Tipps und Tricks für Unternehmen, die ein hybrides Arbeitsumfeld anbieten.

Nun, da die Auswirkungen von Covid-19 allmählich nachlassen, bereiten sich Arbeitgeber:innen und Beschäftigte auf einen weiteren Wandel vor – auf das Arbeiten in einem Markt nach Corona. Viele Arbeitgeber:innen beschäftigen sich mit der Frage, ob sie ihr während der Pandemie entwickeltes Telearbeitsmodell fortsetzen möchten, alle Beschäftigten wieder in Vollzeit vor Ort arbeiten lassen oder ein neues hybrides Arbeitsmodell entwickeln sollen, das sowohl Telearbeit als auch Optionen zur Arbeit vor Ort bietet.

Unsere Untersuchungen zeigen, dass Beschäftigte mitunter nicht länger Vollzeit im Homeoffice arbeiten möchten. Unserer Randstad Workmonitor-Untersuchung zufolge sind 78 % der weltweiten Belegschaft bereit, zumindest in Teilzeit an ihren Arbeitsplatz vor Ort zurückzukehren. Ein Großteil dieser Beschäftigten möchte das jedoch nicht unbedingt in Vollzeit tun. Tatsächlich glaubt jede:r dritte Beschäftigte, dass hybride Arbeitsmodelle die ideale Option sind und fast jede:r Vierte wünscht sich flexible Arbeitszeiten.

Die ideale Arbeitsgestaltung

Angesichts solcher Zahlen sollte es nicht überraschen, dass große Unternehmen wie Microsoft, Google, Randstad Global und Ford Motors bereits in hybrides Arbeiten investieren.

Doch was ist ein hybrides Arbeitsmodell und funktioniert es auch für Ihr Unternehmen? Dieser Artikel bietet Informationen zu hybriden Arbeitsmodellen sowie Tipps zur Schaffung einer produktiven hybriden Arbeitsstätte.

Was ist ein hybrides Arbeitsmodell?

Ein hybrides Arbeitsmodell umfasst Aspekte sowohl des Arbeitens vor Ort als auch der Telearbeit. Es kann auf zweierlei Weise funktionieren. Die gängigste Option besteht darin, dass Arbeitgeber:innen ihrem Personal gestatten, einige Tage von zu Hause aus und einige Tage vor Ort zu arbeiten. Beim zweiten hybriden Arbeitsmodell können einige Beschäftigte aus der Ferne arbeiten, während andere vor Ort bleiben müssen.

Es gibt einige große Vorteile, die für eine Investition in ein hybrides Arbeitsmodell sprechen:

• Gesteigerte Produktivität: In unserer Untersuchung haben 34 % der Arbeitgeber:innen anerkannt, dass eine Steigerung der Produktivität unter den Telearbeitskräften zu verzeichnen war.
• Mehr Zufriedenheit im Beruf: Weitere Untersuchungen zeigen, dass 35 % der befragten Beschäftigten ein hybrides Arbeitsmodell für die ideale Option halten.
• Größerer Talente-Pool: Müssen Beschäftigte nur wenige Tage in der Woche vor Ort arbeiten, kann das – neben Mitarbeiter:innen, die nicht täglich pendeln möchten – Talente anziehen, die nach mehr Flexibilität bei der Arbeit streben.
• Bessere Vorbereitung: Obwohl die Auswirkungen von Covid-19 allmählich nachlassen, bleibt die Zukunft ungewiss. Ein hybrides Arbeitsmodell beizubehalten kann sicherstellen, dass Ihr Personal für eventuelle künftige Beeinträchtigungen am Arbeitsplatz gewappnet ist.

Best Practices für hybrides Arbeiten: die Dos und Don’ts.

Sollten Sie erwägen, ein hybrides Modell zu implementieren, ist es wichtig, von Anfang an einen Plan zu haben. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir eine Liste mit Dos und Don’ts zu den Best Practices für hybrides Arbeiten erstellt.

