Fokussierung auf die hohen Kosten der Fluktuation

Die angespannte Lage auf dem europäischen Arbeitsmarkt beunruhigt viele Arbeitgeber, vor allem jene, die in den Bereichen Produktion und Logistik ein hohes Arbeitsvolumen haben. Leider konzentriert sich die Unternehmensführung nur allzu oft darauf, Talente zu finden, anstatt sie zu halten.

Stattdessen sollten sie sich auf die Überwachung und Bekämpfung der Fluktuation konzentrieren. Die Kosten der Fluktuation in Bezug auf Umsatz, Arbeitsmoral und Produktivität können schwindelerregend sein, vor allem wenn man sie mit Hunderten oder Tausenden von Mitarbeiter:innen multipliziert.

Anhand von Beschäftigungsdaten können Sie die durchschnittlichen Kosten der Fluktuation berechnen und feststellen, wie sie sich negativ auf Ihr Unternehmen und Ihren Gewinn auswirken. Nur so können Sie kosteneffiziente Lösungen finden, um die Mitarbeiterbindung zu verbessern und Ihr Unternehmen und Ihre Belegschaft zum Erfolg zu führen.

Warum ist die Fluktuation derzeit so hoch?

Weltweit haben Unternehmen mit einer erhöhten Fluktuation zu kämpfen, die auf die veränderte Mentalität der Mitarbeiter:innen und die sich wandelnden Arbeitsmethoden zurückzuführen ist. Die Pandemie mag der Auslöser für die angespannte Lage auf dem Arbeitsmarkt in Europa gewesen sein, aber der Zunder, der die große Resignation ausgelöst hat, existiert schon seit einiger Zeit.

Laut dem Gallup-Bericht „State of the Global Workplace: 2022” ist die Unzufriedenheit mit dem Arbeitsplatz in Europa höher als in anderen Regionen, und nur 14 % der Arbeitnehmer geben an, sich an ihrem Arbeitsplatz zu engagieren. Ohne eine ausgeprägte Bindung an ihr Unternehmen laufen die restlichen 86 % Gefahr, das Unternehmen zu verlassen, wenn sich eine andere Gelegenheit ergibt oder Beschwerden über den Arbeitsplatz auftreten.

Veränderte Erwartungen der Arbeitnehmer

Für den Randstad Workmonitor 2023 wurden mehr als 35.000 Arbeitnehmer in 34 globalen Märkten zu ihren Ansichten über Arbeit, Leben und die Balance zwischen beiden befragt.

• Fast 50 % aller Arbeitnehmer sind bereit, für eine bessere Work-Life-Balance zu kündigen.
• Nur 63 % der Arbeitnehmer in Nordwesteuropa messen der Arbeit eine hohe Priorität bei – der niedrigste Wert unter den untersuchten Regionen
• Nur etwas mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer in Europa hat das Gefühl, dass ihre Arbeit einen globalen Sinn hat

Wenn sich die Arbeitnehmer nicht mit ihrem Unternehmen verbunden fühlen, sei es durch ein soziales Anliegen oder durch eine erfüllende Arbeit, kann die Fluktuation höher sein als erwartet. 

Neue Technologien verursachen Stress bei den Arbeitnehmern

Da sich Unternehmen auf digitale und automatisierte Prozesse zubewegen, müssen die Mitarbeiter:innen ständig neue Software und Technologien beherrschen, was nicht immer zu ihrem Vorteil ist. So ergab eine kürzlich durchgeführte Umfrage unter Arbeitnehmern in Kontinentaleuropa, dass 36 % der Befragten der Meinung sind, dass die jüngsten Technologieinvestitionen ihres Unternehmens ihre Arbeitserfahrung nicht verbessert haben.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeiter:innen konsultieren, insbesondere wenn es um Softwareplattformen geht, die sich direkt auf ihre tägliche Arbeit auswirken. Eine kontinuierliche Kommunikation kann dazu beitragen, Schmerzpunkte zu identifizieren und sicherzustellen, dass Ihr Team bei der Einführung von Technologie mit an Bord ist. Wählen Sie außerdem ein geeignetes Schulungsformat, das Feedback und Anreize bietet.

Wie viel kostet es, einen Mitarbeiter:innen zu ersetzen?

Um produktiv und zahlungsfähig zu bleiben, können Sie es sich nicht leisten, Mitarbeiter:innen unfreiwillig zu verlieren. Nach Angaben des Work Institute kostet jeder verlorene Mitarbeiter:innen das Unternehmen im Durchschnitt ein Drittel seines Jahresgehalts.

