Du bist fantastisch! Doch wie gut du wirklich bist, zeigt sich oft, wenn du gar nicht da bist. Wie die perfekte Übergabe an deinem Ruf arbeitet, während du im Urlaub bist.
Tipp 1 für eine Übergabe mit Klasse: Behandle die Zeit der anderen als wertvolles Gut.
Jede Minute, die Kollegen bei der Erledigung deiner Aufgaben einsparen, werden sie dir hoch anrechnen. Und jede Sekunde, die sie in unnötiges Nachforschen investieren, wird ebenfalls im Gedächtnis bleiben. Jetzt kannst du Klasse zeigen, indem du nicht nur das absolute Minimum notierst. Reichere deine Urlaubsübergabe mit hilfreichen Zusätzen an: Dateipfade für das zielgenaue Finden von Dokumenten, zum Beispiel. Wenn deiner Vertretung beim „Kramen“ im Ordner das gesuchte Objekt nicht ins Auge springen will, ist Plan B so nur einen Handgriff entfernt. Statt Augenrollen und der leisen Unterstellung, du hättest das Dokument womöglich gar nicht bereitgestellt, erntest du so Dankbarkeit und Respekt für die Hilfestellung.
Beim Erstellen der Übergabe kostet dich das nur zwei, drei Extrasekunden. Für die Person, die verzweifelt nach einem Dokument sucht und nicht fündig wird, womöglich noch andere mit ins Boot holt, verstreicht hingegen schnell mal eine halbe Stunde. Das gleiche Prinzip lässt sich auf das genaue Zusammentragen von Serverzugängen und Passwörtern, Datenbanken und Software-Tools anwenden. Ein weiteres Extra, mit dem du deine Urlaubsübergabe aufwerten kannst, sind Checklisten. Eine Liste zur Qualitäts- oder Vollständigkeits-Prüfung gibt Sicherheit und erleichtert einen schnellen Ablauf.
Zum Umfang: Nur die absolut notwendigen Aufgaben sollten ihren Weg auf die Urlaubsübergabe finden. Was auf dich warten kann, sollte auch auf dich warten. Das gehört zum guten Ton. Der Urlaub darf nicht als Chance missbraucht werden, schon lange mit sich herumgeschleppte Themen endlich aufzulösen. Das hätte wenig Klasse. Für Punkte, die zwar nicht von Notwendigkeit getrieben sind, aber dennoch berechtigte Relevanz besitzen, gibt es einen Mittelweg: Sie können mit auf die Liste, dafür werden die Prioritäten klar mitkommuniziert. So weiß die Vertretung um die nur mittlere Wichtigkeit und kann selbst je nach Lage entscheiden. Es bleibt fair.
Tipp 2 für die Übergabe vor dem Urlaub: Den ersten Kontakt herstellen
Das Netzwerk an Menschen, mit denen für die Abwicklung der Projekte zu interagieren ist, sollte sinnvoll zugeordnet auf der Urlaubsübergabe angeführt werden. Nicht nur namentlich, sondern auch mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Arbeiten manche von ihnen Teilzeit und sind nur an speziellen Tagen im Büro, gehören diese Zeitfenster ebenfalls notiert. Das Ziel besteht darin, es der Urlaubsvertretung so leicht wie möglich zu machen, deine Aufgaben gut zu erledigen. Mit diesem Gedanken im Hinterkopf macht es auch Sinn, über den idealen Ablauf hinauszudenken. Du kannst deine Vertretung nicht auf jeden denkbaren Sonderfall vorbereiten. Aber denke den üblichen Prozess durch: An welchen Stellen hakt es häufig und wer ist dann zu kontaktieren? Deine Vertretung soll sich nicht lange durchfragen müssen. Behandle andere mit Klasse, dann werden sie dir diese Klasse ebenfalls zusprechen. Das ist das offene Geheimnis.
Kontaktiert deine Vertretung die Projektpartner soll sie sich nicht erst erklären müssen. Sie schon im Vorfeld bei den Partnern vorzustellen und anzukündigen, zeigt von Klasse. Wie wunderbar, wenn in einem Projekt, in dem man selbst nicht wirklich zu Hause ist, die Gesprächspartner gleich von sich aus sagen: „Ja, mit deinem Anruf habe ich bereits gerechnet. Ich weiß schon genau, was du jetzt von mir brauchst.“ Da wächst Respekt heran für die Person, die das im Vorfeld so leichtgängig und fließend eingerichtet hat.
