Tipps für Führungskräfte zum Umgang mit hybrider Arbeit.

Nun, da sich die Märkte langsam wieder öffnen, beginnen sowohl Arbeitgeber:innen als auch Beschäftigte darüber nachzudenken, wie die Zukunft der Arbeit wohl aussehen wird.

Studien zeigen, dass die Beschäftigten möglicherweise nicht mehr dazu bereit sein werden, an ihre Arbeitsstätten zurückzukehren – zumindest nicht in Vollzeit. Laut einer kürzlich durchgeführten Umfrage, möchten 73 % der Arbeitskräfte weltweit ihre Arbeitszeiten flexibel gestalten. Allerdings freuen sich 67 % dieser Beschäftigten auch auf eine wieder persönlichere Zusammenarbeit mit ihren Kolleg:innen.

Und obwohl einige Unternehmen das Konzept dauerhafter Telearbeitsoptionen derzeit nicht unterstützen, lassen ihnen der zunehmende Arbeitskräftemangel und die veränderten Erwartungen der Beschäftigten möglicherweise keine andere Wahl. Für viele Unternehmen scheint ein hybrides Arbeitsmodell der ideale Kompromiss zu sein. Tatsächlich zeigte eine Studie, dass 51 % aller Wissensträger:innen und 32 % der allgemeinen Belegschaft weltweit bis Ende 2021 zumindest in Teilzeit im Homeoffice arbeiteten.

Die Realität sieht so aus, dass wir dauerhaft hybrid arbeiten werden, und es ist jetzt an der Zeit, sicherzustellen, dass Ihre Führungskräfte der Herausforderung gewachsen sind. Um den Übergang zu erleichtern, haben wir diesen Ratgeber erstellt, damit Manager:innen, Vorgesetzte und Führungskräfte die Tools zur Verfügung haben, die sie benötigen, um ihre hybrid arbeitenden Teams erfolgreich zu lenken.

5 umsetzbare Tipps für den Umgang mit hybrid arbeitenden Teams.

Der Ausdruck „mit gutem Beispiel vorangehen“ könnte nicht wichtiger sein, als beim Übergang zu einem neuen Arbeitsmodell. Um Ihre Führungskräfte auf den Wechsel zu hybrider Arbeit vorzubereiten, ist es wichtig, ihnen die zusätzliche Unterstützung zu bieten, die erforderlich ist, um den Übergang für die gesamte Belegschaft reibungslos zu bewältigen.

1.  Machen Sie Vorgaben

Zu Beginn der Pandemie waren Führungskräfte auf der ganzen Welt gezwungen, vom „Management physisch anwesender Arbeitskräfte“ auf die Führung von Teams in Telearbeit umzusteigen. Nun werden viele dieser Führungskräfte mit der Umstellung auf ein hybrides Arbeitsmodell beauftragt. Es scheint nur natürlich, dass einige von ihnen einer Änderung ihres Führungsstils skeptisch entgegensehen. Damit ein hybrides Arbeitsmodell funktioniert, müssen jedoch alle Ebenen in Ihrem Unternehmen mit an Bord sein.

Glücklicherweise gibt es einige Dinge, die Sie tun können, um Ihren Führungskräften den Übergang in ein hybrides Umfeld zu erleichtern.

Neue Arbeitsplatzrichtlinien

Sie können damit beginnen, Ihre Arbeitsplatzrichtlinien zu überprüfen und Anpassungen vorzunehmen, um den neuen Anforderungen eines hybriden Arbeitsmodells gerecht zu werden. Wenn Sie Ihren Teamleiter:innen klare Vorgaben zu Arbeitsplatzrichtlinien wie Arbeitszeiten und Kommunikationsanforderungen an die Hand geben, können Sie ihnen bei diesem Übergang helfen.

Informationsveranstaltungen

Sobald Sie angekündigt haben, hybrides Arbeit umsetzen zu wollen, nehmen Sie sich die Zeit für eine Reihe von Informationsveranstaltungen für das Management und die Belegschaft. Dies ermöglicht es den Führungskräften in Ihrem Unternehmen, Ziele zu erörtern und Fragen zum Übergang zu beantworten.

