Wusstest du, dass der Erfolg eines Kontakts oft von der richtigen E-Mail abhängt? Eine gut formulierte E-Mail kann den entscheidenden Unterschied ausmachen – besonders im operativen Bereich, wo klare und professionelle Kommunikation unerlässlich ist. Hier erfährst du, wie du E-Mails im beruflichen Umfeld richtig schreibst.
1. Der E-Mail Betreff: Der Schlüssel zur Aufmerksamkeit
Der Betreff einer E-Mail ist der erste Eindruck, den der Empfänger erhält – und oft entscheidend dafür, ob die Nachricht überhaupt geöffnet wird oder unbeachtet bleibt. In der heutigen digitalen Welt, wo täglich viele E-Mails ankommen, kann ein gut formulierter Betreff den Unterschied machen. Er sollte kurz, klar und neugierig machen, damit der Empfänger sofort erkennt, worum es geht und motiviert ist, die E-Mail zu lesen.
Um dies zu erreichen, ist es wichtig, klare Begriffe zu verwenden, die den Inhalt der Nachricht direkt widerspiegeln, ohne jedoch zu viel vorwegzunehmen oder allgemein zu sein. Zum Beispiel wirkt ein Betreff wie „Wichtige Informationen“ vage und kann leicht übersehen werden. Stattdessen könnte ein spezifischer Betreff wie „Anfrage auf..“ die Dringlichkeit und den Inhalt der Nachricht viel präziser darstellen und damit die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die E-Mail geöffnet wird.
2. Höflichkeit und die richtige Anrede in E-Mails
Ein freundlicher und respektvoller Sprachstil ist entscheidend für den Erfolg deiner E-Mail-Kommunikation. Beginne stets mit einer höflichen Anrede, wie
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„Sehr geehrte/r Frau/Herr...“
Wenn keine Ansprechperson bekannt ist, mit
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„Sehr geehrte Damen und Herren...“
Wenn du bereits im Austausch mit der Person gestanden hast, kannst du den Ton etwas persönlicher gestalten, indem du mit „Liebe/r...“ beginnst:
- “Liebe Frau…”
Dies zeigt Vertrautheit, bleibt jedoch höflich und respektvoll.
- Vorsicht bei der Begrüßung mit “Hallo..”!
Vermeide beim ersten Kontakt mit Personen, die du noch nicht kennst, die Anrede mit “Hallo”. Diese informelle Anrede wird in einem professionellen Kontext meist als zu locker und unprofessionell empfunden.
Eine gute Faustregel ist: Wenn du mit der Person “per du” bist, dann kannst du die Begrüßung auch mit “Hallo” beginnen. Ansonsten verwende wie oben erwähnt “Sehr geehrte(r)” oder “Liebe(r)”.
Vor der Schlussformel kannst du Wertschätzung signalisieren und eine positive Atmosphäre schaffen:
- „Vielen Dank im Voraus“
- „Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung“
Schließe deine E-Mail mit einem freundlichen Abschluss ab:
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„Mit freundlichen Grüßen“
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„Beste Grüße“
Nach der Schlussformel folgen dein Name und deine Kontaktdaten. So hinterlässt du einen professionellen und bleibenden Eindruck.
3. Klare Struktur und einfacher Text: So wird deine E-Mail verständlicher
Eine gut strukturierte E-Mail macht es dem Empfänger einfacher, den Inhalt schnell zu erfassen und die Botschaft zu verstehen. Starte mit einer kurzen Einleitung, die den Zweck der Nachricht klar beschreibt, wie zum Beispiel: „Ich schreibe Ihnen aufgrund...“ oder „Hiermit bewerbe ich mich auf die Stelle als...“.
Halte die E-Mail in Normfall so kurz und prägnant wie möglich, da der/die Leser:in oft nicht die Zeit hat, lange Nachrichten vollständig zu lesen. Indem du dich auf das Wesentliche konzentrierst und den Inhalt übersichtlich aufteilst, stellst du sicher, dass deine Nachricht richtig kommuniziert wird.
Sollte dein Text trotzdem etwas länger sein: Teile deine E-Mail in Absätze, um verschiedene Themen voneinander abzugrenzen, und vermeide lange und komplizierte Sätze. Nutze eine einfache, direkte Sprache und erkläre Fachbegriffe nur dann, wenn sie im Kontext notwendig sind. So kannst du Missverständnisse vermeiden und sicherstellen, dass deine E-Mail leicht lesbar bleibt.
4. Den richtigen Zeitpunkt wählen: Wann du deine E-Mails verschicken solltest
Der Zeitpunkt, zu dem du deine E-Mail versendest, kann einen wichtigen Einfluss auf den Erfolg haben. Versuche, deine Nachrichten zu Zeiten zu senden, in denen die Empfänger am ehesten verfügbar sind und schnell reagieren können. Idealerweise solltest du darauf achten, E-Mails während der üblichen Arbeitszeiten zu versenden, da die Chance höher ist, dass der Empfänger die Nachricht zeitnah sieht und rasch darauf antwortet.
Auch das zeitnahe Beantworten von E-Mails spielt eine wichtige Rolle, um den Kontakt aktiv zu halten und den Kommunikationsfluss nicht zu unterbrechen. Die Wahl des richtigen Zeitpunkts zeigt dein Engagement sowie deine Fähigkeit zur strategischen Planung in der Unternehmenskommunikation.
5. Die E-Mail vor dem Senden überprüfen: Der letzte Schliff für Professionalität
Bevor du auf „Senden“ klickst, ist es wichtig, deine E-Mail sorgfältig auf Grammatik, Rechtschreibung und Klarheit zu überprüfen. Eine gut formulierte und fehlerfreie Nachricht vermittelt Professionalität und stellt sicher, dass deine Botschaft korrekt und effektiv ankommt.
Wenn du unsicher bist, kann es hilfreich sein, Feedback von Freunden oder Kollegen einzuholen, um sicherzustellen, dass der Ton der E-Mail passend ist und die Inhalte verständlich sind. Dieser letzte Schritt sorgt dafür, dass deine E-Mail einen positiven und professionellen Eindruck hinterlässt.
Mit diesen einfachen Tipps kannst du deine E-Mails professioneller gestalten und sicherstellen, dass deine Nachrichten den gewünschten Eindruck hinterlassen. Eine klare und effektive E-Mail-Kommunikation erleichtert nicht nur den Austausch, sondern hebt auch deine Professionalität hervor. Nutze diese Hinweise, um deinen E-Mail-Verkehr zu optimieren und im Arbeitsalltag erfolgreich zu kommunizieren.