Was Sie tun sollten:

Verstehen Sie die Bedürfnisse Ihres Personals

Im Großen und Ganzen haben sich Beschäftigte in aller Welt engagiert und getan, was getan werden musste, um die Pandemie zu überstehen. Während sich die Dinge langsam wieder normalisieren, bleiben viele der zusätzlichen Stressfaktoren im Arbeits- und Privatleben von Beschäftigten jedoch erhalten. Sicherlich werden Sie kein Arbeitsmodell finden, das auf die Bedürfnisse einer jeden einzelnen Arbeitskraft zur Gänze eingeht, aber Sie können sich ein Bild von den großen Herausforderungen machen, vor denen Ihr Personal steht.

Mit diesem Verständnis können Sie ein hybrides Modell ausgestalten, das die Produktivität und Arbeitsmoral der Beschäftigten fördert und ihnen dabei hilft, eine gesunde Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten. Ebenso wichtig ist es, häufige Gespräche mit Ihrem Personal einzuplanen, um den Erfolg und die Schwächen des neuen Arbeitsmodells im Blick zu behalten und es gegebenenfalls anzupassen.

Definieren Sie klare Erwartungen

Untersuchungen zeigen, dass Beschäftigte sich mehr Orientierung wünschen, wenn es um hybride Arbeitsoptionen geht. Prinzipiell möchten sie wissen, was von ihnen erwartet wird. Unserer Randstad Workmonitor-Untersuchung zufolge wünschen sich 27 % der Mitarbeiter aussagekräftigere Arbeitszeitregelungen, während 24 % gern bindende Regeln sowohl für Tele- als auch für Vor-Ort-Arbeit hätten.

Seien Sie bei der Erstellung neuer Richtlinien für hybride Arbeitsplätze stets klar und präzise. Die Beschäftigten sollten verstehen, was ihre Verantwortlichkeiten sind (Arbeitszeit, Kommunikationspflichten usw.) – unabhängig davon, ob sie von zu Hause aus oder vor Ort arbeiten. Ihr Personal sollte auch genau wissen, wie die Leistung gemessen wird und an wen man sich mit Problemen wenden kann.

Investieren Sie in Kommunikationswerkzeuge

Kommunikation ist eine der größten Herausforderungen im hybriden Arbeitsmodell. Es muss unbedingt sichergestellt werden, dass sowohl die Beschäftigten vor Ort als auch Telearbeitskräfte stets auf dem neuesten und auch auf dem gleichen Stand sind. Andernfalls riskieren Sie, dass der Ruf Ihres Unternehmens aufgrund von Fehlkommunikation leidet.

Falls Ihr Personal seit der Pandemie von zu Hause aus arbeitet, wurden Sie wahrscheinlich bereits mit diversen Kommunikationsproblemen konfrontiert. Glücklicherweise hat der technologische Fortschritt in den letzten Jahren die Entwicklung einer großen Anzahl von Kommunikationswerkzeugen mit sich gebracht. Nehmen Sie sich die Zeit, die Schwachstellen der Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu identifizieren. Suchen Sie dann nach alternativen Kommunikationsmöglichkeiten, die Ihrem Unternehmen helfen können, diese Probleme zu überwinden.

Strukturieren Sie die Arbeitsumgebung neu

Ein neues Arbeitsmodell beinhaltet eine neue Arbeitsweise, die wiederum eine neue Arbeitsumgebung erfordern kann. Denken Sie darüber nach, wie Ihre Beschäftigten von zu Hause aus und vor Ort arbeiten werden. An vor Ort verbrachten Arbeitstagen sollte ein Fokus auf Teambuilding, Zusammenarbeit, Besprechungen, Brainstorming-Sitzungen und Schulungen liegen. Wenn Ihr Unternehmen zu einem hybriden Modell übergeht, ist es ausgesprochen wichtig, die dafür erforderlichen Räumlichkeiten bereitzustellen.

Das heißt nicht, dass Sie in kostspielige Renovierungen investieren oder an einen neuen Standort umziehen müssen. Es bedeutet aber, dass Sie das Arbeitsumfeld eventuell neu konzipieren müssen. Wenn Ihr Personal beispielsweise an abwechselnden Tagen arbeitet, können Sie möglicherweise gemeinsam genutzte Räume schaffen und die übrigen Büros in Konferenzräume umwandeln.

