Bewerbungsgespräche führen: Verfolgen Sie den optimalen Ansatz, um Top-Mitarbeiter zu finden?

Der Recruiting-Prozess besteht aus vielen wichtigen Elementen – von der Erstellung aussagekräftiger Stellenbeschreibungen, die ein genaues Bild von der Position geben und hochkarätige Bewerber anziehen sollen, bis hin zur gewissenhaften Überprüfung von Referenzen.

Was die Kompetenzbewertung angeht, ist eine der wichtigsten Phasen im Einstellungszyklus das Vorstellungsgespräch. Hier versucht man, mehr zu erfahren, als das, was in Lebensläufen und LinkedIn-Profilen gefunden werden kann. Vorstellungsgespräche geben Ihnen die Möglichkeit, mehr über die Erfahrungen und Fähigkeiten eines Bewerbers zu erfahren, aber auch tiefer in seine Persönlichkeit einzutauchen und herauszufinden, was ihn zu einer einzigartigen Person macht. Das ist entscheidend, wenn Sie beurteilen wollen, wie gut diese Person zu ihren potenziellen Kollegen, ihrem Vorgesetzten und Ihrem Unternehmen als Ganzes passen würde.

Vor diesem Hintergrund lohnt es sich, darüber nachzudenken, wie Sie Ihre Interviewstrategie anpassen können, um den maximalen Nutzen aus dem Prozess zu ziehen und erstklassige Mitarbeiter zu finden.

In diesem Blog wollen wir uns ansehen, wie Sie einen dreistufigen Ansatz verfolgen können, der die folgenden Phasen umfasst:

• Planung und Vorbereitung
• Das Vorstellungsgespräch
• Nachbereitung nach dem Vorstellungsgespräch

Planung und Vorbereitung

Wie so ziemlich alle Aspekte der Arbeit der Personalabteilung und in einem Unternehmen im Allgemeinen, ist auch der Interview-Prozess effizienter und produktiver, wenn er vorher gründlich geplant wurde. Sie haben nur ein kleines Zeitfenster, um so viel wie möglich über jeden Bewerber zu erfahren. Daher ist die Vorbereitung entscheidend, wenn Sie das Beste aus jedem Vorstellungsgespräch herausholen wollen.

Praktisches

Zu Beginn sollten Sie sich vergewissern, dass Sie die richtigen praktischen Vorkehrungen getroffen haben, um einen reibungslosen und pünktlichen Ablauf des Vorstellungsgesprächs gewährleisten zu können. Das bedeutet, dass Sie die Reservierung von Besprechungsräumen im Büro sichergestellt und dass Sie genügend Zeit eingeplant haben, um ein ausführliches Gespräch führen zu können. Sie sollten auch darauf achten, dass Sie sich bereits vor dem Meeting etwas Zeit freigeschaufelt haben, damit Sie pünktlich beginnen können, und auch direkt danach, damit Sie Ihre Gedanken und Eindrücke festhalten können.

Denken Sie daran, dass es im Vorstellungsgespräch nicht nur darum geht, dass Ihr Unternehmen Arbeitssuchende bewertet. Es ist auch für die einzelnen Bewerber die Gelegenheit, Sie besser kennen zu lernen und sich ein klares Bild davon zu machen, ob sie für Sie arbeiten möchten oder nicht.

Probleme wie ein verspäteter Beginn des Gesprächs oder ein Durcheinander bei der Buchung von Besprechungsräumen werfen schnell ein schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen und erhöhen das Risiko, dass begehrte Kandidaten ihre Talente anderswo einsetzen.

Machen Sie sich über den Bewerber schlau

Ein weiterer wichtiger Teil der Planung und Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs besteht in der Recherche über die Person, die sich für die Stelle bewirbt. 

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um alle Informationen zu überprüfen, die Sie über diese Person haben, von den Fähigkeiten, Erfahrungen, Qualifikationen und anderen Merkmalen, die in ihrem Lebenslauf aufgeführt sind, bis hin zu allem, was Sie ihrem LinkedIn- oder Xing-Profil entnehmen können. Sie sollten sich auch überlegen, wie genau Sie die Aktivitäten des Bewerbers auf anderen Social-Media-Plattformen untersuchen möchten, um sich ein detaillierteres Bild von Ihrem potenziellen Mitarbeiter zu machen.

Wenn Sie sich mit den einzelnen Bewerbern bei der Vorbereitung genau auseinandersetzen, hilft Ihnen das bei der nächsten Phase der Gesprächsvorbereitung: der Planung Ihrer Fragen.

