Möchten Sie Ihre Ausgaben für Zeitarbeiter senken?

Diese Schritte helfen Ihnen, Ihre Ausgaben möglichst gering zu halten, obwohl sie die Komplexität erhöhen und zusätzliche interne Ressourcen erfordern.

Wenn Ihr Unternehmen dem allgemeinen Trend folgt, sind temporäre Arbeitnehmer mittlerweile wahrscheinlich zu etwas Alltäglichem geworden. Laut Deloitte geben 77 Millionen Personen in Europa, Indien und den USA offiziell an, freiberuflich tätig zu sein, und die Hälfte der befragten Arbeitgeber bestätigten, dass Vertragsarbeitnehmer einen wesentlichen Anteil ihres Personals ausmachen. Schätzungen von McKinsey zufolge gehen insgesamt 162 Million Menschen einer Art freiberuflichen Tätigkeit oder sogenanntem „Gig-Working“ nach. Staffing Industry Analysts gehen davon aus, dass der Umsatz aus der Human Cloud im Jahr 2017 um 65 % zunahm.

Der Anteil vorübergehender Arbeitskräfte wächst eindeutig schneller als jener der permanenten Angestellten. Dadurch entstehen für Unternehmen neue Möglichkeiten, ihre Ressourcenstrategie agiler zu gestalten, da sie nun Zugriff auf einen zunehmenden Talentepool haben und deutlich Kosten sparen können. Der vermehrte Einsatz vorübergehender Arbeitnehmer hat viele Vorteile, stellt manche Arbeitgeber aber auch vor neue Herausforderungen und zunehmende Komplexität.

Je nach Anzahl der flexiblen Arbeitnehmer machen die Kosten für vorübergehendes Personal nur einen kleinen oder aber einen wesentlichen Anteil des Unternehmensbudgets aus. Viele kleine, mittlere und große Unternehmen schaffen es nicht, ihre Ausgaben entsprechend zu senken, die Skaleneffekte gewinnbringend zu nutzen, ihre Versorgungskette korrekt zu verwalten und die Personalbeschaffungsprozesse zu optimieren. Das führt dazu, dass das große Kosteneinsparungs- und Effizienzsteigerungspotential nicht ausgeschöpft wird, obwohl vorübergehende Arbeitnehmer einen immer größeren Anteil ihrer Personalkosten ausmachen. 

Beim Analysieren der Kosten, die Ihrem Unternehmen durch vorübergehende Arbeitskräfte entstehen, sollten Sie zuerst alle direkten und indirekten Kosten auflisten.

Direkte Kosten.

Diese sind leicht zu erkennen. Die Kosten, die durch den Einsatz eines Zeitarbeitnehmers entstehen, entsprechen den Stunden, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums (pro Tag/Woche/Monat) geleistet werden. Oft werden Entscheidungen über Kandidatenlisten ausschließlich anhand der Stundensätze gefällt, wobei die anfallenden Kosten dem niedrigsten Stundensatz entsprechen sollten, sofern sonst keine Unterschiede bestehen. Den meisten Zeitarbeitnehmer-Managern ist jedoch bewusst, dass die Qualität der Arbeitskräfte nicht ausser Acht gelassen werden darf, da sie großen Einfluss auf Faktoren wie Produktionszeit, Schulungskosten und Arbeitsmoral hat. Weitere direkte Kosten können durch interne Mitarbeiter, die direkt für die Verwaltung von Zeitarbeitnehmern verantwortlich sind, technologische Lösungen wie Anbietermanagementsysteme sowie Fehlzeiten, Schulungen, Personalmanagement und digitale Investitionen entstehen.

Indirekte Kosten.

