Kommunikation & Transparenz: Wie eine offene Unternehmenskultur Fehlzeiten reduzieren kann

In der heutigen Geschäftswelt ist der Erfolg eines Unternehmens eng mit der Produktivität und dem Engagement seiner Mitarbeiter verknüpft. Eine der größten Herausforderungen, denen Unternehmen gegenüberstehen, sind hohe Fehlzeiten, die nicht nur die Effizienz beeinträchtigen, sondern auch erhebliche Kosten verursachen können. Eine offene Unternehmenskultur, geprägt durch effektive Kommunikation und Transparenz, kann maßgeblich dazu beitragen, Fehlzeiten zu reduzieren und ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.

Fehlzeiten am Arbeitsplatz sind ein Problem, mit dem alle Unternehmen konfrontiert sind, und es ist besonders schwierig, wenn Sie eine große Anzahl von Mitarbeiter:innen beschäftigen. Häufige Abwesenheiten von Mitarbeiter:innen können die Kosten in die Höhe treiben und die Produktivität beeinträchtigen.

Aus diesem Grund sollte die Überwachung und das Management von Fehlzeiten eine Priorität für Arbeitgeber sein. Die ungeplante Abwesenheit von Arbeitnehmer (d.h. ohne Jahresurlaub und Feiertage) ist ein unvermeidbarer Aspekt der Unternehmensführung. Übermäßige und ungeplante Fehlzeiten haben jedoch eine Reihe unerwünschter Auswirkungen, wie z. B. mangelnde Produktivität und sinkende Arbeitsmoral.

Um das Ausmaß des Absentismusproblems zu verstehen, müssen Sie zunächst die Anwesenheitsstatistiken überprüfen, danach die Gründe für die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter ermitteln und erst dann können Sie einen strategischen Aktionsplan entwickeln, um die Fehlzeiten zu reduzieren und Ihre Ergebnisse zu verbessern.

In nachfolgendem Artikel werden einige Möglichkeiten aufgezeigt, wie Randstad Ihnen helfen kann, dieses Problem in den Griff zu bekommen – von der sofortigen Unterstützung bei der Personalbeschaffung bis hin zu langfristigen Workforce-Management-Lösungen und einer besseren Betreuung Ihrer Mitarbeiter:innen.

1. Messung der Fehlzeitenquote

Die Formel für Fehlzeiten vergleicht die verfügbaren Arbeitstage mit den Abwesenheiten in einem bestimmten Zeitraum. Sie können die Anwesenheitsdaten der Mitarbeiter:innen auf individueller, abteilungsbezogener oder geografischer Ebene erfassen.

Beispiel Fallstudie:

Ein Mitarbeiter, der im vergangenen Jahr 260 Arbeitstage haben sollte, war 15 Tage abwesend.

Fehlzeitenquote = (15/260) x 100 = 5,7%

Die Fehlzeitenquoten variieren je nach Branche, Region und Zeitraum. Im Jahr 2021 lag die durchschnittliche Fehlzeitenquote in den Vereinigten Staaten beispielsweise bei 3,2 % für alle Berufe. Dienstleistungsberufe wiesen jedoch viel höhere Quoten auf, einige bis zu 5,0 %, während der Finanzsektor mit 1,9 % zu den Sektoren mit den niedrigsten Quoten gehörte.

Die Überwachung der durchschnittlichen Fehlzeitenquote Ihrer Mitarbeiter:innen ermöglicht es Ihnen, unerwünschte Trends schnell zu erkennen. Außerdem können Sie Ihre Belegschaft mit anderen Unternehmen ähnlicher Größe und Branche vergleichen.

2. Workforce-Management-Lösungen und Personaleinsatzplanung

Schnelle, reaktionsschnelle Personalbeschaffung erweist sich oft als entscheidend, wenn Sie kurzfristig die Arbeitskapazität erhöhen müssen. Genauso wichtig ist es jedoch, einen klaren Überblick über die bereits in Ihrem Unternehmen vorhandenen Ressourcen zu haben und einen Plan für deren bestmögliche Nutzung zu erstellen.

Oberste Priorität sollte es sein, sicherzustellen, dass Sie immer in der Lage sind, Ihre kritischen Stellen zu besetzen, d. h. diejenigen, die für den täglichen Betrieb des Unternehmens unerlässlich sind. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, immer Mitarbeiter:innen in Reserve zu haben, die Aufgaben mit geringerer Priorität übernehmen können, wenn Sie über genügend Ressourcen verfügen, aber auch einspringen und kritische Aufgaben übernehmen können, wenn die Fehlzeiten hoch sind.

Die Logistik der spontanen Besetzung von Stellen aufgrund von Abwesenheiten erfordert jedoch fortschrittliche Technologie und Fachwissen. Hier kann der Relevate Workforce Schedule von Randstad helfen. Diese automatisierte App nimmt Ihnen den größten Teil der Arbeit ab. Zunächst werden offene Schichtpositionen automatisch an Ihren riesigen Pool an vorab geprüften Arbeitskräften gesendet. Dann können die Mitarbeiter:innen die Arbeit annehmen oder ablehnen, ohne dass Sie involviert werden müssen, was eine enorme Zeitersparnis für Arbeitgeber:innen mit hohem Arbeitsaufkommen und befristet Beschäftigten bedeutet.