Fragen vorbereiten

Einige der Fragen, die Sie in Vorstellungsgesprächen stellen, werden für jeden Gesprächspartner in etwa gleich sein. Bei der Beurteilung der Eignung für Positionen im Office oder im Verwaltungsbereich sollten Sie zum Beispiel folgende Fragen stellen:

• Was waren die wichtigsten Verantwortungsbereiche in Ihrem letzten Job?
• Können Sie ein Problem beschreiben, mit dem Sie in Ihrem letzten Büro konfrontiert waren und wie Sie es gelöst haben?
• Welche Aspekte Ihrer letzten Stelle waren für Sie mit Stress verbunden?
• Wie gingen Sie damit um?

Aus Gründen der Fairness und Konsistenz ist es wichtig, bestimmte Kernfragen zu haben, die Sie jeder Person stellen. Aber es wird auch Fälle geben, bei denen Sie Ihre Fragen auf die einzelnen Personen zuschneiden müssen. Vielleicht möchten Sie einige Bewerber z. B. nach Lücken in ihrem beruflichen Werdegang fragen oder danach, was sie in bestimmten früheren Positionen gelernt haben.

Sie können sich auch einige ungewöhnliche oder offene Interviewfragen ausdenken, die den Bewerber dazu bringen, über den Tellerrand hinauszuschauen und auf eine natürlichere, improvisierte Weise zu kommunizieren. Wenn Sie die Bewerber so dazu ermutigen, von formelhaften oder einstudierten Antworten abzuweichen, erfahren Sie mit Sicherheit noch etwas mehr über sie.

Fragen beantworten

Behalten Sie im Hinterkopf, dass Vorstellungsgespräche nicht nur eine Gelegenheit für Sie sind, Kompetenzen der Bewerber zu bewerten, sondern auch eine Chance für Bewerber, mehr über Ihr Unternehmen zu erfahren. Sie bieten Ihnen eine weitere Möglichkeit, Ihr Unternehmen bei den Bewerbern bekannt zu machen.

Sie sollten daher darauf vorbereitet sein, den Interviewpartnern mehr über Ihr Unternehmen zu erzählen und gegebenenfalls Fragen zu beantworten.

Wenn Sie sich auf Bewerbungsgespräche vorbereiten, können Sie sich mögliche Fragen der Bewerber überlegen, wie zum Beispiel:

• Was ist die Geschichte hinter Ihrem Geschäft und Ihrer Marke?
• Was sind die Alleinstellungsmerkmale des Unternehmens?
• Welchen Herausforderungen müssen Sie sich derzeit stellen?
• Warum ist diese Rolle derzeit verfügbar?
• Wie zeigen Sie Ihren Mitarbeitern gegenüber Anerkennung und entlohnen sie?
• Welche Ziele hat sich das Unternehmen für die nächsten Jahre gesetzt?

Das Bewerbungsgespräch

Wenn das tatsächliche Vorstellungsgespräch gekommen ist, sollten Sie eine möglichst klare Vorstellung davon haben, wie es verlaufen soll und welche Erkenntnisse Sie sich davon erhoffen. Für viele Unternehmen ist es wichtig, sich bei der Bewertung von Bewerbern auf drei spezielle Bereiche zu konzentrieren:

• Eignung für die Position
• Eignung für den Vorgesetzten
• Eignung für das Unternehmen

Dies kann Ihnen dabei helfen, sich ein umfassendes Bild von den Kompetenzen und vom Potenzial einer Person zu machen, sowie davon, ob sie mit Ihrer Unternehmenskultur und den Mitarbeitern, mit denen sie zusammenarbeiten wird, harmonieren würde.

Ein guter Start

Einige Bewerber sind vor allem zu Beginn des Gesprächs bestimmt nervös. Daher sollten Sie sich überlegen, wie Sie sie beruhigen können. Sie könnten bspw. selbst ein ruhiges Verhalten an den Tag legen, beiläufige Fragen dazu stellen, ob sie gut zu Ihnen gefunden haben, oder einen allgemein unbeschwerten Ton anschlagen, der den Kandidaten hilft, sich zu entspannen und letztlich frei zu sprechen. Das ist wichtig, da es andernfalls schwierig ist, eine genaue Vorstellung davon zu bekommen, wie jemand in Ihr Unternehmen passen würde, wenn er sich aufgrund seiner Nervosität anders verhält als sonst.