Gallup schätzt den Wert eines zufriedenstellenden Ersatzes sogar noch höher ein, nämlich auf die Hälfte bis das Doppelte des Gehalts des ursprünglichen Mitarbeiters bzw. der ursprünglichen Mitarbeiterin. Wenn Ihr Unternehmen also Probleme mit der Mitarbeiterbindung hat, kann sich dies erheblich auf Ihr Endergebnis auswirken und der Marke Ihres Unternehmens schaden.  

Um die Kosten für den Ersatz eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiterin in Ihrem Unternehmen genau einschätzen zu können, müssen Sie sowohl die direkten als auch die indirekten Kosten (und sogar einige immaterielle Kosten) berücksichtigen.

Direkten Kosten durch die Einstellung von Mitarbeiter:innen

Der offensichtlichste Faktor bei der Berechnung der Fluktuationskosten sind die Kosten, die mit der Einstellung neuer Talente verbunden sind. Abhängig von Ihrem Rekrutierungsprozess und der Mitarbeiterebene können einige oder alle der folgenden Kosten anfallen:

• Anzeigenschaltungen
• Personalvermittlungsagenturen
• Zeitarbeitskräfte und befristet Beschäftigte
• Gehaltskosten der Personalabteilung und des Managers für die Prüfung und Befragung von Bewerbern
• Reise- und Umzugskosten
• Antrittsprämien
• Kosten für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen, einschließlich Schulung, Bereitstellung von Ausrüstung und technischer Einrichtung

Wenn Sie die oben genannten Kosten betrachten, können Sie einen entscheidenden Vorteil der internen Rekrutierung erkennen. Sie haben wahrscheinlich eine interne Website für Stellenangebote und können einen Großteil der Hintergrundüberprüfung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen vermeiden. Außerdem haben Sie bereits Aufzeichnungen über die Arbeitsleistung der Mitarbeiter:innen und wahrscheinlich eine gute Vorstellung von deren Fähigkeiten und Vorzügen.

Unabhängig davon, ob Sie intern oder extern rekrutieren, können Sie es sich nicht leisten, gute Talente zu verlieren. Insbesondere dann nicht, wenn es Möglichkeiten gibt, das Problem zu lösen. Zudem machen die direkten Kosten nur einen Teil der Fluktuation aus.

Indirekte Kosten durch den Verlust von Mitarbeiter:innen

Wenn die Unternehmensleitung über die Fluktuationskosten nachdenkt, übersieht sie oft die indirekten Kosten, die zugegebenermaßen schwer zu messen sind. Nach Angaben des Work Institute können die indirekten Kosten jedoch mehr als zwei Drittel der Kosten ausmachen, die durch den Verlust eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiterin entstehen, und einen dauerhaften Schaden in Form von Image- und Moralverlusten hinterlassen.

Produktivitätsverlust

Wenn auch nur ein Mitarbeiter:innen das Unternehmen verlässt, sinkt die Produktivität und Kontinuität. Wenn Ihr Talentpool einer Schwingtür gleicht, bei der regelmäßig Mitarbeiter:innen kommen und gehen, müssen Sie mit einem erheblichen Rückgang der Dienstleistungen oder der Produktion rechnen. Versäumte Fristen können die Gewinnung und Bindung von Kunden erschweren und den Cashflow ernsthaft beeinträchtigen.

Die Produktivität sinkt, wenn die Belegschaft unvollständig ist. Doch selbst wenn die fehlenden Mitarbeiter:innen ersetzt werden, dauert es seine Zeit, die neuen Mitarbeiter:innen auf den neuesten Stand zu bringen, was zu einer anhaltend mangelhaften Leistung führt. Bedenken Sie diese versteckten Kosten der Mitarbeiterschulung:

• Verlust von Arbeitszeit aufgrund von Einarbeitungsprozessen, einschließlich Gehaltsabrechnung, Ausrüstung und Berechtigungsnachweisen
• betriebliche Unterweisung
• Korrektur von Fehlern
• langsamere Leistung als üblich aufgrund von Unkenntnis der Geräte und Verfahren

Darüber hinaus erfordert jede der oben genannten Situationen den Einsatz oder die Hilfe der derzeitigen Mitarbeiter:innen, wodurch deren Gesamtproduktivität verringert wird. Die Society for Human Resource Management geht davon aus, dass ein umfassendes Onboarding-Programm einschließlich Orientierung und Mentoring 12 Monate dauern kann.

