Was ist eine Bürohilfe?
Als Bürohilfe, Bürohilfskraft oder Bürogehilfe werden Personen bezeichnet, die ohne besondere kaufmännische Ausbildung einfache Aufgaben im Büro von Unternehmen unterschiedlicher Größen übernehmen. In der Regel erfolgt ein Anlernen am Arbeitsplatz, wonach die Bürohilfe ihr zugewiesene Aufgaben selbstständig ausführen kann.
Am Empfang begrüßt sie die Kunden und Besucher des Unternehmens und bringt sie gegebenenfalls zum gewünschten Gesprächspartner. Auch Telefonanrufe werden entgegengenommen und weitervermittelt. Darüber hinaus dient der Empfang oft als Poststelle, sodass ein Bürohelfer auch dafür sorgt, dass eintreffende Briefe und Pakete an die jeweiligen Empfänger verteilt werden.
Neben der Empfangs- und Posttätigkeit gehört es zu den Aufgaben einer Bürohilfe, die Ablage und Dokumentenverwaltung zu übernehmen. Hier werden wichtige Unterlagen systematisch abgeheftet, digitalisiert oder kopiert, damit jeder Mitarbeiter sofort alle benötigten Informationen finden kann. Letztlich gehören auch allgemeine administrative Aufgaben zum Berufsbild eines Bürogehilfen. Hier werden Serienbriefe erstellt, Rechnungen vorerfasst, Lieferscheine kontrolliert und Datenbanken gepflegt.
Manchmal ist es erforderlich, dass eine Bürohilfe sich neben den gängigen MS-Office-Anwendungen in firmenspezifische Software, beispielsweise SAP, einarbeitet. Die konkreten Aufgaben hängen hier von der Ausrichtung der Firma ab, werden regelmäßig jedoch durch ein Anlernen am Arbeitsplatz vermittelt. Bürohilfen, die über sehr viel Erfahrung in ihrem Beruf verfügen, werden teilweise für auch Tätigkeiten eingesetzt, die sonst gelernte Bürokaufleute übernehmen.
JobsArbeiten als Bürohilfe
Aufgaben und Tätigkeiten von Bürohilfen
Unternehmen aller Größen und Branchen sind auf fleißige Bürogehilfen angewiesen, die anfallende Routinearbeiten übernehmen, durch ihre tatkräftige Mitarbeit den Firmenalltag reibungslos gestalten und so dafür sorgen, dass das gesamte Team entlastet und unterstützt wird. Die konkreten Aufgaben können sich hierbei von Firma zu Firma unterscheiden und hängen sowohl von der Branche, etwaigen vermarkteten Produkten und Dienstleistungen sowie der Firmengröße selbst ab. Dennoch gibt es viele Überschneidungen, sodass das Berufsbild der Bürohilfe immer ein paar grundlegende Aufgaben umfasst.
Häufig werden Bürogehilfen am Empfang eingesetzt, wo sie Kunden oder andere Besucher begrüßen und ihnen dabei behilflich sind, ihren Ansprechpartner zu finden oder dringende Anliegen zu klären. Ebenfalls nehmen Bürohilfen hier Telefonate und Faxe entgegen und bearbeiten den Posteingang. Hierbei kümmern sie sich sowohl um E-Mails, die an das Unternehmenspostfach gesendet und gegebenenfalls an einen bestimmten Adressaten weitergeleitet werden müssen, als auch um Briefe und Pakete, die dann ins interne Postsystem gegeben oder direkt an die Empfänger verteilt werden.
Bürohilfen bereiten auch Meetings vor und nach und sorgen beispielsweise dafür, dass Besprechungsräume in einwandfreiem Zustand und Getränke oder Snacks vorhanden sind.
Ebenfalls wird Teamarbeit großgeschrieben, denn Bürohilfen entlasten mit ihren Tätigkeiten vor allem Kolleginnen und Kollegen im eigenen Unternehmen. So kümmern sie sich um die Ablage und Dokumentenverwaltung. Da jede Firma über ein unterschiedliches Ablagesystem verfügt, arbeiten sich Bürohilfen in dieses genau ein und können dann meist schneller als jeder andere Angestellte die benötigten Dokumente finden und steuern. Sie beachten hierbei Lager- und Aufbewahrungsfristen, beispielsweise für kaufmännische Unterlagen wie Rechnungen.
