Digitale Alternativen in die konzernweite Kommunikation einzubinden, das war für Unternehmen längst Usus. Beinahe die gesamte interne und externe Kommunikation ausschließlich auf digitalen Kanälen zu bestreiten, das war eine Erfahrung die im Zuge des Corona-Shutdowns für viele Belegschaften ein Novum darstellte. Die Situation um COVID-19 hat damit aber nur einem Thema Brisanz verliehen, das ohnehin auf der Agenda sämtlicher Führungspersonen steht: digitale Transformation.
Digitale Kommunikation und ihr fragmentarisches Dilemma
Die physische Distanzierung wurde während der Corona-Krise lediglich greifbarer. Sie ist aber längst intrinsischer Mechanismus einer grundlegenden Dialogwende. Mehr und mehr Arbeitgeber schaffen – abseits von COVID-19 – mit Home-Office-Tagen attraktivere Arbeitsbedingungen. Selbstständige und Freelancer fügen sich als natürliches Puzzle-Teil in dezentrale Teams ein. Dazu kommen internationale Netzwerke und Niederlassungen in ganz Europa und darüber hinaus.
Dieser Entwicklung entsprechend nutzen Teammitglieder immer öfter digitale Kommunikationswege wie Chatrooms, Videokonferenzen oder auch File-Sharing für nahtloses Zusammenfließen einzelner Projekt-Beiträge. All diese Optionen zum Informationsaustausch teilen eine Gemeinsamkeit: Sie bieten nur Fragmente einer Unterhaltung mit einem Menschen, der in Fleisch und Blut vor einem stünde. Mimik, Gestik, Tonalität der Stimme stellen bedeutende Informationsträger dar und stehen bei einer digitalen Kommunikation manchmal gar nicht, manchmal nur bedingt zur Verfügung.
Das Fehlen einzelner oder mehrere Fragmente einer Unterhaltung erschwert die erfolgreiche Verständigung und hemmt in der Folge auch die Produktivität. Dabei wird die dialogische Wende bei Instant-Messaging und Video-Chat nicht stehen bleiben. Automatisierte Dialogsysteme wie Bots, Sprachassistenzsysteme und soziale Roboter mit künstlicher Intelligenz werden in Zukunft noch ganz neue Herausforderungen mit sich bringen.
Check-Liste für produktive Nähe inmitten digitaler Distanz
Damit die räumliche Barriere zwischen Telearbeitenden nicht automatisch zu einer sozialen Distanzierung und Reibungsverlusten im Projektfortschritt führt, fasst diese kleine Check-Liste zusammen, wie manch fehlendes Dialog-Fragment ausbalanciert werden kann.
Empfindungen verbalisieren:
Nachdruck, Bedeutsamkeit, Dringlichkeit – Dimensionen wie diese können selbst bei Telefonkonferenzen (ohne Video-Funktion) schwer herausgelesen werden – bei schriftlichen Nachrichten ohnehin nicht. Das natürliche Mittransportieren beim körperlich anwesenden Gespräch entfällt. Vergessen Sie also nicht, Empfindungen, Erwartungen und die zugehörige Intensität konkret in Worte zu fassen.
Responsivität aktivieren:
Bei einem längeren Monolog erkennen Vortragende an den Gesichtern ihrer Zuhörer und an ihrer Körpersprache, ob sie noch aufmerksam sind, ob sie zustimmen oder allgemeine Verwirrung herrscht. Holen Sie sich dieses Feedback aktiv ab und fragen Sie zwischendurch im Gruppenchat oder bei der Telekonferenz nach, ob alles soweit klar ist.
Minenfelder umwandern:
Ironie ist selten gut Freund mit Harmonie. Bei verschriftlichter Sprache geht der lustvoll-komische Charakter meist verloren. Durch das programmierte Missverstehen können Sympathiewerte rasch sinken und Ärger Raum machen. Intelligente, rhetorische Drahtseilakte einfach fürs nächste persönliche Treffen in petto halten.
Respekt wahren:
Großbuchstaben stellen keinen adäquaten Ersatz für klare, präzise Wortwahl dar. Versalien sorgen in Text-Messages nicht per se für mehr Klarheit. Es bleiben die gleichen Worte, die auf dieselbe Weise individuell interpretiert und auch missverstanden werden können. Da diese Schreibart zudem häufig als Schreien wahrgenommen wird, sollte aus Respektsgründen darauf verzichtet werden. Auch im Chatroom auf Rechtschreibung zu achten und persönliche Differenzen auf ein Telefonat zu zweit zu verlagern, gehören zum guten Ton.
Das passende Medium wählen:
Während Chatgruppen eine gute Wahl für eher informelle Rückfragen bieten, sind tragende Informationen besser in einem E-Mail aufgehoben. Die Diskussion komplexer Themen und Strategien sollte hingegen nicht in einem Massenmail abgefertigt werden. In einer Videokonferenz fließen die verschiedenen Beiträge weitaus produktiver ineinander. File-Sharing bringt raschen Fortschritt bei der Zusammenarbeit an konkreten Dokumenten.
Fluiden Austausch beibehalten:
Schnell ins Büro des Kollegen hineinschauen – liegt ja am Weg zum Meetingraum – ein paar nette Worte wechseln und ihn ganz nebenbei updaten und mit ins Boot holen. Isoliert im Home-Office ohne die Aussicht auf eine aufmunternde, soziale Begegnung kann das Pendel durchaus mehr in eine exkludierende Richtung ausschlagen. Bewahren Sie sich auch aus der Distanz die gute Angewohnheit, fachlich relevante Partner in Ihre Entscheidungen und Prozesse einzubinden.
Teilen Sie diese Check-Liste mit Kollegen und Mitarbeitern für ein produktives Miteinander über die digitalen Tools hinweg. Viel Erfolg in der neuen, dialogischen Unternehmens-Realität!
