Verwaltung Ihrer Personalausgaben: Haben Sie Ihre indirekten Kosten im Griff?

Die Kosten unter Kontrolle zu halten, ist eine der wichtigsten Prioritäten für die meisten Einkaufsleiter. Wenn Ihr Job darin besteht, die verschiedenen für den Erfolg Ihres Unternehmens erforderlichen Ressourcen und Güter zu beschaffen, dann müssen Sie sicherstellen, dass dies auf kosteneffiziente Weise erfolgt.

Wenn es um das Recruiting geht, ist die Nachverfolgung der direkten Kosten – wie Löhne und Kosten für die Ausschreibung bestimmter Stellen – eine relativ einfache Aufgabe.

Es ist jedoch wichtig auch sicherzustellen, dass Sie sich nicht ausschließlich auf die direkten Personalbeschaffungskosten konzentrieren und die indirekten Kosten außer Acht lassen. Dazu gehören beispielsweise die Produktivitätsverluste, die durch Fehlzeiten oder lange Zeit unbesetzte Stellen entstehen. Indirekte Kosten sind schwieriger zu quantifizieren und in Ihrem Budget darzustellen, können aber einen erheblichen Einfluss auf Ihre Ertragslage haben. Um größtmögliche Effizienz zu erreichen, sollten Sie ein möglichst breites Spektrum an Faktoren berücksichtigen, die Einfluss auf zeitliche Belastung, Produktivität und Personalausgaben in Ihrem Unternehmen haben.

Kurz gesagt, wenn Sie Ihre indirekten Arbeitskosten genau im Blick haben, können Sie diese besser managen und reduzieren. Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die wichtigsten indirekten Kosten und was Sie zu deren Begrenzung tun können.

Fehlzeiten und Personalfluktuation

Eine hohe Fehlzeitenquote stellt für Unternehmen eine erhebliche finanzielle Belastung dar. Wenn keine Mitarbeiter zur Erledigung der anfallenden Arbeiten verfügbar sind, stehen Sie vor der Wahl, kurzfristig zusätzliches Personal zu bezahlen, die bereits vorhandenen Mitarbeiter umzuverteilen oder andere Mitarbeiter um Überstunden zu bitten. Die letztgenannten Optionen können zu Produktivitätsverlusten führen, da die Mitarbeiter von ihrer regulären Arbeit abgezogen werden und möglicherweise nicht die richtigen Fähigkeiten haben, um die betreffende Aufgabe zu erledigen. Außerdem müssen Sie mögliche Folgewirkungen wie ein erhöhtes Stresslevel einkalkulieren.

Mit einer hohen Personalfluktuation sind ähnliche Kosten und Nachteile verbunden. Wenn die Zahl der Abgänge zu hoch ist, müssen Sie viel Zeit, Geld und Energie für das Recruiting aufwenden, um Lücken in der Belegschaft zu schließen. Abgesehen von den offensichtlichen finanziellen Auswirkungen kann dies zu Unruhe am Arbeitsplatz führen und der Arbeitsmoral schaden.

Die mit Fehlzeiten und Personalfluktuation verbundenen Kosten können durch praxiserprobte, effektive Recruitingprozesse minimiert werden. Wenn Sie etablierte Prozesse zur Gewinnung der richtigen Mitarbeiter befolgen, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass die neuen Mitarbeiter eine stabile und erfolgreiche berufliche Partnerschaft mit Ihnen eingehen.

Lange Besetzungszeiten

Ein weiteres gutes Beispiel für leicht zu übersehende indirekte Personalkosten ist ein zu hoher Zeitaufwand für die Besetzung offener Stellen. Je mehr Zeit Sie für die Personalbeschaffung aufwenden, desto weniger Zeit haben Sie, um sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, Umsatz zu generieren und die Rentabilität zu steigern.

Eines der wichtigsten Dinge, die Sie zur Optimierung der Leistung auf diesem Gebiet tun sollten, ist die Festlegung relevanter Kennzahlen und Leistungsindikatoren. Diese helfen Ihnen, die korrekten Daten nachzuverfolgen und zu erkennen, wann Sie zu viel Zeit für das Recruiting aufwenden.

Moderne Arbeitgeber profitieren zudem von den Vorteilen der Technologie, die ihnen bei der Verkürzung der Besetzungszeiten hilft, ohne dass dabei die Qualitätsstandards beeinträchtigt werden. Mit einem Tool wie Checkster können Sie beispielsweise die Möglichkeiten der Automatisierung nutzen, um die Überprüfung von Referenzen zu beschleunigen, während AllyO künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und natürliche Sprachverarbeitung einsetzt, um den Verwaltungsaufwand für die Einstellungsteams zu reduzieren.

Schulung und Einarbeitung

Der Recruitingprozess endet nicht mit der abschließenden Bewertung der Kandidaten, der Auswahl der Bewerber und der Annahme eines Stellenangebots durch diese. Um wirklich das Beste aus Ihren Mitarbeitern herauszuholen, müssen Sie diese bei der Einarbeitung in ihre neue Rolle und der Eingewöhnung in das Unternehmen unterstützen.

Möglicherweise umfasst dieser Prozess informelle Schulungen oder Mentorenschaft durch andere Mitarbeiter. Diese Faktoren können entscheidend zur Einarbeitung und Produktivität der neuen Mitarbeiter beitragen, zählen aber oft nicht zu den offensichtlichen Einstellungskosten, obwohl dafür Zeit aufgewendet werden muss und die Produktivität der anderen Mitarbeiter beeinträchtigt wird.

Darüber hinaus müssen Sie die zusätzlichen Kosten berücksichtigen, die durch die Zertifizierung von Mitarbeitern für bestimmte Fähigkeiten, die vorübergehende Intensivierung Ihrer Qualitätskontrollmaßnahmen sowie die möglicherweise geringere Produktivität des gesamten Teams entstehen.

Einarbeitung und Onboarding sind weitere Bereiche, in denen Sie von den neuesten Technologien und der Unterstützung durch Experten profitieren können. Moderne Tools können Sie bei einem integrierten Ansatz unterstützen – von der Stellenausschreibung bis zum Onboarding. Der richtige Personaldienstleister hilft Ihnen dabei, die effektivsten Technologien und Prozesse für optimale Ergebnisse in diesen Bereichen zu identifizieren. 

Um mögliche Kosteneinsparungen in Ihrem Unternehmen zu ermitteln, sollten Sie auch Ihre indirekten Kosten in Betracht ziehen. Um zu erfahren, wie Sie dies tun können, laden Sie unseren Leitfaden herunter: „5 Wege, wie Einkaufsteams Arbeitskosten einsparen können“.