Bürohilfen übernehmen oftmals auch zeitaufwendige Scann- oder Kopierarbeiten und unterstützen in der Regel bei Schreibtätigkeiten. So fertigen sie Serienbriefe an und kümmern sich um die Vorerfassung von Rechnungen oder erstellen Listen. Darüber hinaus kontrollieren sie Lieferscheine und pflegen die Datenbanken des Unternehmens, sodass beispielsweise erforderliche Kontaktinformationen und Kommunikationsdaten stets auf dem neuesten Stand sind und Erreichbarkeiten gewährleistet werden.
Auch wenn keine spezifische Berufsausbildung erforderlich ist, so sind doch oftmals zumindest Kenntnisse in den gängigen Office-Programmen in Stellenanzeigen für Bürohilfen vorausgesetzt. Darüber hinaus sind gerade in internationalen Unternehmen Englisch- sowie weitere Fremdsprachenkenntnisse sehr gern gesehen.
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In diesen Branchen können Bürohilfen arbeiten
Bürohilfen finden in zahlreichen Unternehmen unterschiedlicher Größe in praktisch jeder Branche und jedem Industriezweig Anstellung. Sie arbeiten in Pharmakonzernen und der IT-Industrie, bei Automobilherstellern und in der Lebensmittelbranche. Auch im Bekleidungswesen, Beratungsagenturen und Werbefirmen gibt es zahlreiche Stellenangebote für Bürohilfen. Darüber hinaus finden sie regelmäßig Jobs in der öffentlichen Verwaltung.
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Typische Arbeitsorte für Bürohilfen
Bürohilfen stehen ihren Kollegen als „fleißige Bienchen“ zur Seite und übernehmen für sie teils zeitaufwendige Routineaufgaben. Sie arbeiten hierbei sowohl mit dem Telefon als auch am PC und im persönlichen Kontakt. Sie stellen Briefe zu, führen Botengänge aus, organisieren Akten aus dem Archiv oder führen Kunden zu ihren Gesprächspartnern. Typische Arbeitsorte für Bürohilfen sind daher:
- Empfangsschalter
- Büroräume
- Besprechungsräume
- Poststellen und Lagerräume
- Archive
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Arbeitszeiten
Je nach Einsatzbereich beträgt die wöchentliche Normalarbeitszeit bei Bürogehilfen 38,5 oder 40 Stunden. Die Arbeitszeiten von Bürohilfen liegen in der Regel in der normalen Tagesdienstzeit, da zu diesen Zeiten auch die Telefone bedient werden, Besucher empfangen und Aufgaben von den Kollegen übernommen werden. Die konkreten Arbeitszeiten können daher bereits ab 7 Uhr morgens beginnen und teilweise bis in den Abend hineinreichen und richten sich nach den Öffnungs- oder Geschäftszeiten des einzelnen Unternehmens. So ist durchaus auch Arbeitszeit am Samstag denkbar, Bürozeiten am Sonntag, an Feiertagen oder in der Nacht sind hingegen für Bürohilfen nicht üblich. Welche wöchentliche Arbeitszeit von Bürohilfen erwartet wird, hängt stark von den Bedürfnissen sowie dem Arbeitsvolumen in der einstellenden Firma ab und wird durch den individuellen Arbeitsvertrag geregelt. Auch wenn es im Büro schon einmal hektisch zugehen kann, ist die Tätigkeit von Bürohilfen durchaus ausgeglichen und mit einer guten Work-Life-Balance vereinbar. Der Beruf der Bürohilfe wird häufig von Frauen und auch gerne in Teilzeit ausgeübt und ist somit eine gute Möglichkeit, beispielsweise nach einer Elternzeit wieder ins Berufsleben zurückzukehren.
Arten von Bürohilfen
Bei einer Bürohilfe handelt es sich um eine ungelernte Tätigkeit, für die keine kaufmännische Ausbildung erforderlich ist. Erfahrungen im Büro sowie gute Computerkenntnisse werden gern gesehen, die tatsächlichen Anforderungen richten sich jedoch nach dem konkreten Arbeitsplatz, an dem in der Regel eine gründliche Einarbeitung erfolgt. Daher sind Bürohilfen zunächst nicht nach Art oder Typ zu unterscheiden. Vielmehr bringen sie grundlegende Fähigkeiten und Kenntnisse mit, mit denen sie im Büro eingesetzt werden können und erlernen dann am Arbeitsplatz die notwendigen Details. So schärft sich im Laufe ihres Berufslebens ihr Profil, was sie gegebenenfalls für Firmen der gleichen Branche attraktiv macht. Welche konkreten Anforderungen an Bürohilfen gestellt werden und welche Aufgaben zu erwarten sind, ist regelmäßig dem Anforderungs- und Aufgabenprofil der Stellenbeschreibung zu entnehmen. Wird eine Tätigkeit ausgeschrieben, für die keine besondere Qualifikation erforderlich ist, ist häufig von einer Bürohilfskraft, einem Bürohelfer, einem Bürogehilfen oder einer Hilfskraft im Büro die Rede. Der Begriff Büroangestellter hingegen bezieht sich zunächst zwar auch auf Personen, die im Büro arbeiten. Hiermit sind jedoch häufig Mitarbeiter gemeint, die über zusätzliche Qualifikationen oder eine Berufsausbildung verfügen. Aufschluss gibt auch hier nur der konkrete Blick in die Stellenangebote.