Schulungen für Führungskräfte

Denken Sie daran, dass viele Teamleiter:innen im Unternehmen viel Zeit darauf verwendet haben, ihren auf Arbeitskräfte vor Ort ausgerichteten Führungsstil auszuarbeiten. Es kann kaum von ihnen erwartet werden, dass sie sich über Nacht ändern. Am besten können Sie beim Übergang helfen, indem Sie Schulungen für Führungskräfte anbieten, die speziell auf den Umgang mit einer hybrid arbeitenden Belegschaft ausgerichtet sind.

Laden Sie unsere Infografik herunter, um mehr über die verschiedenen Arbeitsmodelle im Jahr 2022 zu erfahren: hybrides Arbeiten, Telearbeit und Arbeiten vor Ort.

2.  Gestalten Sie hybride Arbeitsplätze

Mit der Einführung eines neuen Arbeitsmodells sollte auch eine Neugestaltung der physischen Arbeitsplätze einhergehen. Evaluieren Sie die aktuelle Arbeitsumgebung in Ihrem Unternehmen und legen Sie fest, welche Änderungen vorgenommen werden können, um ein postpandemisches Arbeitsumfeld zu schaffen, das ideal für hybrides Arbeiten ist. Hier sind einige Faktoren, die Sie bei der Gestaltung beachten sollten.

Zusammenarbeit

Der CEO von Goldman Sachs, David Solomon, meinte, das weiterhin praktizierte Arbeiten aus dem Homeoffice würde „Befürchtungen über die Auswirkungen auf die Zusammenarbeit wecken“. Da ist etwas dran. Trotz einer während der Pandemie um 44 % intensiveren Nutzung von Tools für die Online-Zusammenarbeit, wünschen sich 67 % der Beschäftigten weiterhin mehr persönliche Zusammenarbeit.

Es ist wichtig, diesen verstärkten Wunsch nach Zusammenarbeit anzunehmen – insbesondere dann, wenn Ihr Personal vor Ort arbeitet. Erwägen Sie, die Anzahl an Einzelarbeitsplätzen zu reduzieren. Verwandeln Sie diese Bereiche stattdessen in Konferenzräume, die für virtuelle oder Vor-Ort-Besprechungen ausgestattet sind. Beispielsweise haben wir bei Randstad Global Arbeitsplätze in Besprechungsräume umgewandelt.

Dezentrale Arbeitsstätten

Der Übergang zu einer hybriden Arbeitsstätte kann Ihrem Unternehmen helfen, Geld zu sparen, indem Büroräume dezentralisiert werden. Laut einer aktuellen McKinsey-Studie können Unternehmen bis zu 30 % der für Immobilien anfallenden Kosten einsparen, indem sie in alternative Arbeitsplätze investieren. 

Unternehmen wie Target setzen diesen Prozess in die Tat um. Der riesige Händler gab kürzlich die Schließung seines fast 93 000 Quadratmeter großen Hauptsitzes in der Innenstadt von Minneapolis bekannt und verlegt seine dort tätigen 3 500 Beschäftigten in verschiedene Außenstellen. In Großbritannien hat die Bank Santander UK neben der Schließung von über 100 Filialen zusätzlich die Stilllegung von Räumlichkeiten in Manchester Deansgate, London Portman House, Bootle und Newcastle angekündigt. Die betroffenen Beschäftigten werden zu einer Form der Telearbeit übergehen.

Sicherheit in Zusammenhang mit Covid-19

Auch darf Ihr Unternehmen die Angst der Beschäftigten vor einer Rückkehr an die Arbeitsstätte inmitten einer Pandemie nicht ignorieren. Stattdessen können Sie dazu beitragen, diese Belastung etwas abzumildern, indem Sie in eine Reihe von Gesundheitsschutz- und Sicherheitsmaßnahmen investieren. Das könnten beispielsweise Testprotokolle, Vorteile für geimpfte Beschäftigte oder Arbeitsplätze, an denen Social Distancing möglich ist und persönliche Schutzausrüstung (PSA) wie Gesichtsmasken bereitgestellt wird, sein. Einige Unternehmen nutzen sogar Technologien wie automatische Beleuchtung und Türen, damit das Personal Oberflächen möglichst nicht berühren muss.

