kann Ihnen helfen festzustellen, ob die Bewerber:innen die richtigen Fähigkeiten und Eigenschaften für die Stelle besitzen.

Festellung der Eignung für den Arbeitsplatz 

Als HR-Manager:in wissen Sie bereits, dass die richtigen Fähigkeiten nur ein Faktor sind, der bei der Auswahl der richtigen Bewerber:innen berücksichtigt werden muss. Neben der Eignung für die Stelle wollen Sie auch, dass die Bewerber:innen gut zum Chef bzw. zur Chefin und zum Unternehmen passen. 

Mit Hilfe von Referenzchecks können Sie feststellen, ob die Bewerber:innen gut zu Ihnen passt. Denn wer kennt die Bewerber:innen besser als jemand, der tagtäglich mit ihnen zusammenarbeitet. In der Regel können Sie an der Art und Weise, wie die Referenzperson auf die Fragen antwortet, erkennen, ob die Bewerber:innen gut angesehen sind. 

Achten Sie darauf, dass einige Fragen einen direkten Bezug zu Ihrer Unternehmenskultur haben. Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel eine Arbeitsplatzkultur hat, die auf Zusammenarbeit und Teambildung ausgerichtet ist, stellen Sie den Referenzpersonen Fragen über die Fähigkeit des Bewerbers bzw. der Bewerberin, mit anderen zusammenzuarbeiten. Oder fragen Sie nach Beispielen, in denen der/die Bewerber:in in einem Team gearbeitet hat, um ein bestimmtes Projekt zu verwirklichen.

Überprüfung der Angaben der Bewerber:innen 

Einer der wichtigsten Vorteile des Referenzchecks besteht darin, dass er Ihnen helfen kann, die Angaben im Lebenslauf und in der Bewerbung des Bewerbers bzw. der Bewerberin zu überprüfen. Zögern Sie nicht, die Referenzperson zu bitten, einige dieser Informationen zu überprüfen, z. B. die Berufsbezeichnung, die Aufgaben, die Verantwortlichkeiten am Arbeitsplatz, die Ausbildung und die Fähigkeiten. In der Tat können derzeitige und ehemalige Mitarbeiter:innen die Fähigkeiten und Fertigkeiten der Person oft am besten beurteilen.

Dabei ist es auch wichtig zu wissen, dass Referenzen oft ihre persönliche Meinung abgeben, die auf einer Vielzahl von Faktoren beruhen kann. Denken Sie daran, dass die meisten Bewerber:innen nur die Namen von Referenzen angeben, von denen sie wissen, dass sie etwas Gutes über sie sagen werden. Um sich Klarheit über einige dieser Antworten zu verschaffen, sollten Sie unbedingt Folgefragen stellen. Wenn die Referenzperson beispielsweise angibt, dass die Person eine gute Führungspersönlichkeit ist, sollten Sie nachfragen, welche besonderen Führungsqualitäten der/die Kandidat:in hat.

Erkennen von Warnsignale 

Ein weiterer Vorteil von Referenzchecks ist, dass sie Sie auf mögliche Probleme mit dem Bewerber bzw. der Bewerberin aufmerksam machen können. Wenn zum Beispiel die Antworten der Referenzperson nicht mit dem Lebenslauf und der Bewerbung der Person übereinstimmen, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass die Person einige seiner Fähigkeiten und Erfahrungen beschönigt hat.

Das Arbeitszeugnis kann auch unbeabsichtigt auf schädliche Verhaltensweisen am Arbeitsplatz hinweisen, z. B. häufige Abwesenheit, Unpünktlichkeit, Streitsucht und Beleidigungen.

Ein weiterer Warnsignal, auf den Sie beim Referenzcheck achten sollten, ist, wenn die Referenzperson einfache Fragen zumBewerber bzw. zur Bewerberin nicht beantworten kann. Dies kann darauf hindeuten, dass die Referenzperson und der Bewerber bzw. die Bewerberin nicht eng zusammengearbeitet haben, so dass die Referenzperson die Leistung der Person am Arbeitsplatz nicht am besten beurteilen kann.

Tipps für die Durchführung eines Referenzchecks

Bei der Durchführung von Referenzchecks sollten Sie einige Dinge beachten, z. B.:

Genügend Zeit einplanen

Referenzprüfungen sind für den Einstellungsprozess sehr wertvoll, können jedoch sehr zeitaufwändig sein. Wenn Sie dies telefonisch tun, nehmen Sie sich genügend Zeit, um die Anzahl der erforderlichen Überprüfungen der Referenzen ordnungsgemäß durchzuführen. Sie können auch eine automatisierte Referenzprüfungssoftware wie unsere Relevate Reference verwenden, um den Vorgang in einem Bruchteil der Zeit abzuschließen.