Gehalt einer Bürohilfe
Das Monatsgehalt einer Bürohilfe liegt in Österreich bei 1.310 € bis 1.740 € brutto, wenn eine 40-Stunden-Woche zugrunde gelegt wird. Da es sich bei der Bürohilfe um einen Hilfs- bzw. Anlernberuf handelt, fällt wachsende Berufserfahrung bei möglichen Gehaltssteigerungen wenig ins Gewicht. Auch die Größe des Unternehmens ist kein Garant für ein höheres Gehalt.
Jobs als Bürohilfe werden darüber hinaus häufig an Studenten oder Ferialpraktikanten vergeben. Somit hängt es stark von der individuellen Firma und dem eigenen Arbeitsvertrag ab, welche Arbeitszeit geleistet wird und zu welchen Konditionen dies geschieht.
Qualifikationen und Fähigkeiten
Diese Ausbildung benötigen Bürohilfen
Für die Arbeit als Bürohilfe gibt es in Österreich keine gesetzlich vorgeschriebene Ausbildung. Es handelt sich hierbei um einen Hilfsberuf. Oftmals wird die Tätigkeit als Bürohilfe als Nebenjob angeboten. Die Einarbeitung erfolgt am Arbeitsplatz. Im Zuge dessen werden alle erforderlichen Kenntnisse und Fertigkeiten vermittelt. Ein Schulabschluss ist ebenfalls nicht zwingend notwendig, solide PC- und Deutschkenntnisse werden jedoch in der Regel erwartet.
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Weitere Fähigkeiten
Eine erfahrene Hilfskraft im Büro greift auf solide Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen zurück und weiß mit Telefonanlagen, Scannern, Druckern oder Kopierern umzugehen. Sie hat gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, um Anfragen persönlich, telefonisch oder per Mail kompetent zu beantworten, Aufgaben entgegenzunehmen und korrekt auszuführen, Briefe zu schreiben oder Diktate abzutippen. Darüber hinaus wird von der Bürohilfskraft regelmäßig die Bereitschaft erwartet, sich in Programme oder Softwareprodukte einzuarbeiten, die in der jeweiligen Firma zum Einsatz kommen. Fremdsprachenkenntnisse werden nicht immer zwingend vorausgesetzt, sind jedoch in vielen Unternehmen sehr gern gesehen und zunehmend gefragt.
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Soft Skills
Bürohilfen sind hilfsbereit, fleißig und gewissenhaft und unterstützen ihre Kollegen bei allen anfallenden Aufgaben. Sie sind teamfähig und besitzen einen hohen Grad an Empathie und Einfühlungsvermögen. Darüber hinaus sind ein gepflegtes Erscheinungsbild, ein freundliches Wesen und gute Ausdrucksfähigkeit wichtig, beispielsweise bei der Arbeit am Empfang. Letztlich zeichnen sich Bürohilfen durch ihre Stressstabilität und ihr Organisationstalent aus. Auch wenn es im Büro einmal hektisch zugeht, behalten sie den Überblick über Aufgaben und Termine und lassen sich auch von Zeitdruck und einem hohen Arbeitsvolumen nicht aus der Ruhe bringen.
Vorteile für Bürohilfen bei Randstad
Bei Randstad liegt uns deine berufliche Zufriedenheit sehr am Herzen. Wir unterstützen dich dabei, einen Job mit perfekten Arbeitsbedingungen zu finden, in dem du dein Potenzial voll entfalten und dich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren kannst.
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Diese Benefits darfst du als Bürohilfe bei Randstad erwarten
Wenn du dir einen abwechslungsreichen Job als Bürohilfe bei Randstad sicherst, kommst du in den Genuss vieler Vorzüge, die wir für unsere Mitarbeiter bereithalten. Hierzu zählen:
- Eine leistungsgerechte Bezahlung nach Tarifvertrag
- Umfangreiche Sozialleistungen, inklusive Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Gute Übernahmechancen durch Kundenunternehmen und Geschäftspartner
- Attraktive Mitarbeiterrabatte im Rahmen von monatlich wechselnden Corporate Benefits
Weitere Informationen zu den Vorteilen, die Randstad seinen Mitarbeitern bietet.