Zu Beginn des Gesprächs sollten Sie sich auf jeden Fall vorstellen und kurz über Ihren Hintergrund und Ihre Rolle im Unternehmen sprechen sowie über das Unternehmen selbst. Erklären Sie auch, warum Sie für diese Position gerade jemanden suchen.

Bevor Sie in das eigentliche Gespräch einsteigen, sollten Sie sich auch einen Moment Zeit nehmen, um zu erklären, wie das Gespräch ablaufen wird, wie lange es etwa dauern wird und wie es danach weitergeht.

Sobald Sie und der Bewerber sich vorgestellt haben und erörtert wurde, wie das Vorstellungsgespräch ablaufen wird, können Sie dazu übergehen, die Eignung des Kandidaten für genau diese Stelle und Ihr Unternehmen zu eruieren.

Eignung für die Position

Zu bewerten, ob ein Bewerber alle Eigenschaften mitbringt, um die anfallende Arbeit auf hohem Niveau erledigen zu können, sollte bei jedem Vorstellungsgespräch an erster Stelle stehen. Sie sollten nach Mitarbeitern suchen, die über die notwendigen Kernkompetenzen und Erfahrungen für die Stelle verfügen, aber auch wirklich daran interessiert sind, gute Arbeit zu leisten und sich in Ihrem Unternehmen weiterzubilden und zu entwickeln.

Es gibt viele mögliche Fragen, die Ihnen dabei helfen können, die Eignung für die Position zu bewerten, wie z. B.:

• Was hat Ihr Vorgesetzter in Ihrer letzten Leistungsbeurteilung als Ihre größten Stärken angeführt?
• Was waren Ihre wichtigsten Bereiche mit Verbesserungspotenzial?
• Welche Aspekte dieser Position sind Ihrer Meinung nach die interessantesten und spannendsten?
• Welche Bereiche würden Ihrer Meinung nach eine Herausforderung darstellen?

Die meisten Ihrer Fragen werden Sie vorab vorbereiten. Basierend auf den Antworten, die der Bewerber gibt, sollten Sie aber auch bereit sein, zu improvisieren und weiterführende Fragen zu stellen. Vielleicht möchten Sie, dass der Kandidat einen bestimmten Punkt genauer ausführt, oder es kann notwendig sein, eine Frage umzuformulieren oder abzuändern, um eine aufschlussreichere Antwort zu erhalten.

Achten Sie im Verlauf des Gesprächs genau darauf, wie der Bewerber seine Antworten formuliert, und notieren Sie alles, was Ihnen auffällt. Wenn Sie z. B. eine Frage zu Fehlern oder Schwächen in der Vergangenheit stellen, achten Sie auf Anzeichen dafür, dass der Gesprächspartner sich seiner Unzulänglichkeiten bewusst ist, aber darauf bedacht ist, seine Fähigkeiten zu entwickeln und zu erweitern. Jemand, der gewissenhaft und lernwillig ist, ist vielleicht eine bessere Wahl als jemand, der zwar technisch kompetent ist, dem es aber an Motivation fehlt.

Eignung für den Vorgesetzten

Die Beziehungen zwischen Führungskräften und Mitarbeitern sind ein entscheidender Faktor für den allgemeinen Zustand, die Effizienz und die Produktivität Ihres Unternehmens. Daher sollten Sie immer versuchen, zu beurteilen, wie gut ein Kandidat mit seinem zukünftigen Chef harmonieren würde.

Passen Sie Ihre Fragen so an, dass Sie Antworten erhalten, die Ihnen auch tatsächlich helfen, zu beurteilen, ob ein Kandidat die Werte und die allgemeine Einstellung der Person teilt, mit der er zusammenarbeiten wird, und ob sie beide dieselbe Vorstellung davon haben, was diese Position beinhaltet.

Sie könnten hier beispielsweise fragen:

• Erzählen Sie etwas über den besten Vorgesetzten, den Sie jemals hatten, und warum Sie so gerne mit ihm zusammengearbeitet haben.
• Können Sie ein Beispiel anführen, wo Sie es schwierig fanden, mit einem bestimmten Vorgesetzten zusammenzuarbeiten?
• Warum genau gefiel Ihnen die Herangehensweise dieser Führungskraft nicht? Wie sind Sie mit der Situation umgegangen?