Direkte, offene Fragen stellen

Machen Sie nicht den Fehler, eine Reihe von Ja- oder Nein-Fragen zu stellen. Diese Art der Befragung ist wenig aussagekräftig und behindert die Fähigkeit der Referenzperson, einen Einblick in die tatsächlichen Fähigkeiten der Bewerber:innen zu geben. Halten Sie sich stattdessen vor allem an offene Fragen, die der Referenzperson viel Zeit lassen, um Einzelheiten über die Fähigkeiten des Bewerbers bzw. der Bewerberin zu nennen.

Arbeitszeugnisse anfordern

Es ist eine bekannte Tatsache, dass Bewerber:innen am ehesten die Namen von Referenzen angeben, denen sie vertrauen, um eine positive Bewertung abzugeben. Diese Praxis lässt sich zwar nicht wirklich unterbinden, aber Sie können von Bewerber:innen verlangen, dass sie nur Namen von Personen angeben, mit denen sie derzeit zusammenarbeiten oder in der Vergangenheit zusammengearbeitet haben. Sie können auch verlangen, dass Bewerber:innen keine Familienmitglieder als Referenzen angiben, selbst wenn sie bereits mit ihnen zusammengearbeitet haben. Wenn Sie diese Maßnahmen ergreifen, können Sie die Qualität der Referenzen verbessern, indem Sie sicherstellen, dass sie aus erster Hand über die Fähigkeiten der Bewerber:innen am Arbeitsplatz informiert sind.

Ihre rechtliche Verantwortung verstehen

Sie müssen wissen, wo die rechtlichen Grenzen für den Referenzcheck liegen. In vielen Regionen ist es Arbeitgeber:innen beispielsweise nicht gestattet, persönliche Informationen über die Bewerber:innen zu erfragen, z. B. ob sie verheiratet sind oder Kinder haben. Diese rechtlichen Grenzen gelten in der Regel auch für Referenzen. Es ist wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, sich mit Ihrem Rechts- und Datenschutzteam in Verbindung zu setzen, um die rechtlichen Grenzen in Ihrem speziellen Bereich besser zu verstehen und Probleme mit der Einhaltung der Vorschriften zu vermeiden.

Fragen vorbereiten

Es empfiehlt sich auch, vor Beginn eines Referenzchecks eine Liste mit vorbereiteten Fragen bereitzuhalten. Dieser Schritt kann Ihnen nicht nur dabei helfen, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass Sie relevante Informationen sammeln, sondern er kann Ihnen auch helfen, diese Art von Compliance-Problemen zu vermeiden.

Beispiele für Fragen zum Referenzcheck

Bevor Sie die Referenzchecks durchführen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die Meinung der anderen Mitglieder des Einstellungsteams einzuholen. Bitten Sie sie, auf Bereiche in der Bewerbung des Bewerbers bzw. der Bewerberin hinzuweisen, die mehr Input erfordern, oder auf Bereiche, die Anlass zur Sorge geben. Sie können diese Informationen nutzen, um während des Gesprächs mit der Referenzperson sehr berufsspezifische Fragen zu stellen.

In der Regel beginnen Referenzchecks mit einigen grundlegenden Fragen, die lediglich bestätigen sollen, dass die Referenz tatsächlich mit dem/der Bewerber:in zusammengearbeitet hat. Zum Beispiel:

• In welchem Zeitraum haben Sie mit dem/der Bewerber:in gearbeitet?
• Was war die Aufgabe der Person?
• Welche spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten hatte der/die Bewerber:in in seiner/ihrer Funktion?

Dann können Sie zu arbeitsbezogenen Fragen übergehen, wie zum Beispiel:

• Wie beurteilen Sie die Fähigkeit des Bewerbers bzw. der Bewerberin, mit stressigen Situationen umzugehen?
• Wie gut ist der/die Kandidat:in mit Konflikten am Arbeitsplatz umgegangen?
• Wie sind die Arbeitsfähigkeiten des Bewerbers bzw. der Bewerberin im Vergleich zu anderen Bewerber:innen in ähnlichen Positionen?
• Wissen Sie, warum der:die Kandidat:in gekündigt hat?
• Würden Sie den/der Bewerber:in für diese Stelle wieder einstellen oder empfehlen?

Geben Sie der Referenzperson außerdem die Möglichkeit, zusätzliche Angaben zum/zur Bewerber:in zu machen, etwaige Bedenken zu äußern oder bereits gegebene Antworten zu präzisieren.