Machen Sie Sicherheit zur Priorität

Auch wenn die Beschäftigten bereit sind, an den Arbeitsplatz zurückzukehren, geschieht dies nicht ohne ein gewisses Maß an Sorgen. Von denjenigen, die Vorbehalte gegen die Rückkehr an den Arbeitsplatz haben, geben 45 % Sicherheitsbedenken in Zusammenhang mit Covid-19 als Hauptgrund an. Arbeitgeber:innen können viel dazu beitragen, diese Befürchtungen zu entschärfen, indem sie Maßnahmen ergreifen, um sichere Arbeitsplätze zu schaffen.

Sicherheitsausrüstung wie Masken und Handdesinfektionsmittel bereitzustellen, Covid-19-Testverfahren zu implementieren, Social Distancing zu ermöglichen und eine flexible Zeitplanung können dazu beitragen, dass sich Ihr Personal am Arbeitsplatz sicher fühlt.

Was Sie vermeiden sollten:

Überlassen Sie nicht alle Entscheidungen den Beschäftigten

Es mag wie das ideale Modell erscheinen, jede:n Mitarbeiter:in einfach selbst bestimmen zu lassen, an welchen Tagen er oder sie von zu Hause aus arbeiten oder an den Arbeitsplatz kommen möchte. Doch falls dieses Personal nicht unabhängig von anderen Kolleg:innen arbeitet, können sich daraus zahlreiche Herausforderungen ergeben.

Zunächst einmal entscheiden sich die meisten Beschäftigten dafür, montags und/oder freitags von zu Hause aus zu arbeiten. Wenn also Ihr Ziel darin besteht, an einem bestimmten Tag weniger Personal vor Ort zu haben, könnte dies eine große Herausforderung darstellen. Haben Teammitglieder außerdem abwechselnd frei, kann die Arbeitsstätte nicht dafür genutzt werden, Innovation, Kreativität und Teambildung zu fördern.

Besser ist es, wenn die Teamleiter:innen zusammen mit den Beschäftigten die Rahmenbedingungen für die Telearbeit bestimmen. Sie können trotzdem eine gewisse Flexibilität bei den Arbeitszeiten bieten, aber das Telearbeitsmodell funktioniert am besten, wenn Zeitpläne auf Team-, Abteilungs- oder Unternehmensebene festgelegt werden.

Treffen Sie nicht vorschnell endgültige Entscheidungen

Es muss von Anfang an klar sein, dass die Ausgestaltung eines hybriden Arbeitsmodells Zeit braucht. Höchstwahrscheinlich müssen die Richtlinien, die Sie heute eingeführt haben, in näherer Zukunft wieder angepasst werden. Tatsächlich kann es mehrere Jahre dauern, bis Sie ein hybrides Arbeitsumfeld geschaffen haben, das für Ihr Unternehmen ideal ist. Derartige Änderungen sind kein Problem – sie gehören zur Implementierung neuer Geschäftsprozesse dazu.

Was Sie aber nicht tun sollten, ist zu versprechen, dass die neuen Regelungen endgültig sind. Lassen Sie Ihr Personal stattdessen wissen, dass die Entwicklung eines hybriden Modells noch in Arbeit ist und dass das Unternehmen dessen Effektivität regelmäßig evaluieren und bei Bedarf Änderungen veranlassen wird.

Lassen Sie keine „Wir-gegen-die“-Mentalität entstehen

Ein weiteres Problem, das im Rahmen eines hybriden Arbeitsmodells rasch auftreten kann, ist die Entwicklung einer „Wir-gegen-die-Mentalität“. Dieser Aspekt ist dann besonders herausfordernd, wenn einige Beschäftigte Vollzeit vor Ort arbeiten, während andere im Homeoffice oder hybrid arbeiten. Viele Beschäftigte sind so daran gewöhnt, vor Ort zu arbeiten, dass es ihnen möglicherweise schwerfällt, daran zu denken, dass bestimmte Kolleg:innen nicht da sind, nicht alle Gespräche verfolgen können und nicht über die Ereignisse am Arbeitsplatz Bescheid wissen.

Wichtig ist, verlässlich dafür zu sorgen, dass alle Beschäftigten am Laufenden bleiben und bei Bedarf Zugang zu benötigten Materialien haben. Beispielsweise können Teamleiter:innen vor Ort ein tägliches „Feierabend-Memo“ verfassen, das wichtige Informationen zum Tagesgeschehen enthält. Ist das vor Ort arbeitende Personal für die Weitergabe dieser Informationen verantwortlich, werden diese Kräfte sich umso stärker darum bemühen, alle relevanten Sachverhalte zu kommunizieren.