Sie können dann die Antworten des Bewerbers im Kontext der in Ihrem Unternehmen üblichen Führungsstile analysieren. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn die Person, mit der der Bewerber zusammenarbeiten würde – ob das nun Sie sind oder jemand anderes – einen besonderen Führungsstil pflegt oder auf seine eigene Art mit Mitarbeitern kommuniziert bzw. diese motiviert.

Eignung für das Unternehmen

Indem Sie herausfinden, wie gut sich ein potenzieller Mitarbeiter in Ihr Unternehmen integrieren würde, können Sie jene Kosten, die mit einer schlechten Personalentscheidung einhergehen, vermeiden. Es kann sich dabei um die Kosten handeln, die mit der erneuten Ausschreibung der Stelle verbunden sind, bis hin zu den Produktivitätsverlusten, die auftreten, solange die Stelle unbesetzt bleibt. Die Eignung eines Bewerbers für Ihr Arbeitsumfeld, die vorhandenen Mitarbeiter und Ihre Unternehmenswerte sollte ein wesentliches Thema im Gespräch sein.

Sie können beginnen, sich ein Bild von diesen Eigenschaften zu machen, indem Sie Fragen stellen wie:

• Für welches der Unternehmen, in denen Sie bisher angestellt waren, haben Sie am liebsten gearbeitet und warum?
• Erzählen Sie mir etwas über eine Zeit, in der Sie Teil eines sehr erfolgreichen Teams waren.
• Was war der Schlüssel zum Erfolg dieses Teams?
• Was wissen Sie über unser Unternehmen?

Wichtige Indikatoren, auf die Sie bei den Antworten achten sollten, sind die häufige Verwendung von „wir“, „uns“ und „unser“ anstelle von „ich“, „mir“ und „mein“. Dies können Sie als Zeichen dafür werten, dass diese Person ein natürlicher Teamplayer ist. Konflikte und Meinungsverschiedenheiten am Arbeitsplatz sind unvermeidlich. Deswegen ist es essentiell, dass der zukünftige Mitarbeiter in der Lage ist, mit solchen Situationen umzugehen.

Zu bewerten, ob ein Kandidat zum Unternehmen passt, ist einer der Punkte im Recruiting-Prozess, bei dem der Einsatz von digitalen Hilfsmitteln von Vorteil sein kann, insbesondere in heutigen Zeiten von Remote-Recruiting und Remote-Onboarding. Tools wie Modern Hire bieten Ihnen die Möglichkeit, während des Interviews Videos zu zeigen, die einen Einblick in das Leben in Ihrem Unternehmen geben, oder auch reale Szenarien und Fallstudien zu präsentieren, über Sie mit Ihren Interviewpartner sprechen können.

Nachbereitung

Wenn Sie all Ihre Fragen gestellt, die Bewertung abgeschlossen und dem Gesprächspartner die Möglichkeit gegeben haben, eigene Fragen zu stellen, können Sie das Gespräch beenden, indem Sie dem Bewerber für seine Teilnahme danken und nochmals die nächsten Schritte erklären. Besonders wichtig ist es, zu kommunizieren, wie und wann der Bewerber mit einer Rückmeldung rechnen kann.

Nehmen Sie sich direkt nach dem Vorstellungsgespräch Zeit, Ihre ersten Gedanken und Eindrücke zu notieren.

Es könnte nützlich sein, sich hierbei folgende Fragen zu stellen:

• Was sind die eindeutigen Stärken und Schwächen des Bewerbers?
• Können Lücken in seinen Fähigkeiten und Erfahrungen durch Schulungen und Weiterentwicklung geschlossen werden?
• Passt diese Person gut zum Rest des Teams und zum Unternehmen?

Sobald Sie sich Ihrer eigenen Gedanken über den Kandidaten bewusst geworden sind, können Sie, bevor Sie eine Entscheidung über das weitere Vorgehen treffen, alle Ergebnisse und Erkenntnisse aus dem Interview mit relevanten Kollegen und Stakeholdern teilen. Auch diese Aufgabe kann Ihnen ein Tool wie Modern Hire erleichtern.

Bedenken Sie, dass der Bewerber seine Zeit investiert hat, um an dem Vorstellungsgespräch teilzunehmen. Daher sollten Sie ihn so schnell wie möglich über Ihre Entscheidung informieren. Wenn ein Bewerber aus dem Recruiting-Prozess ausscheidet, sollten Sie ihm Feedback zu seiner Leistung im Vorstellungsgespräch geben und ihm erklären, warum Sie Ihre Entscheidung getroffen haben.

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