Der Prozess ist sogar noch langwieriger, wenn hochrangige Führungskräfte ersetzt werden. McKinsey fand heraus, dass neue Führungskräfte über ein Jahr brauchen, um Vertrauen aufzubauen, Strategien umzusetzen und ein Team zusammenzustellen.

Sinkende Moral

Der Verlust eines Kollegen kann für die derzeitigen Mitarbeiter:innen traumatisch sein, vor allem wenn sie eine langjährige oder besonders freundschaftliche Beziehung hatten. Manchmal verbringt man mehr Zeit mit seinen Arbeitskollegen als mit der Familie oder Freunden. Der zurückbleibende Mitarbeiter:innen ist vielleicht verbittert darüber, dass das Unternehmen nicht mehr getan hat, um seinen Kollegen zu halten, oder entmutigt darüber, dass er eine neue Person einarbeiten und kennenlernen muss.

Außerdem können Kündigungen ansteckend sein, so dass sich andere Mitarbeiter:innen fragen, ob es anderswo bessere Möglichkeiten gibt. Wenn der Mitarbeiter:innen, der das Unternehmen verlassen hat, in Kontakt mit seinen früheren Kollegen bleibt, kann er andere dazu anregen, das Schiff zu verlassen, insbesondere wenn der Wechsel positiv verlaufen ist.

Wissensverlust

Wenn ein Mitarbeiter:innen das Unternehmen verlässt, nimmt er einen riesigen Wissensschatz mit – von der Frage, welcher IT-Mitarbeiter:innen am effizientesten bei der Behebung von Plattformfehlern ist, bis hin zur Frage, wie man eine empfindliche Maschine richtig belädt und bedient. Im Hotel- und Gaststättengewerbe und im Vertrieb kommt es stark auf den persönlichen Kundenservice an, und der Verlust eines geschätzten Mitarbeiters bzw. einer geschätzten Mitarbeiterin kann ebenfalls zur Kundenabwanderung beitragen.

Wenn Ihr Unternehmen Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten anbietet, was auf dem heutigen wettbewerbsorientierten Arbeitsmarkt unerlässlich ist, verlieren Sie auch Geld, das Sie für die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter:innen ausgegeben haben. Denn jeder Euro, den Sie für die Ausbildung und Förderung dieser Mitarbeiter:innen ausgegeben haben, kommt nun Ihren künftigen Arbeitgeber:innen zugute.

Auswirkungen auf die Marke

Eine hohe Fluktuation kann sich negativ auf die Marke Ihres Unternehmens auswirken. Soziale Medien haben es potenziellen Mitarbeiter:innen leicht gemacht, alle Aspekte eines Unternehmens zu recherchieren, einschließlich seines Rufs als Arbeitgeber.

Auch wenn eine gelegentliche Beschwerde eines verärgerten Mitarbeiters bzw. einer verärgerten Mitarbeiterin nicht stichhaltig sein mag, sollten Sie sich Sorgen machen, wenn die meisten Ihrer ehemaligen Mitarbeiter:innen negative Bewertungen abgeben. Schließlich könnte es Ihnen schwerfallen, wertvolle Talente anzuziehen, was zu einem Teufelskreis aus schlechten Aussichten, unzufriedenen Mitarbeiter:innen und einer sinkenden Bindungsrate führt.

Wenn Sie dagegen über eine Belegschaft verfügen, die aus langjährigen, zufriedenen Mitarbeiter:innen besteht, werden Sie ein positiveres Arbeitsklima erleben. Und wenn Sie sich bei der Besetzung von Stellen auf die interne Rekrutierung konzentrieren, können Sie das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter:innen bewahren und Stellen mit bewährten Gewinnern besetzen.

Wie viel kostet es, einen Mitarbeiter:innen zu ersetzen?

Während die Wiederbeschaffungskosten je nach Position und Mitarbeiterebene variieren, können Sie eine Berechnung der Fluktuationskosten durchführen, indem Sie Ihre Fluktuationsrate und die durchschnittlichen Jahresgehälter pro Mitarbeiter:innentyp berücksichtigen.