Tipp 3 für mehr Klasse bei der Urlaubsübergabe: Verantwortung teilen, nicht abschieben
Es gibt sie, die „netten“ Kollegen, denen beim Verlesen ihrer Urlaubsübergabe ein unverschämt schadenfreudiges Lächeln um die Lippen spielt. „Hier kommt ein gewaltiger Brocken auf euch zu“, scheint dieses Grinsen zu sagen „und euer Leiden wird mir ein Genuss sein. Manches auf dieser Liste ist höllisch knapp. Aber das geht mich alles nichts mehr an. Denn ich bin schon so gut wie weg. Hinter mir die Sintflut.“
Dass für Kollegen mit dieser Einstellung wenig Respekt aufkommt, versteht sich von selbst. Die Haltung, mit der eine Urlaubsübergabe an Kollegen herangetragen werden sollte, wäre vielmehr eine sorgende. Sorgend für deine Kollegen, sorgend für deine Projekte. Ja, deine Projekte, es bleiben nämlich deine. Die Verantwortung wird geteilt, nicht komplett abgeschoben. Wenn während der Abwesenheit einer Person nichts zu funktionieren scheint, ist das keine Auszeichnung für ihre Unersetzbarkeit, sondern für schlechte Organisation. Das ausgelöste Drama wirft ein schlechtes Licht auf ihre Fähigkeiten und die Konsequenzen fallen garantiert auf sie zurück. Vertretungen werden selten ernsthaft zur Rechenschaft gezogen. Du kannst einzelne Aufgaben abgeben, aber nicht die komplette Verantwortung. Kommt es zu Fehlern, werden sie mit hoher Wahrscheinlichkeit dir zur Last gelegt werden. Ausständige Unterlagen, unklare Deadline-Kommunikation – ein Schatten aufkommender Fehlleistungen fällt immer auch auf dich.
Deshalb sollten sich unter den übergebenen Projekten auch keine befinden, die sofortigen Handlungsbedarf erfordern. Es hat Klasse sich im Fall des Falles noch selbst den Personen zu stellen, denen du die Deadline zugesagt hattest, und um einen Aufschub zu bitten. Damit deine Vertretung mit einem realistischen Zeithorizont arbeiten kann und nicht sofort gelyncht wird. Hinter mir die Sintflut ist keine nachhaltige Strategie. Nichts zu sagen, fühlt sich vielleicht kurz im Moment als leichteste Möglichkeit an, aber es wird dir das Ende des Urlaubs verderben. Sorge dich daher um die Leute, die deine Projekte vorantreiben werden, so gut du kannst. Es lohnt sich, wenn du nach dem Urlaub mit gutem Gewissen und zu ehrlich lächelnden Gesichtern zurückkehren kannst.
Zurück aus dem Urlaub
Da du bei deiner Urlaubsübergabe große Klasse gezeigt hast, ist es fast schon eine Freude wieder an den Arbeitsplatz zurückzukommen. Andere haben jetzt vielleicht Angst vor dem Chaos, das sie bei ihrer Rückkehr erwartet, befürchten Vorwürfe und Missmut wegen zeitkritischer Deadlines und aufwendiger Prozesse. Nicht du!
Du hast deine Kollegen mit Klasse behandelt und mit entsprechendem Respekt begrüßen sie dich aus dem Urlaub zurück. Mit hoher Wahrscheinlichkeit haben sie deine Projekte ebenso ernst genommen wie du deine Urlaubsübergabe. Das bedeutet, auch du wirst im Gegenzug nun mit keinem Deadline-Dilemma überrascht, sondern mit einem entspannten Klima belohnt.
Da du den genauen Hinterlegungsort deiner Daten angegeben hast, konntest du deine Vertretung darum bitten, nach Abschluss jeder Aufgabe auch gleich die Ablage zu erledigen. Deshalb versinkst du jetzt bei deiner Rückkehr aus dem Urlaub nicht im Chaos, sondern genießt Ordnung und Souveränität.
Weil deine Kollegen nun wissen, wie reibungslos von dir kommende Projekte ablaufen, steigt auch ihre Bereitschaft für dich einzuspringen, wenn du wieder einmal einen spontanen Urlaubswunsch genehmigt haben willst und ihre Unterstützung brauchst. Der nächste Urlaub kommt bestimmt!