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Kostenlose Weiterbildungen
Auch deine berufliche Entwicklung ist uns wichtig. Wir unterstützen dich daher mit unserem umfangreichen Informations- und Beratungsangebot mit maßgeschneiderten Angeboten für jeden Karriereschritt. Wenn du zunächst nach Orientierung suchst, wirf einen Blick in unsere zahlreichen Berufsprofile und entdecke ein Berufsbild, das dich besonders begeistert. In unserer kostenlosen Karriereberatung erfährst du, welche Qualifikationen du bereits für eine bestimmte Stelle mitbringst oder welche notwendigen Kompetenzen du noch erwerben solltest. Hast du ein konkretes Stellenangebot ins Auge gefasst, findest du in unserem Bewerbungsratgeber Tipps für Anschreiben, Lebenslauf und Vorstellungsgespräch. Suchst du hingegen nach einer spezifischen Fortbildung, wirst du vielleicht auf unserem modernen e.learning-Portal fündig. Hier halten wir aktuell über 300 kostenlose Kurse für unsere Mitarbeiter bereit.
Als Bürohilfe profitierst du vielleicht besonders von diesen e.learning-Angeboten:
- Sprachkurse Deutsch und Englisch
- MS-Office
- Kundenorientierung
- Kommunikation am Telefon
- Business Etikette
- E-Mails schreiben
- Jedes Projekt ein Erfolg
- Online-Teamwork
- Das 80/20-Prinzip
- Zeitmanagement
- Zielgerichtet arbeiten
Darüber hinaus kannst du unseren umfangreichen Kurskatalog nach weiteren Fortbildungsangeboten durchsuchen.
Fragen und Antworten
Hier findest du die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zum Beruf der Bürohilfe.
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Ist ein Quereinstieg als Bürohilfe möglich?
Die Tätigkeit als Bürohilfe ist ein sogenannter Anlern- oder Hilfsberuf. In Österreich ist für die Ausübung solcher Berufe formal keinerlei Ausbildung oder Schulabschluss erforderlich. Somit steht der Quereinstieg in den Beruf als Bürohilfe grundsätzlich jedem offen. In der Regel werden von Bewerbern lediglich solide Deutsch- und EDV-Kenntnisse erwartet. Alles Weitere wird im Unternehmen selbst vermittelt.
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Kann man auch ohne Ausbildung als Bürohilfe arbeiten?
Wer als Bürohilfe arbeiten will, benötigt in Österreich keine bestimmte Ausbildung. Die Tätigkeit als Bürogehilfe wird oftmals von Schülern und Studenten im Rahmen eines Nebenjobs oder Ferialpraktikums ausgeübt. Alle erforderlichen Fertigkeiten werden in der Einarbeitungsphase direkt am Arbeitsplatz vermittelt. Einige österreichische Weiterbildungsveranstalter bieten allerdings den Lehrgang „Office Assistent“ oder ähnliche Ausbildungen an. Hierbei werden vor allem die für den Beruf erforderlichen Grundlagen in den Bereichen Kommunikation, EDV und Recht vermittelt. Notwendig ist eine solche Ausbildung jedoch nicht, um als Bürohilfe zu arbeiten.
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Wie viel verdient eine Bürohilfe?
Ein Bürogehilfe mit einer wöchentlichen Normalarbeitszeit von 38,5 Stunden verdient in der Regel zwischen 1.310 € und 1.740 € brutto. Da es sich um einen Anlern- bzw. Hilfsberuf handelt, ist auch nach langjähriger Tätigkeit als Bürohilfe nicht mit großen Gehaltssteigerungen zu rechnen. Bedingt durch die zunehmende Automatisierung vieler Arbeitsprozesse sind die Perspektiven für Bürohilfen in Zukunft eher ungünstig. Aus diesem Grund empfiehlt es sich für Bürohilfskräfte, zusätzliche Qualifikationen zu erwerben und Weiterbildungen zu absolvieren. Diese können sich überdies positiv auf die Gehaltsentwicklung auswirken. Jobs als Bürohilfen werden oft befristet als Ferialpraktika oder als Tätigkeit in Teilzeit neben dem Studium ausgeschrieben und wahrgenommen.