Oft machen Ausgaben, die nur schwer nachverfolgt werden können, einen wesentlichen Anteil der Gesamtkosten für vorübergehende Arbeitnehmer aus. Manager, die nur mit einer Aufgabe betreut sind, können ihre Zeit leicht verrechnen, aber was ist mit der Zeit, die Personalchefs, die Personalbeschaffungsabteilung, die Rechtsabteilung und andere Funktionen für die Einstellung von vorübergehenden Arbeitnehmern aufwenden? Sicherheitsüberprüfungen, unerwartet lange Personalbeschaffungszeiten, eine starke Fluktuation und informelle Schulungen können insgesamt zu einem nicht zu vernachlässigenden Kostenaufwand führen. Auch andere indirekte Kosten wie Personalverwaltung, Schichtplanung und Stellen, die erst nach langer Zeit besetzt werden können, sollten ebenfalls berücksichtigt werden.

Gesetzliche Auflagen.

Ein wichtiger und sehr ressourcenintensiver Punkt ist die Erfüllung gesetzlicher Auflagen. Unabhängig davon, ob die Überprüfung der regionalen und nationalen Gesetzeskonformität des Personalbeschaffungsprozesses intern oder extern erfolgt, sollten Sie den damit verbundenen Zeit- und Wissensaufwand nicht unterschätzen, vor allem angesichts der zunehmenden Regulierung der Beschäftigung von unabhängigen Vertragsarbeitnehmern. Die Erfüllung gesetzlicher Auflagen sollte außerdem auch mit den Zulieferern ausführlich besprochen werden, wenn Sie zusätzliche Zeitarbeitnehmer einstellen. 

Unternehmen, in denen diese Ausgaben ausführlich untersucht werden, sind eher in der Lage, Lücken und Widersprüche im Personalmanagement zu erkennen, was Kosten spart und die Produktion ankurbelt. Verfügen sie jedoch intern über das erforderliche Know-how, um dies effektiv zu erledigen? Können diese Analysen kontinuierlich durchgeführt werden, um ein nachhaltiges Programm zu ermöglichen?

Unternehmen, die die nötigen Ressourcen aufwenden, können das. Es braucht allerdings Einsatzbereitschaft, Änderungsmanagement und Unterstützung durch die Geschäftsführung. Viele Unternehmen bauen sich selbstständig einen hervorragenden Pool vorübergehender Arbeitskräfte auf, was jedoch mit einem enormen Aufwand interner Ressourcen verbunden ist.

Externer Partner

Alternativ können Sie einen externen Partner suchen, der Ihnen die erforderliche Expertise, Prozessexzellenz und technologische Anleitung zur Verfügung stellt. Mit schlüsselfertigen Lösungen können Unternehmen ihre Ziele schnell erreichen und ihre Ausgabenmethodik entsprechend anpassen, um eine gesetzeskonforme Beschäftigung flexibler Arbeitskräfte sicherzustellen und Kosten einzusparen. Darüber hinaus haben externe Partner umfassende Erfahrung mit Unternehmen wie dem Ihren und wissen daher genau, welche Vorgehensweisen zum Erfolg führen. So erreichen Sie genau das, was Sie angestrebt haben.

Wenn Sie sich für eine externe Lösung entscheiden, sollten Sie zunächst einen Ausgangswert festlegen, mit dem Sie die Kosten Ihrer vorübergehenden Arbeitskräfte vergleichen. So können Sie klare Messwerte entwickeln, die Ihnen als Basis eines kontinuierlichen Vierbesserungsprozesses dienen, durch den nicht nur Kosten gespart, sondern auch der mit der Besetzung von Stellen verbundener Zeitaufwand, die Qualität der Bewerber und das Gesamtergebnis verbessert werden.  

Welches Modell eignet sich am besten für Ihr Unternehmen? Es gibt mehrere Möglichkeiten: interne Leistungsträger, Managed-Service-Programme oder Angebote auf Entgeltbasis. Um herauszufinden, welche Lösung am besten Ihren Bedürfnissen entspricht, müssen Sie Ihre Situation selbst analysieren, aber viele Anbieter sind gerne bereit, Ihnen dabei zu helfen. Das Wichtigste ist, dass Sie nicht vergessen, alle Lösungen genau zu untersuchen und zu vergleichen, um jene zu finden, die am besten zu Ihnen passt.

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