diese 8 fehler sollten sie beim managen von mitarbeitern im homeoffice vermeiden.

COVID-19 beeinflusst Unternehmen in vielerlei Hinsicht. Einige Branchen (vor allem das Gesundheitswesen) müssen auf einen plötzlichen und signifikanten Anstieg in der Nachfrage nach ihren Dienstleistungen reagieren, was einen höheren Personalbedarf zur Folge hat. Andere, wie die Reisebranche und das Gastgewerbe, müssen die Anzahl ihrer Mitarbeiter reduzieren, da die Konsum- und Freizeitaktivitäten, von denen sie abhängig sind, in vielen Ländern vollkommen zum Erliegen gekommen sind.

 Die Zunahme der Arbeit im Homeoffice ist in sehr vielen Fällen eine der Auswirkungen der Pandemie, nicht zuletzt, da die Arbeit im Homeoffice von Regierungen und Gesundheitsbehörden wo immer möglich empfohlen wird, um die Ausbreitung des Virus einzudämmen.

Eine Studie von PwC ergab, dass es sich dabei wahrscheinlich um eine dauerhafte Veränderung in der Arbeitswelt handeln wird. Fast acht von zehn Befragten (78 %) der CEO-Panelbefragung gaben an, dass sie davon ausgehen, dass die Arbeit im Homeoffice auch nach Ende der Pandemie als ein Faktor bestehenbleiben wird. Auch nicht dicht gedrängte Arbeitsplätze (61 %) und die sog. Gig Economy (54 %) wurden als nachhaltige Trends identifiziert.

Wenn das Managen von Remote-Mitarbeitern eine neue Herausforderung für Ihr Unternehmen darstellt, sollten Sie die häufigsten Fehler und Fallstricke kennen.

1. Es gibt keine gute Work-Life-Balance.

Mitarbeiter, die an ein traditionelles Arbeitsumfeld gewöhnt sind, sehen sich nach der Umstellung auf Telearbeit mit vielen Herausforderungen konfrontiert – zum Beispiel der Aufrechterhaltung einer guten Work-Life-Balance. Obwohl die Tätigkeit im Homeoffice eine ausgewogene Work-Life-Balance im Grunde begünstigt – da zum Beispiel die Zeit zurückgewonnen wird, die sonst für das Pendeln aufgebracht werden müsste –, kann sie auch die Grenzen zwischen dem Arbeits- und Privatleben verwischen.

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Arbeit und Privatleben zu trennen, indem sie einen eigenen Arbeitsplatz in ihrem Zuhause einrichten. Wenn sie eine Pause brauchen oder der Arbeitstag zu Ende ist, können sie sich in einen anderen Bereich begeben, um abzuschalten und die Arbeit hinter sich zu lassen.

Legen Sie Ihren Mitarbeitern auch unbedingt ans Herz, berufliche E-Mails und andere Benachrichtigungen außerhalb ihrer Arbeitszeit abzuschalten. Smartphones ermöglichen ganz einfach soforigen Zugriff auf sämtliche Kommunikationsmittel. Mitarbeiter können dadurch das Gefühl bekommen, immer „im Dienst“ zu sein und ständig an ihren Job denken zu müssen, was letztlich zum Burnout führen kann.

Wenn Sie gezielte Maßnahmen treffen, die den Mitarbeitern helfen, eine gute Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten, wirkt sich das entscheidend auf das psychische Wohlbefinden aus. Dies ist gerade in Zeiten, die von Stress und Angst geprägt sind, von großer Bedeutung. Auch in der Post-COVID-Ära sollte dies für jeden Arbeitgeber hohe Priorität genießen.

Den Experten des Cedars-Sinai Medical Center zufolge wird die Pandemie wahrscheinlich langfristige Auswirkungen auf die psychische Gesundheit haben. 