Eine effiziente Personaleinsatzplanung trägt dazu bei, dass Ihnen Mitarbeiter:innen zur Verfügung stehen, die Fehlzeiten ausgleichen können. Außerdem kann sie den Mitarbeiter:innen die nötige Zeit und Flexibilität verschaffen, um sich weiterzubilden und neue Kompetenzen zu erwerben.

Unsere Inhouse-Servicelösung kann Ihnen helfen, Ihre Personalressourcen besser zu verstehen und Ihr Personalmanagement zu optimieren, um Unterbesetzungen zu vermeiden. Dabei liegt der Schwerpunkt auf der Planung und Schulung, um Sie beim Einsatz, der Entwicklung und der Bindung Ihrer Talente zu unterstützen.

Mehr Informationen zu den Randstad Inhouse-Services finden Sie hier: 

3. Offene Unternehmenskultur: Was bedeutet das?

Eine offene Unternehmenskultur, die durch Kommunikation und Transparenz gefördert wird, hat zahlreiche positive Effekte auf das Arbeitsumfeld. Mitarbeiter:innen, die sich wertgeschätzt und integriert fühlen, zeigen eine höhere Zufriedenheit und Loyalität gegenüber dem Unternehmen. Dies führt zu einer Reduzierung der Fehlzeiten, da die Mitarbeiter:innen weniger Stress und Druck empfinden und somit seltener krank werden. Zudem fördert ein offenes Arbeitsklima die psychische Gesundheit und das allgemeine Wohlbefinden der Belegschaft.

Eine offene Unternehmenskultur ist gekennzeichnet durch:

1. Einführung regelmäßiger Feedback-Runden: Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Feedback zu geben und schaffen Sie Möglichkeiten für offene Diskussionen über Herausforderungen und Erfolge.
2. Transparente Entscheidungsprozesse: Kommunizieren Sie Unternehmensentscheidungen klar und erläutern Sie die Hintergründe. Dies schafft Verständnis und Akzeptanz.
3. Schulung der Führungskräfte: Stellen Sie sicher, dass Ihre Führungskräfte die Bedeutung von Kommunikation und Transparenz verstehen und in ihrem täglichen Handeln umsetzen.
4. Förderung des Teamgeists: Organisieren Sie Teambuilding-Aktivitäten und schaffen Sie Gelegenheiten für informellen Austausch, um den Zusammenhalt zu stärken.
5. Gesundheitsfördernde Maßnahmen: Implementieren Sie Programme zur Förderung der physischen und psychischen Gesundheit Ihrer Mitarbeiter, wie zum Beispiel Wellness-Programme oder flexible Arbeitszeiten.

4. Maßnahmen zur Reduzierung von Fehlzeiten

Neben der Förderung einer offenen Unternehmenskultur gibt es spezifische Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können, um Fehlzeiten zu reduzieren. Diese Maßnahmen können präventiv sein, um potenzielle Abwesenheiten zu verhindern, oder reaktiv, um bestehende Probleme zu adressieren. Hier sind einige bewährte Strategien:

1. Flexible Arbeitszeiten und Home-Office-Möglichkeiten: Die Einführung flexibler Arbeitszeiten und die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, können dazu beitragen, dass Mitarbeiter:innen besser mit persönlichen Verpflichtungen und gesundheitlichen Problemen umgehen können, ohne vollständig abwesend zu sein.
2. Präventive gesundheitsfördernde Programme: Unternehmen können Programme zur Gesundheitsförderung anbieten, wie z.B. ergonomische Arbeitsplatzgestaltung, regelmäßige Gesundheitschecks, Fitnessangebote und Stressmanagement-Workshops. Solche Maßnahmen können das allgemeine Wohlbefinden der Mitarbeiter verbessern und krankheitsbedingte Fehlzeiten reduzieren. 
3. Unterstützung der psychischen Gesundheit: Mitarbeiterunterstützungsprogramme (EAPs) bieten vertrauliche Beratung und Unterstützung für Mitarbeiter, die mit persönlichen oder beruflichen Problemen zu kämpfen haben. EAPs können helfen, psychische und emotionale Belastungen zu mindern, die häufige Ursachen für Fehlzeiten sind.
4. Klare Abwesenheitsrichtlinien und Rückkehrgespräche: Das Etablieren klarer Richtlinien für Krankmeldungen und das Durchführen von Rückkehrgesprächen nach einer Abwesenheit kann helfen, Fehlzeiten zu überwachen und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen. Diese Gespräche bieten die Gelegenheit, die Ursachen der Abwesenheit zu besprechen und Unterstützung anzubieten.
5. Belohnung von Anwesenheit: Unternehmen können Anreizsysteme einführen, um regelmäßige Anwesenheit zu belohnen. Dies kann in Form von Bonuszahlungen, zusätzlichen Urlaubstagen oder anderen Anerkennungen geschehen.

Durch die Kombination dieser spezifischen Maßnahmen mit einer offenen und transparenten Unternehmenskultur können Unternehmen effektiv Fehlzeiten reduzieren und gleichzeitig das Engagement und die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter stärken.

Wie Sie Fehlzeiten in den Griff bekommen, damit Ihr Unternehmen reibungslos läuft.

Wir haben einen Leitfaden erstellt, der weitere Ratschläge für die Verwaltung von Fehlzeiten und die Personalplanung enthält, einschließlich der Aufrechterhaltung eines reibungslosen Geschäftsbetriebs, selbst wenn ihr Personal abgebaut ist.