3.  Pflegen Sie eine von Einfühlungsvermögen geprägte Denkweise

Wenn Ihr Unternehmen beim Umgang mit einer hybrid arbeitenden Belegschaft Neuland betritt, ist es wichtig, eine von Einfühlungsvermögen geprägte Denkweise zu pflegen. Geschäftsführer:innen sind nicht die einzigen, die mit veränderten Arbeitsbedingungen umgehen müssen – das trifft auch auf Ihre Mitarbeiter:innen zu. Dazu kommt, dass sich viele Beschäftigte zudem mit Problemen im Privatleben, wie etwa der Pflege ihrer alternden Eltern oder dem Homeschooling von Kindern, auseinandersetzen müssen.

Teamleiter:innen müssen sich darüber im Klaren sein, dass die Entwicklung eines hybriden Arbeitsumfeldes eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen wird und wahrscheinlich einige Anpassungen erforderlich sein werden. Es gibt jedoch verschiedene Dinge, die Ihr Unternehmen tun kann, um die Auswirkungen auf das Personal zu reduzieren.

Bauen Sie effektive Feedback-Kanäle auf

Entscheidend ist, eine effektive Methode zur Erfassung der Stimmung unter Ihren Mitarbeiter:innen auszuarbeiten, wenn Sie ein hybrides Arbeitsmodell aufbauen. Ziehen Sie in Betracht, verschiedene Feedback-Kanäle, darunter auch Impulsumfragen oder Personalforen, zu nutzen und ein Verfahren auszuarbeiten, wie Ihre Beschäftigten Bedenken und Herausforderungen vorbringen können.

Teamleiter:innen sollten zudem regelmäßige Einzelgespräche einplanen, im Zuge derer Beschäftigte sowohl berufliche als auch private Herausforderungen ansprechen können. Konsistent mit dem Team zu kommunizieren, hilft Teamleiter:innen dabei, das Wohlbefinden der Beschäftigten zu beurteilen und mögliche Probleme zu erkennen.

Bleiben Sie flexibel

Das in Indien ansässige Unternehmen Infosys hat erkannt, dass einer der Vorteile hybrider Arbeitsmodelle die vermehrte Einbeziehung von Frauen am Arbeitsplatz ist. Dies greift jedoch nur, wenn Ihre Teamleiter:innen eine von Einfühlungsvermögen geprägte Denkweise pflegen, die auch bei Telearbeit eine gewisse Flexibilität zulässt.

Da die Umgestaltung in eine hybride Arbeitsstätte ein fortlaufender Vorgang ist, sollten Teamleiter:innen nicht davon ausgehen, dass sie alle Herausforderungen bereits kennen, mit denen Ihre Beschäftigten konfrontiert sind. Fakt ist, dass die Pandemie den Wunsch nach einer gesunden Work-Life-Balance geweckt hat. Tatsächlich zeigte eine kürzlich durchgeführte Studie von Randstad, dass 62 % der Beschäftigten ihre derzeitige Stelle für eine weniger vorteilhafte Position aufgeben würden, wenn ihnen dort mehr Flexibilität geboten würde.

Um das Risiko einer erhöhten Personalfluktuation zu eliminieren, müssen Führungskräfte innerhalb des hybriden Arbeitsmodells ein gewisses Maß an Flexibilität zulassen. Auch müssen Führungskräfte die Herausforderungen des Arbeitslebens direkt mit ihrem Personal besprechen, bevor sie versuchen, Lösungen anzubieten.