2. Es gibt keine tägliche Routine.

Mitarbeiter, die an ein traditionelles Arbeitsumfeld gewöhnt sind, sehen sich nach der Umstellung auf Fernarbeit mit vielen Herausforderungen konfrontiert – zum Beispiel der Aufrechterhaltung einer Routine im Job, während sie im Homeoffice tätig sind. Aus diesem Grund sollten Manager eine klare Struktur für den Arbeitstag vorgeben.

Halten Sie in regelmäßigen Abständen Meetings ab, damit alle Mitarbeiter ausreichend Gelegenheit haben, sich auszutauschen, von Fortschritten zu berichten und wichtige Informationen weiterzugeben.

Sinnvoll ist auch ein Zeitplan für regelmäßige Besprechungen mit bestimmten Mitarbeitern, vor allem jenen, die dann am produktivsten sind, wenn sie mit anderen zusammenarbeiten und Ideen austauschen können.

Es gibt viele Projektmanagement-Tools, mit denen Sie Arbeits- und Zeitpläne erstellen können, die Sie dann mit allen Mitarbeitern teilen können. Plattformen wie Asana, Trello, Basecamp und Liquid Planner sind besonders nützlich für To-Do-Listen, die Priorisierung von Aufgaben und die Zuteilung von Aufgaben an einzelne Mitarbeiter.

Tagespläne geben Mitarbeitern nicht nur die nötige Unterstützung und Struktur, um ihre Arbeit zu erledigen, sondern ermöglichen es ihnen auch, Pausen, Mahlzeiten und ausreichend Bewegung einzuplanen. Die erfolgreichsten externen Mitarbeiter sind in der Lage, klare Grenzen zwischen ihrem Arbeits- und Privatleben zu ziehen – verantwortungsbewusste Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeiter dabei unterstützen.

3. Es gibt Kommunikationsprobleme.

Wenn Menschen am Arbeitsplatz viel Zeit miteinander verbringen, kommunizieren sie automatisch mit ihren Kollegen. Kollegen unterhalten und besprechen sich. Das hilft beim Stressabbau, unterstützt den Ideenaustausch und lässt sie im Endeffekt ihre Arbeit effektiver erledigen.

Die Tätigkeit im Homeoffice erschwert den regelmäßigen Kontakt und Austausch mit Kollegen, was verschiedene negative Auswirkungen nach sich ziehen kann. Abgesehen davon, dass sich die Mitarbeiter isoliert fühlen und auf die grundlegenden Vorteile des zwischenmenschlichen Kontakts verzichten müssen, beeinflussen Kommunikationsbarrieren die Leistung des gesamten Unternehmens.

Wenn Sie zum Beispiel an einem großen Kundenauftrag mit straffem Zeitplan arbeiten, müssen sich alle Projektbeteiligten unbedingt häufig untereinander austauschen. Dadurch reduziert sich das Fehlerrisiko und es werden keine Anforderungen des Kunden aufgrund von fehlerhafter Kommunikation übersehen.

Auch hier spielt Technologie eine wichtige Rolle: Kommunikationstools und Tools zur Zusammenarbeit wie Zoom, Microsoft Teams und G Suite von Google machen es Kollegen besonders leicht, miteinander in Kontakt zu bleiben – egal, wo sie sich befinden. Derartige Apps sind zur geschäftlichen Kommunikation von unschätzbarem Wert, können aber auch für informelle Gespräche und Teamevents wie virtuelle Kaffeepausen genutzt werden. Solche Aktivitäten tragen entscheidend dazu bei, die Arbeitsmoral zu steigern und Beziehungen zwischen Kollegen, die von zu Hause aus arbeiten, zu pflegen.

4. Anzunehmen, dass Mitarbeiter, die sich nicht melden, keine Unterstützung benötigen

Verschiedene Menschen reagieren auf unterschiedliche Weise auf die Arbeit im Homeoffice. Einige Menschen blühen bei sozialer Interaktion und reger Zusammenarbeit auf und müssen daher in regelmäßigem Kontakt mit ihren Kollegen und Managern stehen, um produktiv zu bleiben.