Lassen Sie digitale Überlastung nicht zu

Digitaler Burnout ist ein reales Problem und kann die Produktivität beeinträchtigen. Kürzlich von Microsoft durchgeführte Studien zeigen, dass sich die Anzahl der Teambesprechungen von 2020 auf 2021 verdoppelt und die Dauer dieser Besprechungen mehr als verdreifacht hat: von nur zehn Minuten im Jahr 2020 auf durchschnittlich 35 bis 45 Minuten im Jahr 2021. Auch zeigte sich ein Anstieg der Anzahl an täglich versendeten Chat-Nachrichten und E-Mails.

Damit Telearbeit zu einer effektiven Gegebenheit wird, müssen Arbeitgeber:innen die Herausforderung offen angehen. Folgende Maßnahmen können helfen, den Stress zu mindern:

• Ermutigen Sie die Führungskräfte, den Beschäftigten vor Meetings eine Tagesordnung zur Besprechung zu schicken, um sicherzustellen, dass nur die Personen teilnehmen, die anwesend sein müssen.
• Gestehen Sie Ihrem Personal Zeiten zu, in denen die betreffenden Beschäftigten nicht gestört werden, damit sie ablenkungsfrei arbeiten können.
• Fordern Sie Ihr Personal dazu auf, gut zu überlegen, an wen und warum E-Mails versandt werden.

Setzen Sie nicht nur auf Arbeit allein, ohne jedes Vergnügen

Wahrscheinlich kennen Sie das Sprichwort: „Arbeit allein macht auch nicht glücklich.“ Darin liegt viel Wahrheit. Studien belegen, dass ein Mangel an Pausen im Laufe des Tages zu kreativen Blockaden führen und Innovationen erschweren kann. Andere Studien zeigen, dass Beschäftigte, die Pausen einlegen, eher produktiv sind als solche, die das nicht tun.

Darüber hinaus gaben 27 % der Beschäftigten an, dass eine große Herausforderung im Homeoffice das Gefühl der Isolation sei. Sie können dazu beitragen, dieses Gefühl der Isolation zu lindern und gleichzeitig die Kreativität anzuregen, indem Sie im Laufe des Arbeitstages immer wieder gemeinsame Pausen für das Personal vor Ort und die Telearbeitskräfte anbieten. Ziehen Sie beispielsweise virtuelle Kaffeepausen, Quizspiele zur Mittagszeit und vielleicht sogar eine virtuelle Happy Hour nach Feierabend in Betracht.

Das Wichtigste in Kürze.

• 78 % der weltweiten Arbeitskräfte sind dazu bereit, zumindest in Teilzeit an den Arbeitsplatz zurückzukehren.
• Mehr als jede:r dritte Beschäftigte wünscht sich ein hybrides Arbeitsmodell.
• 54 % der befragten Arbeitskräfte dürfen bereits hybrid arbeiten.
• 24 % der Beschäftigten möchten, dass Arbeitgeber:innen strengere Richtlinien für die Arbeit vor Ort und im Homeoffice ausarbeiten.
• Arbeitgeber:innen müssen bei der Erstellung hybrider Arbeitszeitpläne die Führung übernehmen.
• Die Schaffung einer neuen Arbeitsumgebung, die die Zusammenarbeit und den Schutz vor Covid fördert, ist ein Muss.
• Arbeitgeber:innen können dazu beitragen, digitalen Burnout am Arbeitsplatz zu vermeiden,  indem sie sinnvolle Arbeitsabläufe entwickeln, die die Anzahl an digitalen Interaktionen begrenzen.

Um weitere Tipps zur Entwicklung eines effektiven hybriden Arbeitsmodells, das die Produktivität, Zufriedenheit im Beruf und Personalbindung verbessert, zu erhalten, laden Sie bitte unseren Mini-Ratgeber zu diesem Thema herunter.

Weitere Tipps zur Entwicklung eines effektiven hybriden Arbeitsmodells, das Produktivität, Zufriedenheit im Beruf und Mitarbeiterbindung verbessert, finden Sie in unserem Mini-Leitfaden zu diesem Thema.