1. Beginnen Sie damit, den Prozentsatz Ihrer Fluktuation in einem bestimmten Zeitraum zu messen. Teilen Sie z. B. die Anzahl der Arbeitnehmer, die im letzten Jahr Ihr Unternehmen verlassen haben, durch die durchschnittliche Anzahl der Beschäftigten in diesem Jahr. Wenn Sie viele Teilzeitbeschäftigte haben, können Sie auch die Zahl der Vollzeitäquivalente (FTE) verwenden.
2. Sobald Sie Ihre Fluktuationsrate kennen, können Sie diese monatlich, vierteljährlich oder jährlich verfolgen, um unerwünschte Trends zu erkennen. Sie können Ihre Quote auch mit anderen in Ihrer Branche und Ihrem Land vergleichen, um sicherzustellen, dass Sie mit den Wettbewerbern mithalten können.
3. Definieren Sie dann die Arten von Mitarbeiter:innen, entweder nach Gehalt oder Aufgaben. Sie können zum Beispiel Produktionsmitarbeiter:innen, Führungskräfte und Mitarbeiter:innen der obersten Führungsebene haben.
4. Holen Sie den Input Ihres HR-Teams und Ihrer Führungskräfte ein, um die Ersatzkosten pro Position zu ermitteln, und stellen Sie diese Kosten als Prozentsatz des Gehalts dar. So können Sie z. B. einen Produktionsmitarbeiter:innen für 35 % seines Jahresgehalts ersetzen, während die Kosten für einen Chief Financial Officer erheblich höher liegen können.
5. Führen Sie Ihre Berechnungen für jeden Mitarbeitertyp durch, indem Sie das Jahresgehalt mit dem Prozentsatz der Wiederbeschaffungskosten und dann mit der Anzahl der Neueinstellungen multiplizieren, die erforderlich sind, um Ihre Fluktuationsrate auszugleichen. Die sich daraus ergebenden Zahlen könnten Sie erschrecken und Sie dazu veranlassen, Strategien zur Mitarbeiterbindung völlig neu zu überdenken.

Beispiel

• Ihre jährliche Fluktuationsrate liegt bei 20 % für Ihre 400 Produktionsmitarbeiter:innen
• Sie schätzen, dass es etwa 15.000 Euro kostet, eine Person zu ersetzen, die 40.000 Euro im Jahr verdient.
• Sie ersetzen 80 dieser Personen pro Jahr auf der Grundlage Ihres jährlichen Umsatzanteils von 20 %.

Ihre jährlichen Kosten für die Fluktuation belaufen sich jetzt auf 1,2 Millionen Euro. Und das ist nur für die Mitarbeiter:innen in der Produktion. Sie sehen schnell, warum Sie sich mit dem Thema Fluktuation beschäftigen müssen.

Senkung der Kosten für die Fluktuation

Wenn Sie sich genau angesehen haben, was Sie die Fluktuation kostet, ist es an der Zeit, etwas dagegen zu unternehmen. Auch wenn Sie möglicherweise neue Prioritäten bei Ihren Investitionen in Zeit und Geld setzen müssen, ist eine bessere Mitarbeiterbindung ein erreichbares Ziel, das es wert ist, verfolgt zu werden. Befolgen Sie diese Tipps für ein proaktives Mitarbeiterbindungsmanagement.

• Finden Sie durch Austrittsgespräche heraus, warum Ihre Mitarbeiter:innen das Unternehmen verlassen.
• Holen Sie sich Feedback von Ihren derzeitigen Mitarbeiter:innen, um Schmerzpunkte und Erfolge zu identifizieren.
• Seien Sie bereit, sich anzupassen, damit sich die Mitarbeiter:innen in Ihrem Unternehmen engagieren und weiterentwickeln können.
• Verbessern Sie Ihre Beschäftigungsangebote, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Schauen Sie sich an, was andere Unternehmen tun, um das Engagement ihrer Mitarbeiter:innen und damit die Mitarbeiter:innenbindung zu fördern. Unternehmensziele wie Inklusivität und globale Nachhaltigkeit helfen Ihren Mitarbeiter:innen, das Gefühl zu bekommen, dass sie etwas bewirken können. Suchen Sie außerdem nach Möglichkeiten, die Flexibilität am Arbeitsplatz zu erhöhen, damit die Mitarbeiter:innen das Gefühl haben, selbst zu bestimmen, wann und wo sie arbeiten.

Lassen Sie nicht zu, dass die Kosten für die Einstellung, Schulung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen Sie aus dem Geschäft drängen. Finden Sie stattdessen Wege, um Ihre Mitarbeiter:innen bei der beruflichen Weiterentwicklung innerhalb Ihres Unternehmens zu unterstützen. Eine produktive Belegschaft mit langjährigen Mitarbeiter:innen kann weit über den Gewinn hinaus Vorteile bringen.