Menschen, die es gewohnt sind, alleine zu arbeiten, oder die von Natur aus ruhig sind, könnten im Homeoffice noch introvertierter werden, da sie sich womöglich nicht trauen, Kontakt aufzunehmen, wenn sie eine Frage oder ein Problem haben.

Es ist wichtig für Vorgesetzte, nicht automatisch davon auszugehen, dass Mitarbeiter, die keine keine Probleme äußern, automatisch rundum zufrieden sind. In der Regel sind es gerade die ruhigsten und zurückhaltendsten Mitarbeiter, die von ihren Vorgesetzten am meisten Aufmerksamkeit benötigen, da sie sich nicht gerne selbst zu Wort melden.

Selbst kleine Handlungen und Gesten – zum Beispiel der Anruf eines Vorgesetzten bei jemandem, mit dem er seit einer Weile nicht gesprochen hat – können bereits ausreichen, damit sich Mitarbeiter unterstützt fühlen. Außerdem wird das Risiko verringert, dass scheinbar unbedeutende Anliegen ignoriert werden und sich zu ernsthaften Problemen entwickeln.

Eine solche proaktive Haltung zeigt auch Ihr Interesse an Ihren Mitarbeitern, wovon letztlich auch Ihre Marke als Unternehmen profitiert.

5. Es fehlt der technische Support.

Eine der obersten Prioritäten für moderne Unternehmen, die derzeit auf die Arbeit im Homeoffice umstellen – ob aus freien Stücken oder weil es sein muss – , sollte es sein, den Mitarbeitern störungsfreien Zugriff auf Technologie und Tools zu geben, die sie benötigen, um ihre Arbeit effektiv zu erledigen.

Sie sollten außerdem darüber nachdenken, welche Prozesse und Systeme nötig sind, mithilfe derer kontinuierlicher technischer Support und Problemlösungen angeboten werden können.

Dazu sollten beispielsweise folgende Fragen gestellt werden:

•  Wie reagieren Sie auf technische Probleme, die Mitarbeiter daran hindern, ihre Arbeit zu erledigen – zum Beispiel ein defekter Laptop?
• Gibt es einen technischen Support für Mitarbeiter, die Probleme mit Software oder Systemen haben, die sie für die Arbeit im Homeoffice benötigen?
• Können Sie fortlaufende Schulungen anbieten, damit Ihre Mitarbeiter die zur Verfügung stehende Technologie optimal nutzen können?

Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass die meisten Unternehmen die technischen Aspekte bezüglich der Remote-Arbeit gut bewältigt haben. Laut Randstad Workmonitor 2020 sind 79 % der Mitarbeiter der Meinung, dass sie über die Ausrüstung und Technologie verfügen, die sie benötigen, um sich an die rasch voranschreitende Digitalisierung anzupassen. Im ersten Quartal 2018 waren noch 35 % der Arbeitnehmer der Ansicht, dass ihr Arbeitgeber nicht die technische Ausstattung bereitstellt, die für effektives Arbeiten von zu Hause aus erforderlich ist.

Ein weiteres wichtiges Ergebnis der Studie aus dem Jahr 2020 war, dass 40 % der weltweit Befragten Probleme hatten, neue Fähigkeiten zu erlernen, die für die Bewältigung der Herausforderungen im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie notwendig sind. Das bedeutet, dass Arbeitgeber gut beraten sind, ihre Mitarbeiter durch Schulungen zu unterstützen, um sie auf den neuesten Stand in Sachen Technologie zu bringen.

6. Es wird nicht auf Sicherheit geachtet.

Mitarbeiter müssen ihre Arbeit von zu Hause aus ordnungsgemäß erledigen können – die Tätigkeit im Homeoffice darf aber nicht das Sicherheitsrisiko des Unternehmens vergrößern. Falls dies für Ihr Unternehmen betrifft, gibt es eine Reihe von Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Ihre sensiblen Daten und Vermögenswerte zu schützen.