Senken Sie das Burnout-Risiko

Teamleiter:innen sollten proaktiv Maßnahmen ergreifen, um Burnout-Fälle unter den Beschäftigten zu vermeiden. Beginnen Sie damit, die Anzahl der virtuellen Besprechungen zu reduzieren, indem Sie nur solche abhalten, die für die Teamleistung erforderlich sind. Setzen Sie stattdessen andere Werkzeuge für Kommunikation und Arbeitsplatzmanagement ein, damit Ihr Team miteinander in Kontakt bleibt. Ziehen Sie außerdem in Betracht, „störungsfreie“ Zeiten für Ihr Team festzulegen, um ungehinderte Produktivität zu fördern. Die Citigroup beispielsweise hat Zoom-freie Freitage eingeführt, um sicherzustellen, dass die Beschäftigten mindestens einen Tag Zeit haben, um sich ausschließlich auf ihre persönliche Arbeit zu konzentrieren.

4.  Legen Sie den Schwerpunkt auf Einbeziehung aller

Maru Flores, Global Collaboration and Client Productivity Services Leader bei Ford, stellt fest, dass „das Wichtigste an einem hybriden Arbeitsplatzmodell ist, sicherzustellen, dass sich die Beschäftigten vor Ort und im Homeoffice gleichermaßen mit dem Arbeitsplatz verbunden fühlen“. Die Einbeziehung aller Mitarbeiter:innen im hybriden Arbeitsumfeld zu pflegen, kann jedoch ziemlich herausfordernd sein. Der wichtigste Schritt für Führungskräfte besteht darin, die Herausforderungen zu verstehen und Wege zu finden, um eine gleichwertige Arbeitserfahrung für die Belegschaft im Homeoffice und jene vor Ort zu schaffen.

Entwickeln Sie aufeinander abgestimmte Kommunikationskanäle

Eine der größten Herausforderungen der Inklusion in einem hybriden Arbeitsmodell ist die Teamkommunikation. Werden Gespräche vor Ort geführt, kann es leicht geschehen, dass vergessen wird, die relevanten Informationen an die Kolleg:innen im Homeoffice weiterzugeben. Schließlich war die direkte Kommunikation während ihrer gesamten beruflichen Laufbahn für die meisten Beschäftigten die Norm. Um diese Herausforderung zu meistern, müssen Führungskräfte ihre Denkweise in Bezug auf die Kommunikation am Arbeitsplatz neu ausrichten und in eine Reihe digitaler Tools investieren, die eine nahtlose Kommunikation zwischen den Teammitgliedern ermöglichen.

Schaffen Sie inklusive Begegnungsräume

Unabhängig davon, welche Art von hybridem Arbeitsmodell Ihr Unternehmen entwickelt, ist es sehr wahrscheinlich, dass an vielen Meetings sowohl im Homeoffice beschäftigte als auch vor Ort tätige Mitarbeiter:innen teilnehmen. Stellen Sie also davon ausgehend sicher, dass Sie Räume für die Zusammenarbeit schaffen, die sich gut für hybride Meetings eignen.

Beispielsweise hat Google sogenannte „Campfire Meeting“-Räume geschaffen, in denen Sitzplätze und Bildschirme kreisförmig angeordnet sind. Die Bildschirme befinden sich dabei etwa auf Augenhöhe, sodass der Eindruck eines herkömmlichen persönlichen Zusammenkommens erweckt wird. Auch wenn die Einrichtung solch aufwändiger Besprechungsräume im Unternehmensbudget möglicherweise nicht vorgesehen ist, muss sichergestellt werden, dass Ihre Teams über die erforderlichen Tools und Geräte verfügen, um Besprechungsräume zu schaffen, welche die Einbeziehung aller fördern.

Fördern Sie die Anerkennung von Beschäftigten

Studien zeigen, dass mithilfe von Maßnahmen zur Anerkennung von Beschäftigten um das Zweieinhalbfache höhere Personalbindungsraten erzielt werden können. Investitionen in Maßnahmen zur Anerkennung von Mitarbeiter:innen und deren Leistung  oder die Anpassung Ihres jetzigen Programms an ein hybrides Arbeitsmodell kann eine großartige Möglichkeit sein, Inklusion am Arbeitsplatz zu beweisen. Erwägen Sie, grundsätzlich Optionen zur Anerkennung von Mitarbeiter:innen anzubieten, die an Zusatzleistungen gebunden sind, oder virtuelle Treffen zur Anerkennung von Personalleistungen zu veranstalten, an denen das gesamte Unternehmen oder die gesamte Abteilung beteiligt ist.