Erstens sollten Sie in Erwägung ziehen, Mitarbeitern, die mit vertraulichen Daten arbeiten, Firmengeräte, wie z. B. Laptops und Telefone, bereitzustellen. So können Sie sicherstellen, dass jedes Gerät, mit dem Ihre Mitarbeiter arbeiten, über passende Sicherheitseinstellungen verfügt und durch zuverlässige Antivirensoftware und andere Maßnahmen geschützt ist.

Eine weitere Option ist die Einrichtung eines eigenen virtuellen privaten Netzwerks (VPN) für Ihr Unternehmen. Ein solcher privater virtueller „Tunnel“, durch den Daten mit Hilfe von Verschlüsselungs- und Authentifizierungstools sicher gesendet und empfangen werden können, eröht die Sicherheit der Daten.

Die Mitarbeiter sollten auch über bewährte Verhaltensweisen in Bezug auf die Sicherheit informiert werden, zum Beispiel:

•  Telefonate, bei denen möglicherweise sensible Daten weitergegeben werden, an einem ruhigen Ort oder mit Kopfhörern erledigen, um die Privatsphäre zu wahren
• Keine Daten ausdrucken, die sicher aufbewahrt werden müssen
• Laptop-Bildschirme sperren, während sie nicht benutzt werden, und die gesamte Hardware mit Passwörtern schützen

7. Mikromanagement nimmt überhand.

Wie bereits in diesem Blog erwähnt, können durch die Arbeit im Homeoffice Probleme dadurch auftreten, dass die Vorgesetzten keinen regelmäßigen Kontakt zu ihren Mitarbeitern haben. Obwohl es wichtig ist, dass Sie mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt bleiben und sich regelmäßig melden, ist es auch wichtig, dass Sie nicht in das andere Extrem verfallen und zum Mikromanager werden.

Kommunizieren Sie regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern, zeigen Sie ihnen aber auch, dass Sie ihnen zutrauen, ihre Arbeit selbstständig zu erledigen und produktiv zu sein, ohne dass ihnen ein Vorgesetzter (und sei es virtuell) ständig über die Schulter blickt.

Untersuchungen haben ergeben, dass die Abwesenheit vom Arbeitsplatz die berufliche Leistung von Menschen verbessern kann. 77 % der Mitarbeiter im Homeoffice geben an, dass sie produktiver sind, wenn sie von zu Hause aus arbeiten, und 76 % meiden das Büro, wenn sie sich auf ein Projekt konzentrieren müssen.

Die Vorgesetzten haben die Aufgabe, die richtige Balance zwischen der Kontrolle ihrer Mitarbeiter, der nötigen Unterstützung ihrer Teams und einem gewissen Maß an Freiheit für ihre Mitarbeiter zu finden.

8. Es werden keine Erwartungen definiert.

Mitarbeiter, die neu in die Tätigkeit im Homeoffice einsteigen, sollten genau wissen, wie sie ihre Aufgaben von zu Hause aus (oder an einem anderen Ort) erfüllen können und welches Produktivitätsniveau angestrebt wird.

Bei einigen Tätigkeiten – zum Beispiel solchen, für die nur ein Computer, eine Internetverbindung und Zugriff auf Geschäftsdaten und -systeme benötigt werden – ist der Unterschied zwischen der Arbeit im Büro und im Homeoffice minimal.

Aufgaben, für die Zusammenarbeit und Interaktion mit Kollegen nötig sind, eignen sich weniger gut für das Homeoffice. In diesen Fällen ist es wichtig, mit den Mitarbeitern zu sprechen und einen Plan zu entwickeln, wie sie ihre Fähigkeiten weiterhin nutzen und produktiv für das Unternehmen tätig sein können, auch wenn sie unter ungewohnten Bedingungen arbeiten. 

In solchen Situationen ist Führungskompetenz ausschlaggebend und Sie profitieren von einem klaren Plan zur effektiven Verwaltung Ihrer Mitarbeiter im Homeoffice.

Randstad hat zu diesem Thema einen kurzen Leitfaden erstellt, der praktische Schritte und Maßnahmen beschreibt, um Mitarbeiter im Homeoffice zu unterstützen und ihnen zu helfen, beste Ergebnisse zu erzielen.