5.  Führen Sie gleiche Leistungskontrollen für alle durch

Eine weitere Herausforderung der Telearbeit besteht darin, die Leistung der Beschäftigten zu überwachen, ohne dass sich das vor Ort tätige Personal benachteiligt fühlt. Die Realität ist, dass die meisten Ihrer Führungskräfte zur Beurteilung von Personalleistungen seit jeher auf tägliche Beobachtungen zurückgreifen. In einem hybriden Arbeitsmodell müssen diese Führungskräfte die Art und Weise ändern, wie sie im Arbeitsalltag die Leistung der Beschäftigten bewerten. Hier sind einige Tipps dazu, wie man das in die Tat umsetzt.

Erstellen Sie ein strukturiertes Verfahren zur Personalbeurteilung

Vor der Pandemie in Großbritannien durchgeführte Studien ergaben, dass Beschäftigte im Homeoffice um 50 % weniger wahrscheinlich als das vor Ort tätige Personal befördert wurden. Unternehmen, die dauerhaft hybrides Arbeiten anbieten möchten, müssen hier besser abschneiden. Beginnen Sie mit der Ausarbeitung eines strukturierten Verfahrens zur Personalbeurteilung, in dem das Element der kognitiven Verzerrung minimiert wird, weil wesentliche Leistungsindikatoren bei der Arbeit in Kombination nur mit direkten Beobachtungen berücksichtigt werden.  

Bauen Sie Vertrauen zwischen Management und Belegschaft auf

Damit hybrides Arbeiten funktioniert, muss das Management den Beschäftigten ein gewisses Maß an Vertrauen entgegenbringen – insbesondere dann, wenn Personal aus der Ferne arbeitet. Es ist unmöglich, Beschäftigte im Homeoffice ganz genau zu kontrollieren und gleichzeitig zu erwarten, dass sie den ganzen Tag über produktiv bleiben. Obwohl Manager Bedenken hinsichtlich der Leistung von Beschäftigten im Homeoffice äußern, belegen Studien, dass von zu Hause aus arbeitendes Personal um 24 % produktiver ist.

Manager, die Schwierigkeiten haben, Vertrauen zu ihrem Team aufzubauen, können alternative Methoden in Betracht ziehen, um die Produktivität von Telearbeitskräften zu überprüfen. Beispielsweise setzt das malaysische Unternehmen ADA ein einfaches Excel-Arbeitsblatt ein, gemäß dem die Beschäftigten ihre täglichen Aufgaben abarbeiten, sodass die Vorgesetzten den Fortschritt kontrollieren können – unabhängig davon, ob jemand vor Ort oder aus der Ferne arbeitet.

Geben Sie regelmäßig Feedback

Wenn Sie nicht aufpassen, fühlen sich möglicherweise einige Beschäftigte im Hin und Her zwischen dem Arbeiten vor Ort und im Homeoffice etwas verloren. Führungskräfte können dieses Gefühl der Unsicherheit unter Teammitgliedern abfangen, indem sie regelmäßig Feedback geben. Beim Arbeiten vor Ort gibt es regelmäßiges Feedback sporadisch über den Tag verteilt. Wird teilweise im Homeoffice gearbeitet, sind die Möglichkeiten für zufällige persönliche Treffen jedoch begrenzt, sodass Ihre Führungskräfte es sich zur Gewohnheit machen müssen, wertvolles Feedback über andere Kommunikationskanäle zu geben.

Proaktiv Maßnahmen zu ergreifen, um Ihre Teamleiter:innen auf die Umstellung hin zu einer hybriden Arbeitsstätte vorzubereiten, kann viel dazu beitragen, einen nahtlosen Übergang für die gesamte Belegschaft zu gewährleisten.  Laden Sie unseren Ratgeber herunter, um zu erfahren, welche Schritte Sie unternehmen können, um das Engagement im hybriden Arbeitsumfeld zu steigern.